Архив органов, регистрирующих акты гражданского состояния (ЗАГС) – это специализированный подраздел
архивного дела, где хранятся метрические книги, вторые экземпляры записей актов гражданского состояния,
а также сопутствующая документация, необходимая для восстановления и подтверждения фактов рождения,
брака, смерти и других жизненно‑важных событий.

История создания архива

Первый архив ЗАГС в Беларуси был создан 25 мая 1938 года постановлением Совнаркома БССР. Его главная цель –
обеспечить надёжное хранение:

• метрических книг, составленных культовыми учреждениями (церкви, монастыри) на территории Могилевской
  области;
• вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, оформленных в отделах ЗАГС.

С течением времени в структуру архива были включены новые региональные подразделения, среди которых
важнейшими являются архивы областных комитетов ЗАГС в Минске, Бресте, Гродно и других регионах.

Структура и функции архива

Архивы областных комитетов ЗАГС обычно входят в состав Главного управления юстиции соответствующего
областного исполнительного комитета. Пример структуры (на примере Гродненского облисполкома):

1. Отдел по архивам, ЗАГС и иным правовым вопросам.
2. Отдел записи актов гражданского состояния (ОЗАГС).
3. Отдел информационных технологий и информационной безопасности.

Основные функции:

• Сохранение и систематизация метрических книг и вторых экземпляров актов.
• Обеспечение доступа к архивным материалам для граждан, исследователей и государственных органов.
• Выдача повторных свидетельств о регистрации актов гражданского состояния.
• Участие в восстановлении утраченных записей (например, восстановленные записи о рождении за 1948‑1949 гг.).

Фонд архива: период охвата и типы документов

В разных областных архивах фонд может отличаться по объёму и охватываемому периоду. Ниже – основные сведения
о некоторых регионах.

Гродненская область

В отделе по архивам, ЗАГС и иным правовым вопросам Главного управления юстиции Гродненского облисполкома
находятся вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, составленные на территории
Гродненской области за период частично с 1945 года по настоящее время. Архивный фонд за 1944 год
сохранён лишь частично.

Минская область

В архиве органов ЗАГС Главного управления юстиции Минского областного исполнительного комитета хранят
восстановленные записи актов о рождении за 1948‑1949 гг. Они находятся в отделе ЗАГС по месту регистрации
рождения в одном экземпляре.

Брестская область

Повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния выдаются отделами записи актов
гражданского состояния, Домами (Дворцами) гражданских обрядов городских исполнительных комитетов и
архивами органов, регистрирующих акты гражданского состояния, а также главными управлениями юстиции
областных и Минского городского исполнительных комитетов.

Пример из Санкт‑Петербурга

Коллекция «ЗАГС – Архивы Санкт‑Петербурга» (R‑6143) состоит исключительно из актов, без сопутствующей
документации, поэтому в ней образовался отдельный архивный фонд, а не просто коллекция.

Как получить доступ к архивным материалам

Для работы с архивом необходимо выполнить несколько обязательных шагов:

1. Определить нужный архив; Уточните, в какой области находится ваш интересующий объект (рождение,
   брак, смерть) – это может быть архив Минского, Брестского, Гродненского или другого областного
   комитета ЗАГС.
2. Подготовить запрос. Запрос оформляется в письменной форме (письмо, электронное письмо или
   онлайн‑форму на сайте архива). В запросе указываются:
   • ФИО лица, о котором запрашивается информация;
   • Дата и место события (рождения, брака, смерти);
   • Номер метрической книги (если известен);
   • Цель обращения (семейное исследование, юридические нужды и т.д.).
3. Предоставить документ, удостоверяющий личность. Для получения копий актов обычно требуется
   паспорт или иной документ, подтверждающий право интереса.
4. Оплатить услуги. Стоимость копирования, сканирования или выдачи повторных свидетельств
   регулируется локальными тарифами (обычно от 5 до 30 рублей за лист).
5. Ожидать выполнения запроса. Сроки могут варьироваться от нескольких дней до нескольких недель,
   в зависимости от загруженности архива и объёма запрашиваемых материалов.

Порядок работы с документами в архиве

После получения доступа к материалам следует соблюдать ряд правил, чтобы обеспечить сохранность
исторических документов.

• Не допускайте загрязнения. При работе с оригинальными метрическими книгами используйте
  перчатки из хлопка.
• Не пишите в оригиналах. Все пометки делаются только в копиях или на специальных листах
  сопроводительных записей.
• Соблюдайте порядок возврата. После завершения работы материал необходимо вернуть в
  архив в том же виде, в котором он был получен.
• Сделайте цифровую копию. Для собственного удобства рекомендуется отсканировать нужные
  страницы (при условии разрешения архива).

Контактные данные основных архивов областных комитетов ЗАГС

Практические примеры использования архива

Ниже представлены типичные сценарии, когда обращение в архив областного комитета ЗАГС оказывается
необходимым.

• Семейные генеалогические исследования. Поиск предков, подтверждение родства, составление
  семейного древа.
• Юридические нужды. Получение дубликата свидетельства о рождении для оформления паспорта,
  смены фамилии, наследственных дел.
• Исторические проекты. Сбор статистических данных о рождаемости и смертности в определённый
  период для социологических исследований.
• Восстановление утраченных записей. При отсутствии оригинального акта в ЗАГСе архив может
  предоставить второй экземпляр, хранящийся в отделе архива.

Архив областного комитета ЗАГС – это важный ресурс, позволяющий сохранить и восстановить сведения о
жизненно значимых событиях граждан. Его создание в 1938 году положило начало систематическому
хранению метрических книг и вторых экземпляров актов, а последующее развитие в разных регионах
(Минск, Брест, Гродно и др.) обеспечило доступность этих данных для широкого круга пользователей.

Для успешной работы с архивом необходимо четко сформулировать запрос, подготовить необходимые
документы и соблюдать правила обращения с историческими материалами. При правильном подходе архив
становится надёжным помощником в решении семейных, юридических и научных задач.