Нотариальные архивы хранят документы, связанные с наследственными делами, которые уже завершены или закрыты более чем через определённый срок. Знание порядка работы с архивом позволяет получить необходимые справки, выписки и копии актов – например, при покупке квартиры, оформлении прав собственности или решении споров.
Что такое архив нотариальных дел по наследству?
Архив – это специализированное хранилище, в которое передаются наследственные дела после завершения их производства. В архиве сохраняются:
- Заявления наследников;
- Свидетельства о праве наследования;
- Акты приёма‑передачи документов;
- Описи имущества и расчёты долей;
- Прочие документы, подтверждающие законность перехода прав.
Документы из архива могут понадобиться в следующих ситуациях:
- Оформление сделки с недвижимостью, когда в праве собственности указано наследственное право;
- Подтверждение отказа от наследства;
- Восстановление утерянных оригиналов актов;
- Разрешение споров между наследниками.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие хранение и передачу наследственных дел в архив:
- Правила нотариального делопроизводства, утверждённые приказом Минюста России от № 78. В них описывается порядок формирования номенклатуры дел, их классификации, а также условия передачи в архив.
- Пункт 118 и подпункты 2 и 7 пункта 119 Правил (в редакции, действующей с 2020 г.) – определяют срок в 10 лет после окончания производства по наследственному делу, по истечении которого дело передаётся в архив в электронном виде.
- Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (Федеральный закон № 125‑ФЗ) – регулирует порядок хранения, доступа и уничтожения архивных документов.
Как формируются и передаются дела в архив?
Процесс передачи наследственного дела в архив выглядит следующим образом:
- Завершение производства по делу (все наследники получили свои доли, оформлены все необходимые документы).
- Через три года после закрытия дела нотариус переводит его в статус «архивное» в своей базе данных.
- Через 10 лет с момента окончания производства дело официально передаётся в нотариальный архив по акту приёма‑передачи в электронной форме. Акт формируется на основе ежегодной описи наследственных дел, которая ведётся в Единой информационной системе нотариата (ЕИС).
- Документы помещаются в архив в виде электронных копий, а в некоторых случаях – в виде оригинальных бумажных носителей, если они требуются по закону.
Как найти и получить документы из архива?
Для получения копий из архива необходимо выполнить несколько шагов:
Определить, где находится дело
- Узнать, какой нотариус вёл дело. Это можно сделать через реестр наследственных дел на сайте Федеральной нотариальной палаты (ФНП).
- Если известно название нотариальной палаты (например, Свердловская, Санкт‑Петербургская, Тыва), обратиться непосредственно в её архив.
Подготовить запрос
Запрос должен содержать:
- ФИО наследодателя и дату рождения/смерти;
- Номер наследственного дела (если известен);
- Ваши персональные данные (паспорт, ИНН) и статус (наследник, представитель, покупатель недвижимости);
- Перечень требуемых документов (например, свидетельство о праве наследования, акт отказа от наследства, опись имущества).
Запрос можно отправить:
- Электронной почтой (обычно указана на сайте нотариальной палаты);
- Через форму обратной связи на официальном сайте;
- Лично, подав письменное заявление в архив.
Оплатить услуги
За выдачу копий из архива взимается плата, установленная тарифами конкретной нотариальной палаты. Тарифы обычно указаны в разделе «Услуги» сайта.
Получить документы
После обработки запроса (в среднем 5‑15 рабочих дней) вы получите:
- Электронные копии в формате PDF (с заверенной подписью нотариуса);
- При необходимости – оригиналы, выданные в конверте с печатью архива.
Онлайн‑реестр наследственных дел: быстрый способ проверить наличие дела
С 2020‑го года ФНП предоставляет единую информационную систему нотариата (ЕИС), где любой пользователь может проверить открытое наследственное дело.
Как пользоваться реестром?
- Перейдите на сайт Федеральной нотариальной палаты и выберите раздел «Реестр наследственных дел».
