Архив органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) — это уникальное хранилище документов, подтверждающих ключевые жизненные события граждан: рождение, заключение брака, развод, усыновление, установление отцовства и смерть․ Для жителей Костромы и Костромской области, а также для родоведов и исследователей семейной истории, Государственное казенное учреждение Костромской области «Государственный архив органов записи актов гражданского состояния» (ГКУ КО «Госархив ЗАГС») является главным центром получения архивных справок и копий актовых записей․

Контактная информация и реквизиты

Адрес местонахождения

156026, Костромская область, г․ Кострома, ул․ Привокзальная, д․ 16а․

Примечание: В некоторых источниках может встречаться индекс 156961, однако актуальный почтовый индекс для данного адреса — 156026․

Телефоны для связи

• Начальник учреждения: 8 (4942) -2-44-24
• Архив (справочная, заказ справок): 8 (4942) -2-17-17
• Архив (дополнительный): 8 (4942) -2-17-71
• Бухгалтерия (оплата услуг): 8 (4942) -2-44-91
• Общий телефон (справочный): 8 (4942) -2-44-92

Режим работы (график приема посетителей)

• Рабочие дни: Понедельник – Пятница
• Часы работы: с 9:00 до 18:00
• Перерыв на обед: с 13:00 до 14:00
• Выходные дни: Суббота, Воскресенье

Важно: Перед визитом настоятельно рекомендуется звонить по телефонам архива (42-17-17 или 42-17-71) для подтверждения актуального графика и возможности личного приема, так как режим работы может меняться в преддверии праздников или в связи с санитарными нормами․

Электронные сервисы и онлайн-обращения

Современная практика позволяет не посещать архив лично для подачи заявления․ Доступны следующие каналы:

1. Единый портал госуслуг (Госуслуги․ру): Основной способ заказа справок (Форма № 16, Форма № 34 и др․) с доставкой по почте или получением в МФЦ/ЗАГС․
2. Электронная приемная управления ЗАГС Костромской области: На официальном сайте управления (kostroma-zags․ru или через портал региона adm44․ru) работает раздел для обращений граждан (физических и юридических лиц)․ Режим работы приемной: ежедневно с 9:00 до 18:00 (перерыв 13:00–14:00)․
3. Почта России: Направление письменного запроса по адресу: 156026, г․ Кострома, ул․ Привокзальная, д․ 16а․

Какие документы хранятся в архиве?

Фонды архива формируются за счет передачи дел из территориальных органов ЗАГС (отделов ЗАГС районов и городов области) по истечении сроков хранения в самих ЗАГСах (обычно 100 лет для записей о рождении/браке/смерти, но сроки могут отличаться)․

Основные категории документов:

• Актовые записи о рождении (книги учета рождений);
• Актовые записи о заключении брака (книги учета браков);
• Актовые записи о расторжении брака (книги учета разводов, оформленных через ЗАГС);
• Актовые записи о смерти (книги учета смертей);
• Актовые записи об усыновлении (удочерении);
• Актовые записи об установлении отцовства;
• Актовые записи о смене имени/фамилии;
• Вторичные (восстановленные) записи — в случае утери или уничтожения первичных книг․

Хронологические рамки фондов:

В архиве костромского ЗАГС хранятся документы, преимущественно, с 1918–1920 годов по настоящее время (момент передачи в архив)․ Для более ранних периодов (до 1917 г․) — метрические книги приходов, мечетей, синагог — необходимо обращаться в Государственный архив Костромской области (ГАКО) (ул․ Мира, д․ 39), где хранятся фонды духовных консисторий и духовных управлений․

Виды выдаваемых документов и услуг

Архив выдает документы строгой отчетности, имеющие юридическую силу:

Порядок получения справки: Пошаговая инструкция

Способ 1: Через Госуслуги (Самый удобный)

1. Зарегистрируйтесь/войдите на Госуслуги․ру (необходима подтвержденная учетная запись)․
2. Найдите услугу: «Получение справки из архива ЗАГС» или «Замена свидетельства о рождении/браке/смерти»․
3. Заполните заявление: укажите, чья запись нужна (ваша, ребенка, умершего родственника), данные записи (ФИО, дата, место, номер записи, том/страница — если известны)․
4. Оплатите госпошлину онлайн (со скидкой 30%)․
5. Выберите способ получения: Почта России, МФЦ «Мои Документы», отдел ЗАГС или архив․

