Архив организации – это структурное подразделение (или часть службы делопроизводства), ответственное за прием, комплектование, учет, хранение и предоставление документов, имеющих постоянную ценность для предприятия. В статье рассмотрим правовой статус архива, варианты его организации, основные функции, порядок создания и требования к работе.

Понятие архива в организации

Согласно ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», архив – это система документального наследия, хранящаяся в специально оборудованных помещениях и подлежащая использованию в соответствии с установленными правилами. Внутри предприятия архив может:

• быть отдельным самостоятельным подразделением;
• входить в состав службы делопроизводства, управления делами, общего отдела и т.п.;
• в небольших компаниях функции архива выполнять секретарь, кадровик или делопроизводитель.

Правовой статус и нормативные акты

Для функционирования архива в организации необходимо закрепить его статус в локальных нормативных актах (ЛНА):

1. Положение об архиве – отдельный документ, в котором описываются задачи, функции, порядок работы и ответственность.
2. Если архив входит в службу делопроизводства, его статус фиксируется в Положении о службе делопроизводства (или аналогичном документе).
3. При отсутствии отдельного положения архив может регулироваться общим Положением о структуре организации.

Важные нормативные источники:

• Федеральный закон от № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказы Минкультуры России о порядке ведения архивных фондов;
• Методические рекомендации ФАР (Федерального архивного агентства).

Варианты организации архива

Отдельное структурное подразделение

Подходит для крупных компаний, государственных учреждений и организаций с большим объёмом архивных документов.

• Руководитель – архивариус (должность может быть «начальник отдела архивов»).
• Подразделения внутри архива: комплектовка, контроль, экспедиционная обработка, цифровизация.
• Отчётность перед генеральным директором или руководителем службы делопроизводства.

Архив в составе службы делопроизводства

Часто используется в средних и небольших предприятиях, где нет необходимости в отдельном управленческом звене.

• Ответственный за архив – делопроизводитель или специалист по кадрам.
• Функции архива описаны в Положении о службе делопроизводства.
• Внутренняя координация с другими подразделениями (бухгалтерия, юридический отдел);

Архивные функции, возложенные на отдельного сотрудника

Для микропредприятий (до 10 сотрудников) архив может вести один человек, совмещающий несколько ролей.

• Обязанности фиксируются в должностной инструкции.
• Необходимо обеспечить помещение (шкаф, сейф) и базовый набор оборудования.

Основные функции и задачи архива

Согласно КонсультантПлюс, архив организации выполняет следующие функции:

1. Приём документов постоянного и временного хранения (срок более 10 лет).
2. Комплектование архива – формирование архивных фондов в соответствии с установленными классификационными признаками.
3. Учёт и обеспечение сохранности – регистрация, инвентаризация, контроль условий хранения.
4. Экспедиционная обработка – выдача, возврат, перемещение документов.
5. Создание научно‑справочного обеспечения – подготовка справок, выписок, справочных материалов.
6. Участие в совершенствовании делопроизводства – разработка предложений по оптимизации процессов.
7. Цифровизация и электронный архив – перевод бумажных документов в электронный вид и их дальнейшее хранение.

Порядок создания архива с нуля

Подготовительный этап

• Определить объём и тип документов, подлежащих архивированию.
• Согласовать с руководством форму организации (отдельный отдел или часть службы делопроизводства).
• Разработать проект положения об архиве (можно использовать образцы из ФАР).

Оформление приказа

Примерный текст приказа:

Приказ № ___
от "__" _______ 2026 г.

О назначении ответственного за работу архива

Назначить Иванова И.И. (должность) ответственным за ведение архива организации.
Утвердить Положение об архиве (приложение №1).
Обеспечить архив необходимым помещением, оборудованием и персоналом.
Контроль за исполнением приказа возложить на директора.

Оборудование и помещение

• Помещение должно соответствовать требованиям пожарной безопасности, иметь стабильный микроклимат (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Оборудование: стеллажи, архивные шкафы, сейфы, системы видеонаблюдения, системы контроля доступа.
• Для электронного архива – серверное оборудование, системы резервного копирования, программное обеспечение для управления документами (EDMS).

Набор персонала

В зависимости от масштаба организации:

Требования к работе архива

• Обеспечение помещения – соответствие санитарным, пожарным и климатическим нормам.
• Оборудование – наличие стеллажей, сейфов, систем контроля доступа.
• Кадровое обеспечение – наличие квалифицированных специалистов, регулярное повышение их квалификации.
• Документальное оформление – журнал учёта, реестр архивных фондов, акты приёма‑передачи.
• Контроль и аудит – внутренние проверки, ежегодный аудит соответствия требованиям ФАР.

Ответственность и контроль

Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных правилами архива (пункт 1.1.4 Положения об архиве). Возможные меры ответственности:

• Дисциплинарные взыскания за несанкционированный доступ к архивным документам.
• Материальная ответственность за утрату или порчу документов.
• Административная ответственность в случае нарушения требований ФЗ «Об архивном деле».

Пример типового положения об архиве организации

Ниже – сокращённый перечень разделов типового положения (полный документ можно скачать с сайта ФАР):

1. Общие положения (цели, область применения).
2. Структура архива (подразделения, должностные лица).
3. Функции и задачи архива.
4. Порядок приёма, комплектовки и учёта документов.
5. Требования к помещению и оборудованию.
6. Права и обязанности сотрудников.
7. Ответственность за нарушение правил.
8. Порядок взаимодействия с другими подразделениями организации.
9. Порядок проведения проверок и аудитов.
10. Порядок внесения изменений в положение.

Перспективы: электронный архив и гибридные модели

С 2020‑х годов многие организации переходят к гибридным системам, где:

• Бумажные документы хранятся в традиционном архиве, но их копии сканируются и помещаются в Электронный архив (ЭА).
• ЭА обеспечивает быстрый поиск, удалённый доступ и интеграцию с другими информационными системами (ERP, CRM).
• Для электронных документов действует отдельный нормативный акт – Приказ Минкультуры РФ № 30 от «Об организации электронного архива».

Внедрение гибридных решений позволяет сократить расходы на физическое хранение, повысить эффективность работы с документами и обеспечить более высокий уровень защиты информации.

Архив – это не просто «хранилище бумаг», а стратегически важный отдел организации, который обеспечивает:

• Сохранность исторических и юридически значимых документов;
• Доступ к информации для принятия управленческих решений;
• Соответствие требованиям законодательства и нормативных актов;
• Поддержку процессов цифровизации и перехода к электронному документообороту.

Правильно организованный архив, закреплённый в локальных нормативных актах, снабжённый необходимыми ресурсами и квалифицированным персоналом, становится надёжным инструментом управления знаниями и рисками любой организации.