Архив Октябрьского района города Гродно, это важнейшее структурное подразделение архивной службы Республики Беларусь, обеспечивающее сохранение и использование документов, составляющих документированную память района. Учреждение играет ключевую роль в обеспечении правовых и информационных интересов государства, организаций и граждан.

История создания и правовой статус

Архивная служба в Гродненской области имеет глубокие исторические корни. Архив Октябрьского района формировался в советское время как районный государственный архив. В современной Беларуси его деятельность регулируется:

• Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и архивах»;
• Указом Президента Республики Беларусь № 159 от «Об архивном деле»;
• Постановлениями Совета Министров и приказами Управления архивов и делопроизводства Министерства юстиции РБ.

На данный момент архив является государственным учреждением, входящим в систему архивных органов Управления архивов и делопроизводства Минюста РБ (территориальный орган — Главное управление архивов и делопроизводства Гродненского облисполкома).

Состав и структура фондов

Фонды архива отражают историю Октябрьского района с 1940-х годов по настоящее время (район образован в 1940 г., в 1954–1957 гг. не существовал, восстановлен в 1957 г.). Общий объем фондов исчисляется тысячами дел.

Основные группы фондов:

1. Фонды органов власти и управления:
   • Исполнительный комитет Октябрьского районного Совета депутатов (протоколы заседаний, распоряжения, постановления, отчеты).
   • Районные отделы и управления (архитектуры, образования, здравоохранения, жилищно-коммунального хозяйства, финансов, юстиции и др.).
2. Фонды промышленных и строительных предприятий: Документы заводов, фабрик, ПМК, ЖРЭО, действовавших на территории района (например, Гродненский мясной комбинат, завод «Кардамон», строительные трасты).
3. Фонды сельскохозяйственных организаций: Документы колхозов, совхозов, СПК, входявших в состав района в разные периоды.
4. Фонды учреждений культуры, образования и здравоохранения: Школы, детские сады, поликлиники, дома культуры, библиотеки.
5. Фонды общественных организаций: Районные отделения партий, комсомола, профсоюзов, Белорусского общества охраны природы, Красного Креста и др.
6. Персонифицированные фонды: Документы выдающихся жителей района, ветеранов войны и труда, деятелей культуры.

Важно: Документы до 1940 года (польский период, документы Гродненской уездной администрации и т.д.) как правило, хранятся в Государственном архиве Гродненской области (г. Гродно, ул. Замковая, 9).

Услуги для граждан и организаций

Архив предоставляет широкий спектр услуг как на платной, так и на безвозмездной основе (в пределах, установленных законодательством).

Выдача архивных справок и копий документов

Это самая востребованная услуга. Гражданам выдаются:

• Справки о стаже работы (для назначения пенсий, льгот);
• Справки о заработной плате (для пересчета пенсии по 106-ФЗ РФ или внутренним нормам РБ);
• Справки о награждении медалями/орденами;
• Копии актов гражданского состояния (ЗАГС), если книги учетных лет хранятся в архиве (обычно старше 100 лет для рождений, 75 лет для браков/смертей);
• Справки о проживании, составе семьи (по бытовым книгам, спискам жильцов, домовым книгам).

Научно-справочная работа в читальном зале

Гражданам предоставляется возможность самостоятельной работы с описями и делами (после оформления читательского билета).

Генеалогические исследования

Архив оказывает платные услуги по составлению родословных, поиску предков по метрическим книгам, ревизским сказкам (если хранятся), confesionalным спискам.

Оцифровка и предоставление электронных копий

По запросу пользователей выполняется сканирование документов с выдачей файлов на электронных носителях или по e-mail.

Режим работы и контакты

Порядок обращения за справкой: Пошаговая инструкция

1. Подготовка документов: Паспорт (оригинал). Если действуете по доверенности — нотариальная доверенность с правом получения архивных справок и подписи запросов. Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе).
2. Написание заявления: Заполняется на месте по установленному образцу (или заранее в свободной форме с указанием: кому, от кого, что именно ищете, цель получения).
3. Оплата госпошлины/услуг: Оплата производится через ЕРИП (система «Расчет» -> «Государственные услуги» -> «Министерство юстиции» -> «Архивные услуги») или в кассе архива (если предусмотрено). Сохраните чек!
4. Сроки исполнения: По закону — до 15 дней с момента регистрации запроса. Сложные запросы (генеалогия, поиск по неполным данным), до 1 месяца.
5. Получение результата: По паспорту (или доверенности) в читальном зале или по почте (если заказано почтовое отправление).

