Архив окружного военного суда представляет собой специализированное структурное подразделение, обеспечивающее формирование, учет, хранение, комплектование, научное описание и использование архивных документов, образующихся в деятельности суда. В отличие от архивов судов общей юрисдикции, архивы военных судов функционируют в условиях специфики военной службы, гостайны и особого режима секретности материалов.

Правовая основа организации архивного дела

Деятельность архивов окружных военных судов строится на основе иерархии нормативных правовых актов:

• Федеральный конституционный закон от № 1-ФКЗ «О военных судах Российской Федерации» (ст; 18, 23) — определяет статус судов и их обеспечение.
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, регулирующий обязательные требования к архивному делу.
• Постановление Пленума Верховного Суда РФ (например, Положение об архивах судов, утвержденное Пленумом ВС РФ).
• Приказы Военного коллегиума Верховного Суда РФ и Управления судебного департамента при ВС РФ — методические рекомендации, инструкции по делопроизводству и архивному делу в войсках и судах.
• Внутренние локальные акты суда: Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству, График сроков хранения дел (унифицированный для судов).

Место архива в организационной структуре округа военного суда

Согласно типовым штатным расписаниям и Положению об окружном военном суде, архив, как правило, входит в состав Канцелярии (Секретариата) суда или выделяется в отдельное структурное подразделение — Отдел (Службу) архива и делопроизводства.

Руководителем архива является Начальник архива (Заведующий архивом), который подчиняется непосредственно Председателю суда или Заместителю Председателя по организационно-техническому обеспечению (Судебному департаменту).

Внутренняя структура архива: основные структурные подразделения

Внутри архива окружного военного суда, в зависимости от объема документационного потока и штатной численности, выделяют следующие функциональные сектора (группы, отделы):

Сектор (группа) приема, регистрации и формирования фондов (Приемо-сдаточный сектор)

Ключевые функции:

• Прием дел из канцелярии, судебных коллегий, аппарата председателя по истечении сроков хранения в делах текущего дела (обычно по итогам года).
• Проверка комплектации дел по инвентарям, наличия подписей, печатей, надлежащего оформления обложек (формы 2-Арх, 3-Арх и др.).
• Государственная регистрация архивных фондов (присвоение индексов фондам, описям, делам).
• Формирование ежегодных приростов фондов.
• Взаимодействие с делопроизводителями по вопросам экспертизы сроков хранения (акты отбора/уничтожения).

Сектор (группа) постоянного хранения и обеспечения сохранности (Фондовый сектор)

Это основное подразделение, обеспечивающее физическое сохранение документов.

Ключевые функции:

• Размещение дел в хранилищах по систематическому принципу (по фондам, описям, хронологии).
• Обеспечение режима температуры, влажности, освещения, пожаробезопасности (согласно ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003).
• Ведение контрольных учетных документов: реестры размещения, описи перемещения дел.
• Проведение периодических инвентаризаций фондов (полных и выборочных).
• Организация реставрации, обеззараживания, переплетки поврежденных дел.
• Работа с документами секретной и особой важности (хранение в сейфах/металлических шкафах класса устойчивости, ведение журналов учета ТГД, тайнограждокументов).

Сектор (группа) научной обработки и справочно-информационной работы (Описательный сектор)

Ключевые функции:

• Научное описание фондов: составление описей дел (формы № 6, 7, 8-Арх), путем ввода данных в АИС «Архив» / АИС «Правосудие» (подсистема «Архив»).
• Составление справочных пособий: путеводителей по фондам, обзоров фондов, тематических указателей.
• Ведение электронных баз данных архивных фондов (Электронные описи).
• Обеспечение поиска документов по запросам судей, помощников судей, прокуроров, следственных органов, сторон по делам.

Сектор (группа) использования архивных документов и выдачи справок (Справочно-выдаточный сектор)

В малых судах функции секторов 3.3 и 3.4 часто совмещаются.

Ключевые функции:

• Прием и регистрация входящих запросов (судебных, прокурорских, следственных, адвокатских, граждянских).
• Поиск и выдача дел во временное пользование (на подпись в журнале выдачи / электронном журнале АИС).
• Контроль сроков возврата выданных дел (обычно не более 1 месяца с возможностью продления).
• Выдача заверенных копий решений, определений, протоколов, справок о прохождении дела (для пенсионного фонда, МВД, МО, граждан).
• Оформление отказов в выдаче (при отсутствии дела, истечении сроков хранения, режиме секретности).
• Обеспечение доступа к архивным документам в читальном зале (при наличии) или в помещении секретаря судебного заседания.

Сектор цифровизации и электронного архивирования (Современное направление)

С внедрением АИС «Правосудие» и перехода на электронное делопроизводство (ФЗ-262, ФЗ-420) данный сектор приобретает критическое значение.

Ключевые функции:

• Сканирование бумажных дел (ретроспективная цифровизация) и привязка образов к карточкам дел в АИС.
• Прием и размещение электронных архивных копий дел (после вступления решений в законную силу) в Единое электронное архивное хранилище судов.
• Контроль целостности и подлинности электронных документов (ЭП, хэш-суммы).
• Миграция данных при смене версий АИС или носителей информации.
• Обеспечение доступа судей к электронным копиям дел через АРМ судьи.

Специфика структуры архива окружного военного суда

Наличие военной специфики накладывает отпечаток на структуру и работу подразделений:

1. Работа с гостайной: Наличие обязательного допуска к гостайне у всего архивного персонала. Наличие специализированного хранилища/сейфа для ТГД (секретно, строго секретно, особой важности). Ведение отдельных журналов учета движения ТГД.
2. Специфические фонды: Дела военных трибуналов (исторические фонды), дела по преступлениям против военной службы (ст. 331-352 УК РФ), дела о дисциплинарных взысканиях офицеров, дела о призыве/мобилизации (в соответствующие периоды).
3. Взаимодействие с гарнизонными воинскими судами: Окружной военный суд выступает апелляционной/кассационной инстанцией для гарнизонных судов. Архив округа получает дела из архивов гарнизонных судов по истечении сроков хранения в первичных архивах (обычно 10 лет для уголовных, 5 лет для гражданских/административных, в зависимости от актуального Графика сроков хранения).
4. Архив Верховного Суда РФ (Военная коллегия): Дела, подлежащие передаче в Центральный архив Министерства обороны (ЦА МО) или Российский государственный военный архив (РГВА), формируются и сдаются через архив округа военного суда.

Кадровое обеспечение и квалификационные требования

Штат архива окружного военного суда формируется с учетом объема фондов (тысячи единиц хранения). Типовая структура кадров:

• Начальник архива (высшее образование, квалификация «архивист», допуск к гостайне не ниже 1-й формы).
• Старшие архивисты / Архивисты по секторам (приема, хранения, описания, выдачи).
• Технические работники: кладовщики хранилищ, санитары (для уборки хранилищ по специальной технологии), водитель (для перевозки дел между гарнизонными судами и окружным).
• Специалист по цифровизации / оператор АИС (при наличии сектора цифровизации).

Документальная база работы структурных подразделений

Каждое подразделение архива ведет свой пакет учетных документов (бумажных и/или электронных в АИС):

Перспективы развития: переход к бескарточному архиву

На современном этапе структура архивов окружных военных судов претерпевает трансформацию в сторону гибридного (цифрового) архива:

• Сокращение штатов «бумажных» секторов (выдачи, хранения) за счет перехода на электронные копии (АИС «Правосудие», модуль «Архив»).
• Рост роли сектора цифровизации и ИБезования и ИБ (информационной безопасности).
• Централизованное хранение бумажных оригиналов в специализированных архивных депо (Центральный архив ВС РФ / региональные депо) с выводом из эксплуатации хранилищ в самих судах.
• Внедрение технологий ИИ для автоматического распознавания текста (OCR), классификации дел и формирования метаданных.

Структурные подразделения архива окружного военного суда представляют собой сложную, строго регламентированную систему, адаптированную к двойной специфике: судебной и военной. Ключевыми элементами этой системы являются четкое разделение функций (прием, хранение, описание — использование — цифровизация), жесткий режим секретности и полная интеграция в автоматизированные информационные системы судебной власти. Эффективная работа каждого сектора гарантирует реализацию права на доступ к справедливому суду, сохранение исторической памяти и правовой безопасности государства.