Архив органа государственной власти (далее – архив органа) является структурным подразделением‚ обеспечивающим хранение‚ комплектование‚ учет и использование документов‚ образующихся в ходе его деятельности‚ а также подготовку их к передаче на постоянное хранение в государственные (муниципальные) архивы. Нормативная база‚ регламентирующая деятельность таких архивов‚ закреплена в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в нормативных актах Федерального архивного агентства (Росархива).

Нормативная основа

• Федеральный закон № 125‑ФЗ – основной закон‚ определяющий принципы организации архивного дела‚ права и обязанности субъектов архивной деятельности.
• Приказы Росархива:
  • Приказ от № 77 – утверждение Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда РФ.
  • Приказ от № 121 – внесение изменений в примерное положение об архиве организации.
  • Приказ Федерального архивного агентства от № 42 – примерное положение об архиве центрального аппарата федерального органа государственной власти.
• Примерные положения‚ разработанные Росархивом‚ служат типовыми шаблонами для органов государственной власти при составлении собственных локальных нормативных актов.

Цели и задачи архива органа государственной власти

Основные цели создания архива органа:

1. Обеспечение сохранности документов‚ имеющих историческую‚ научную‚ правовую и культурную ценность.
2. Систематизация и учет документов Архивного фонда РФ и иных архивных документов‚ образующихся в деятельности органа.
3. Организация доступа к документам для служебного использования‚ научных исследований и обеспечения прав граждан.
4. Подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственные (муниципальные) архивы в соответствии с установленными сроками хранения.

Задачи архива включают:

• Комплектование документов поступивших от структурных подразделений органа.
• Определение сроков хранения документов в соответствии с перечнями типовых архивных документов и номенклатурой дел.
• Организация хранения документов в условиях‚ обеспечивающих их сохранность (температурно‑влажностный режим‚ защита от света‚ пожаров и т.д.).
• Ведение учета и каталогизации документов (создание описей‚ индексов‚ электронных баз данных).
• Обеспечение использования документов: предоставление справок‚ выписок‚ копий‚ организация экспозиций и выставок.
• Взаимодействие с федеральными и региональными архивными органами для передачи документов на постоянное хранение.

Структура архива органа государственной власти

Архив органа создается на правах структурного подразделения и‚ как правило‚ включает следующие отделы (службы):

• Отдел комплектования и приема документов – прием‚ первичная обработка‚ регистрация поступающих документов.
• Отдел хранения и сохранности – размещение документов в архивохранилищах‚ контроль условий хранения‚ проведение профилактических работ.
• Отдел учета и каталогизации – ведение описей‚ создание электронных каталогов‚ обеспечение поиска по фондам.
• Отдел использования и информационного обслуживания – предоставление документов пользователям‚ подготовка справок‚ работа с запросами;
• Отдел подготовки к передаче на постоянное хранение – отбор документов‚ оформление передаточных актов‚ взаимодействие с государственными архивами;

В зависимости от объема и специфики деятельности органа возможны дополнительные подразделения (например‚ отдел реставрации‚ отдел работы с электронными документами).

Основные положения о порядке работы архива

Комплектование документов

Комплектование осуществляется в соответствии с:

• Номенклатурой дел‚ утвержденной органом государственной власти.
• Перечнями типовых архивных документов и сроками их хранения‚ установленными Федеральным архивным агентством.
• Требованиями к учету документов личного состава (служебные карточки‚ приказы‚ личные дела сотрудников).

Документы принимаются на хранение не позднее чем через три года после завершения делопроизводством по соответствующему делу‚ если иное не предусмотрено нормативными актами.

Хранение и учет

Для обеспечения сохранности документов архив должен:

• Размещать документы в специализированных архивохранилищах‚ соответствующих санитарно‑гигиеническим и противопожарным нормам.
• Вести количественный и качественный учет документов (журналы приема‑выдачи‚ электронные базы данных).
• Проводить периодическую инвентаризацию фондов не реже одного раза в пять лет.
• Обеспечивать защиту документов от несанкционированного доступа‚ утраты и повреждения (системы контроля доступа‚ видеонаблюдение‚ резервное копирование электронных носителей).

Использование документов

Пользователям предоставляется доступ к документам в соответствии с:

• Внутренними регламентами органа (служебные запросы‚ справки для сотрудников).
• Федеральным законодательством о доступе к информации (запрос в соответствии с ФЗ‑149 «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации»).
• Ограничениями‚ установленными для документов с ограниченным доступго (государственная тайна‚ персональные данные и т.д.).

При предоставлении копий или выписок архив оформляет соответствующие акты и ведет учет выданных материалов.

Подготовка к передаче на постоянное хранение

Документы‚ срок хранения которых истек‚ подлежат отбору и передаче в государственный (муниципальный) архив. Процедура включает:

• Составление описи документов‚ подлежащих передаче.
• Согласование описи с соответствующим архивным органом (федеральным или региональным).
• Оформление передаточного акта и передача документов в установленные сроки.
• Внесение изменений в учетные документы архива органа (снятие с учета переданных фондов).

Ответственность и контроль

Руководитель органа государственной власти несет ответственность за:

• Создание и функционирование архива в соответствии с действующим законодательством.
• Обеспечение финансирования архивной деятельности (закупка оборудования‚ оплата труда сотрудников‚ проведение реставрационных работ).
• Соблюдение сроков хранения и timely передачу документов на постоянное хранение.

Контроль за выполнением положения об архиве осуществляется:

• Внутренней audit‑службой органа (проверка соблюдения внутренних нормативов).
• Федеральным архивным агентством (Росархивом) в рамках государственной аттестации архивных учреждений.
• Органами внешнего контроля (Счетная палата‚ прокуратура) при выявлении нарушений законодательства.

Примерные положения и типовые шаблоны

Для удобства разработки локального положения архива органа государственной власти можно использовать следующие типовые документы‚ утвержденные Росархивом:

1. Примерное положение об архиве центрального аппарата федерального органа государственной власти (утверждено приказом Федерального архивного агентства от № 42).
2. Примерное положение об архиве организации (утверждено приказом Росархива от № 30).
3. Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждены приказом Росархива от № 77).

При составлении собственного положения рекомендуется:

• Включить ссылки на Федеральный закон № 125‑ФЗ и соответствующие приказы Росархива.
• Определить конкретные сроки хранения документов‚ характерные для деятельности данного органа (например‚ документы по личному составу – 75 лет‚ финансовые отчеты – 10 лет и т.д.).
• Прописать порядок взаимодействия с государственными архивами субъекта РФ и федеральными архивными учреждениями.
• Указать ответственных лиц за каждый этап архивной работы (прием‚ хранение‚ учет‚ использование‚ передача).
• Предусмотреть меры по обеспечению конфиденциальности и защиты персональных данных.

Положение об архиве органа государственной власти является ключевым нормативным документом‚ обеспечивающим системную и закономерную работу с документальным наследием органа. Его правильное составление и реализация позволяют:

• Сохранить документы‚ имеющие историческую и правовую значимость‚ для будущих поколений.
• Обеспечить эффективное использование информации в управленческой и научной деятельности.
• Соблюсти требования законодательства об архивном деле и избежать административной ответственности.
• Упростить процесс передачи документов на постоянное хранение в государственные архивы‚ тем самым способствуя формированию единого Архивного фонда Российской Федерации.

Соблюдение положения‚ регулярное обновление в соответствии с изменениями нормативной базы и активное взаимодействие с архивными органами гарантируют высокую эффективность архивной деятельности органа государственной власти.