Особенности поиска информации (Нюансы)

Документы ЗАГС (Метрические книги)

В архив Октябрьского района передаются книги учетных лет:

• Рождения: старше 100 лет;
• Браки/Смерти: старше 75 лет.

Свежее документы (моложе сроков) находятся в Отделе ЗАГС Октябрьского района г. Гродно (обычно по адресу: ул. Козлова, 34а или ул. Дзержинского).

Трудовые книжки и личные дела

Если предприятие-ликвидатор передало дела в архив — поиск возможен. Если предприятие существует — обращайтесь в кадровую службу предприятия. Личные дела работников хранятся 75 лет после окончания работы.

Документы о недвижимости (Домовые книги, Бытовые книги)

Очень востребованы для оформления наследства, приватизации, подтверждения факта проживания. Хранятся в фондах районных исполкомов, ЖЭК/УП «Жилсервис», переданных в архив. Необходимо знать точный адрес и годы проживания.

Электронные ресурсы и удаленный доступ

В рамках программы «Цифровой архив» ведется работа по оцифровке фондов. Проверить наличие нужных дел можно через:

• Единую государственную архивную информационную систему (ЕГАИС) — доступна на сайте archives.gov.by (раздел «Поиск по фондам»);
• Сайту Главного управления архивов Гродненской области (раздел «Архивы района»);
• Порталу «Национальный архивный фонд Республики Беларусь».

Совет: Перед поездкой обязательно проверьте в онлайн-каталогах (путеводителях/описях) шифры фонда, описи и дела (Ф. Р-XXX, Оп. 1, Д. 55). Это сэкономит время архивиста и ускорит выдачу справки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заказать справку онлайн, не приезжая в Гродно?

Да. Через ЕРИП (выбор услуги «Архивная справка») или почтовый запрос (заказное письмо с описью вложения, копией паспорта, квитанцией об оплате, конвертом с марками для ответа).

Сколько стоит архивная справка?

Базовые ставки устанавливаются Советом Министров. Для пенсионеров, инвалидов ВОВ, лиц, пострадавших от ЧАЭС, льготы/бесплатно (в установленном законом объеме). Коммерческие запросы (юристы, нотариусы, банки) — по повышенным тарифам.

Что делать, если архив отвечает «Документы не найдены»?

Уточните данные (ФИО, даты, название организации). 2. Проверьте Госархив Гродненской области (более ранние периоды). 3. Обратитесь в архивы соседних районов (Ленинский, Мостовский, Щучинский — границы менялись). 4. Закажите расширенный поиск (платная услуга).

Хранят ли в архиве фото документов?

Фотографии как отдельные единицы хранения редко хранятся. Они могут быть в составе личных дел, дел о награждении, дел организаций. Выдача копии фото возможна при наличии в деле.

Полезные советы исследователю

• Звоните заранее: Уточняйте наличие нужных фондов, режим работы в преддверии праздников, необходимость предварительной записи в читальный зал.
• Готовьте запрос грамотно: Указывайте все известные варианты написания фамилий (польский/белорусский/русский вариант: Ковальчук/Ковальчук/Ковильчук), названия улиц и предприятий.
• Используйте ЕРИП: Это самый быстрый способ оплаты и отслеживания статуса заявки.
• Сохраняйте квитанции: Они являются основанием для получения готовой справки.

Архив Октябрьского района Гродно — это не просто склад старых бумаг, а современный информационный ресурс. Грамотное обращение в архив, знание структуры фондов и порядка предоставления услуг позволяет решить вопросы пенсионного обеспечения, наследственного права, истории семьи и юридических споров максимально эффективно. Используйте электронные каталоги для предварительного поиска и не пренебрегайте консультациями архивистов по телефону — это сэкономит ваше время и нервы.

Статья подготовлена на основе открытых данных законодательства РБ и типовой структуры районных архивов Беларуси. Актуальные контакты и тарифы уточняйте на официальных ресурсах Минюста РБ или Гродненского облисполкома на дату обращения.