- Введите фамилию, имя и отчество наследодателя, а также даты рождения и смерти (если известны).
- Нажмите кнопку «Поиск». Система выдаст список дел, их статус (открыто, закрыто, архивировано) и контактные данные нотариуса, который их ведёт.
- Если дело находится в архиве, в результатах будет указано «Архивное дело» и указана нотариальная палата, где хранится архив.
Эта возможность позволяет заранее уточнить, какие документы нужно запрашивать, и избежать лишних поездок в нотариальные конторы.
Пошаговая инструкция получения копий из архива (пример)
- Шаг 1. Поиск дела в реестре. На сайте ФНП вводим данные наследодателя и получаем информацию о нотариусе‑владельце дела.
- Шаг 2. Сбор документов. Подготавливаем копию паспорта, ИНН, а также документ, подтверждающий ваш интерес (например, договор купли‑продажи квартиры).
- Шаг 3. Формирование запроса. Пишем письмо в архив нотариальной палаты:
Заявление от: Иванов И.И., паспорт 45 12 345678 к нотариальному архиву [название палаты] Прошу выдать копию (или оригинал) следующих документов из архивного наследственного дела № 2020‑12345: 1. Свидетельство о праве наследования; 2. Акт отказа от наследства в пользу [ФИО]; 3. Опись наследуемого имущества. Прилагаю копию договора купли‑продажи квартиры, где указано наследственное право. Готов оплатить услуги в размере, установленном тарифом.
- Шаг 4. Отправка запроса. Электронной почтой (example@notariat.ru) или через форму на сайте.
- Шаг 5. Ожидание ответа. Ожидаем подтверждения получения запроса (обычно в течение 1‑2 дней).
- Шаг 6. Оплата. Переводим указанную сумму на расчётный счёт архива (реквизиты в ответном письме).
- Шаг 7. Получение документов. Получаем электронные копии на указанный e‑mail или забираем оригиналы в офисе архива.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько времени хранится наследственное дело в архиве?
Согласно пункту 118 Правил, дело хранится в архиве не менее 10 лет после завершения производства. По истечении этого срока оно может быть уничтожено, если нет оснований для дальнейшего хранения.
Можно ли получить оригиналы документов, а не только копии?
Обычно выдают только заверенные копии. Оригиналы могут быть предоставлены лишь в исключительных случаях (например, при утрате оригиналов и необходимости их восстановления), и только после согласования с архивом.
Какие документы нужны, чтобы доказать своё право на получение копий?
Необходимо представить:
- Документ, подтверждающий ваш статус (наследник, покупатель, представитель);
- Паспорт и ИНН;
- Документы, подтверждающие интерес к делу (договор купли‑продажи, судебное решение и т.п.).
Можно ли получить документы онлайн без посещения нотариального архива?
Да. После подачи электронного запроса и оплаты услуги архив может направить вам сканы документов в формате PDF с электронной подписью нотариуса.
Что делать, если в реестре нет информации о нужном деле?
Возможные причины:
- Дело ещё не зарегистрировано в ЕИС (например, только что открыто);
- Дело было полностью уничтожено после истечения срока хранения;
- Ошибка ввода данных. Попробуйте уточнить ФИО, даты, номер дела.
В таком случае рекомендуется обратиться напрямую в нотариальную палату, где, по вашему мнению, дело велось.
Архив нотариальных дел по наследству – важный ресурс для всех, кто сталкивается с наследственными вопросами: от оформления недвижимости до решения споров между наследниками. Знание правовой базы, умение пользоваться онлайн‑реестром и правильное оформление запроса позволяют быстро и без лишних затрат получить необходимые документы.
Помните: каждый запрос требует точных данных о наследодателе и подтверждения вашего интереса. При правильном подходе вы сможете получить нужные копии в течение нескольких дней и спокойно продолжать оформление сделок.
Дата публикации: