Архив органов ЗАГСа (Зарегистрированных актов гражданского состояния) – это специализированный подраздел, который собирает, хранит и обеспечивает доступ к документам, фиксирующим важные события в жизни граждан: рождения, браки, разводы, смерти и другие акты. В рамках Главного управления юстиции (ГУ Юстиции) архив играет ключевую роль в поддержании правовой определённости и исторической памяти государства.

Исторический контекст создания архива

Становление архивных подразделений в органах ЗАГСа связано с реформами в системе гражданского состояния, проведёнными в начале 1990‑х годов. После распада СССР в большинстве стран бывшего СССР была проведена реорганизация государственных органов, в т.ч. и ЗАГСов, с целью:

1. Унификации форматов актов;
2. Внедрения автоматизированных систем учёта;
3. Создания централизованных архивов для долгосрочного хранения.

В 1995‑1997 годах в рамках реформы судебной и регистрационной системы в Беларуси (пример) было создано Главное управление юстиции, в которое вошли отделы, отвечающие за хранение и обработку актов ЗАГСа.

Структура архива в рамках ГУ Юстиции

Архив органов ЗАГСа в ГУ Юстиции обычно делится на несколько подразделений:

• Отдел исторических актов – хранит документы, датированные более 30‑50 лет назад, часто в оригинальном бумажном виде.
• Отдел электронных записей – отвечает за цифровую базу данных, в которой хранятся сканы и метаданные всех актов, введённых после 2000‑х годов.
• Отдел доступа и выдачи справок – обслуживает запросы граждан, юридических лиц и государственных органов.
• Отдел реставрации и консервации – занимается восстановлением повреждённых документов и их долгосрочным хранением.

Правовое регулирование деятельности архива

Деятельность архива органов ЗАГСа регулируется несколькими нормативными актами:

Нормативный акт	Краткое содержание
Закон Республики Беларусь «О государственной регистрации актов гражданского состояния» (2020)	Определяет порядок регистрации, хранения и выдачи актов.
Приказ Минюста РФ «Об организации архивного дела в органах ЗАГС» (2018)	Устанавливает стандарты архивного хранения и сроки доступа.
Федеральный закон «Об архивном деле» (1996)	Регулирует общие принципы создания, хранения и использования архивных материалов.
Приказ ГУ Юстиции № 12/2023 «О внедрении единой автоматизированной информационной системы ЗАГС»	Обязывает переводить бумажные акты в электронный формат.

Процедуры доступа к архивным материалам

Граждане и организации могут получить доступ к архивным документам по нескольким каналам:

Публичный доступ через онлайн‑портал

С 2021 года в большинстве регионов функционирует Единая государственная автоматизированная информационная система ЗАГС (ЕГАС). Через личный кабинет можно:

• Запросить выписку из акта о рождении, браке, смерти;
• Получить копию старого акта в электронном виде;
• Отследить статус обработки запроса.

Обращение в архивный отдел лично

Для получения оригиналов (не копий) или доступа к документам, датированным более 50 лет, требуется:

1. Заполнить заявление (форма З‑1).
2. Предоставить документ, подтверждающий интерес (например, судебный запрос, генеалогическое исследование).
3. Оплатить государственную пошлину (обычно от 200 до 500 рублей).

Запросы от государственных органов

Судебные, налоговые и миграционные службы могут запрашивать архивные данные в рамках служебных обязанностей. Такие запросы оформляются через официальные письма и требуют указания правовой основы.

Технологии и цифровизация

В последние годы архив органов ЗАГСа активно переходит в цифровой формат. Ключевые технологические решения включают:

• Сканирование в формате PDF/A‑2 – обеспечивает долговременное хранение без потери качества.
• Метаданные в стандарте MARC21 – упрощают поиск и интеграцию с другими государственными системами.
• Блокчейн‑технология – экспериментальное внедрение для подтверждения подлинности электронных актов.
• Системы резервного копирования – двойное хранение в облаке и в дата‑центре ГУ Юстиции.

Проблемы и вызовы

Несмотря на прогресс, архив сталкивается с рядом сложностей:

1. Сохранность старых бумажных документов – многие акты 1950‑х и 1960‑х годов находятся в плохом состоянии из‑за влажности и неправильного хранения.
2. Конфиденциальность данных – необходимо балансировать между открытым доступом и защитой персональных данных.
3. Техническая совместимость – интеграция разных ИТ‑систем (региональные, федеральные) иногда приводит к дублированию записей.
4. Недостаток квалифицированного персонала – требуется обучение архивистов новым цифровым методикам.

Перспективы развития

В ближайшие 5‑10 лет планируется:

• Полная миграция всех актов в электронный реестр с юридической силой оригинала.
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания рукописных записей.
• Создание открытого API для доступа к публичным данным (например, статистика браков и смертей).
• Развитие генеалогических сервисов для граждан, позволяющих строить семейные деревья на основе архивных записей.

Как воспользоваться архивом: пошаговое руководство

Ниже представлена простая инструкция для граждан, желающих получить копию акта из архива ЗАГСа.

1. Определите нужный документ. Уточните тип акта (рождение, брак, смерть) и примерный год.
2. Проверьте наличие в онлайн‑системе. Войдите в личный кабинет ЕГАС и выполните поиск по ФИО и дате.
3. Если документ не найден, подготовьте запрос. Скачайте форму З‑1 с сайта ГУ Юстиции, заполните её и приложите копию паспорта.
4. Оплатите пошлину. Через банковскую карту или в отделении банка, указав номер платежа в заявке.
5. Отправьте запрос. Лично в отдел архивов или отправьте сканированную копию по электронной почте (info@zags-justice.gov.by).
6. Ожидайте обработки. Сроки обычно составляют 5‑10 рабочих дней, но могут увеличиваться при запросе старых документов.
7. Получите результат. Вы можете выбрать электронную копию (PDF) или оригинал, отправленный почтовой связью.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос	Ответ
Можно ли получить акт о рождении, если я не являюсь его обладателем?	Да, но потребуется письменное согласие лица, указанного в акте, либо судебное решение.
Сколько стоит копия акта о браке?	Стандартная пошлина – 300 рублей. Для ускоренного обслуживания (в течение 2‑х дней) – 500 рублей.
Какие сроки хранения бумажных актов?	По законодательству – минимум 50 лет с момента регистрации. Некоторые документы хранятся бессрочно.
Можно ли оспорить ошибку в архивной записи?	Да. Подаётся заявление в отдел исправления ошибок с приложением подтверждающих документов. Рассмотрение – до 30 дней.

Архив органов ЗАГСа Главного управления юстиции – это не просто хранилище бумаг, а важный элемент правовой инфраструктуры государства. Он обеспечивает:

• Гарантию подлинности актов, подтверждающих гражданский статус;
• Доступ к историческим данным для исследований и генеалогии;
• Поддержку судебных и административных процедур.

С учётом активной цифровизации и внедрения новых технологий, архив будет становиться всё более доступным, надёжным и безопасным, отвечая современным требованиям общества.

---

Дата публикации: 12 июля 2026 г.