Архив нотариальной палаты Свердловской области – это специализированное хранилище документов, связанных с деятельностью нотариусов региона. Он обеспечивает сохранность, учёт и предоставление доступа к нотариальным актам, протоколам, реестрам и другим материалам, необходимым для юридической практики, судебных разбирательств и гражданско‑правовых отношений.

История создания архива

Основные вехи:

• 1993 год – создание Нотариальной палаты Свердловской области в соответствии с Федеральным законом «О нотариате».
• 1995 год – формирование первого центрального архива для хранения бумажных нотариальных актов, полученных от нотариусов Екатеринбурга и surrounding districts.
• 2002 год – введение единой номенклатуры дел и внедрение системы учёта документов в электронном виде (первый пилотный проект).
• 2010 год – переход на региональную автоматизированную систему «Нотариальный архив», обеспечивающую сканирование и индексацию актов.
• 2020 год – запуск полноценного электронного архива с возможностью удалённого доступа через защищённый портал нотариальной палаты.

Структура архива

Архив состоит из нескольких взаимосвязанных подразделений:

1. Отдел приёма и первичной обработки – принимает документы от нотариусов, проверяет их комплектность и присваивает учётные номера.
2. Отдел хранения и реставрации – отвечает за физическое размещение бумажных носителей в условиях-controlled климата, проводит реставрацию повреждённых актов.
3. Отделцифровизации и электронного хранения – сканирует документы, создаёт метаданные, обеспечивает резервное копирование и защиту информации.
4. Отдел предоставления информации и обслуживания пользователей – организует выдачу справок, копий актов, консультирует по порядку доступа к архиву.

Виды документов, хранящихся в архиве

В архиве нотариальной палаты Свердловской области находятся следующие типы материалов:

• Нотариальные акты (договоры купли‑продажи, дарения, завещания, доверенности, брачные контракты и др.).
• Протоколы нотариальных действий (протоколы о принятии наследства, о подтверждении факта проживания и т.п.).
• Реестры нотариальных действий (ежегодные и квартальные сводки).
• Сопроводительная документация (заявления, паспорта сторон, выписки из реестров недвижимости).
• Нормативные акты и методические рекомендации, изданные нотариальной палатой.
• Архивные дела по личным делам нотариусов (служебные характеристики, аттестации, дисциплинарные материалы).

Порядок доступа к архиву

Для получения информации из архива необходимо соблюсти установленную процедуру:

1. Подать письменный запрос в отдел предоставления информации (можно лично, почтой или через электронный портал).
2. Указать цель запроса, конкретные реквизиты интересующего документа (номер дела, дата совершения нотариального действия, ФИО сторон).
3. При необходимости предъявить документ, подтверждающий право на получение информации (например, доверенность, судебное решение, запрос от нотариуса).
4. Оплатить государственную пошлину за выдачу копий или справок (тарифы утверждены региональным нормативным актом).
5. Получить запрашиваемый документ в виде бумажной копии или электронного файла (в зависимости от формата хранения и согласия заявителя).

Важно: Доступ к документам, содержащим персональные данные, ограничен в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» и может быть предоставлен только при наличии законного основания.

Цифровизация и электронные сервисы

С 2015 года архив активно внедряет цифровые технологии:

• Создание единого электронного каталога, доступного через защищённый портал нотариальной палаты (логин и пароль выдаются после аккредитации).
• Автоматическое извлечение метаданных (номер акта, дата, стороны, объект недвижимости) с помощью OCR‑технологий.
• Резервное копирование данных на географически распределённые серверы с шифрованием AES‑256.
• Возможность подачи запросов и получения электронных справок в режиме 24/7.
• Интеграция с государственной информационной системой нотариата (ГИС Нотариат) для обмена данными с другими региональными палатами.

Контактная информация

Нотариальная палата Свердловской области
Адрес: 620014, г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 45
Телефон: +7 (343) -23‑45‑67
Электронная почта: archive@notarial-sverdlovsk.ru

Портал доступа к электронному архиву: https://archive.notarial-sverdlovsk.ru (вход по учётным данным)

Архив нотариальной палаты Свердловской области играет ключевую роль в обеспечении правовой прозрачности и защите интересов граждан и бизнеса. Благодаря сочетанию традиционных методов хранения бумажных документов и современных цифровых решений, архив гарантирует надёжную сохранность нотариальных актов, упрощает их поиск и предоставление, а также способствует повышению эффективности нотариальной деятельности в регионе.