Способ 2: Лично в архиве (ул․ Привокзальная, 16а)

1. Заблаговременно позвоните по тел․ 42-17-17 для уточнения очереди и необходимых документов․
2. Возьмите с собой: паспорт РФ, документы, подтверждающие родственные связи (свидетельства о рождении/браке ваши и родителей), доверенность (если оформляете не для себя)․
3. Напишите заявление по установленному образцу (бланки выдаются на месте)․
4. Оплатите госпошлину (можно через терминал в здании или заранее через Сбербанк/Госуслуги, квитанцию взять с собой)․
5. Получите талон с датой выдачи готового документа (обычно до 30 дней, на практике часто быстрее — 10-14 дней)․

Способ 3: По почте / Через МФЦ

• МФЦ «Мои Документы»: Можно подать заявление в любом МФЦ Костромской области․ Срок исполнения увеличивается на срок доставки межведомственного запроса (обычно +5-7 дней)․
• Почтой России: Направьте заказное письмо с вложенным ценностью (госпошлина + конверт с обратным адресом) и нотариально заверенным заявлением (или заявлением, подпись на котором заверена уполномоченным почтовым работником)․ Адрес: 156026, г․ Кострома, ул․ Привокзальная, д․ 16а, ГКУ КО «Госархив ЗАГС»․

Госпошлины (актуальные ставты на 2024-2026 гг․)

Точные суммы уточняйте на Госуслугах или в архиве за день обращения․

• Выдача свидетельства (Форма № 34/35/36) вместо утерянного/испорченного: 350 руб․ (на Госуслугах — 245 руб․)․
• Выдача справки (Форма № 16, № 25, № 31): 200 руб․ (на Госуслугах — 140 руб․)․
• Выдача копии актовой записи / выписки: 200 руб․ (на Госуслугах — 140 руб․)․
• Поиск записи (если точные данные неизвестны): плата за архивный поиск взимается отдельно, тарифы устанавливаются учреждением (обычно от 200-500 руб․ за один поиск в пределах 1 года/одного тома)․

Особенности генеалогического (родового) поиска

Многие обращаются в архив ЗАГС Костромы для составления родословной․ Важно знать:

• Закон о защите персональных данных (152-ФЗ): Сведения об актах гражданского состояния являются конфиденциальными․ Получить справку о другом лице (даже родственнике) можно только при наличии документов, подтверждающих родство (цепочка свидетельств: вы -> родитель -> дед/бабушка) или нотариальной доверенности / решения суда․
• Сроки открытости: С 2021 года обсуждаются поправки о безусловном открытии архивов через 75-100 лет, но на практике архив ЗАГС требует доказательства родства для любых лет․
• Поиск по архиву: Если вы не знаете точный номер тома, страницы и года — архив проводит платный поиск․ Для эффективного поиска предоставьте максимум данных: ФИО (включая девичьи фамилии), примерный год события (±2-3 года), название ЗАГСа (района/города), где было зарегистрировано событие․
• Метрические книги (до 1917 г․): В ГКУ КО «Госархив ЗАГС» их нет․ Они хранятся в Государственном архиве Костромской области (ГАКО), ул․ Мира, 39․ Там же хранятся ревизские сказки, исповедальные росписи, делопроизводство уездных управлений․

Отделы ЗАГС г․ Костромы (для актуальных записей, срок хранения < 100 лет)

Если событие регистрировалось недавно (менее 100 лет назад), запись может находиться не в архиве, а в действующем отделе ЗАГС․ В Костроме функционирует несколько отделов:

• Отдел ЗАГС по городскому округу город Кострома (Главный): ул․ Никитская, д․ 96․
• Дополнительные отделы/подразделения в районах города (адреса и телефоны лучше уточнять на сайте kostroma-zags․ru или карте 2ГИС/Яндекс․Карт)․

Правило: Сначала звоните в Архив (42-17-17)․ Если запись там нет, они подскажут, в каком отделе ЗАГС она хранится, или перенаправят запрос сами․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заказать справку онлайн, если я живу в другом городе/стране?

Да․ Через портал Госуслуг (нужна подтвержденная учетная запись, возможно, потребуется ЕСИА с повышенным уровнем доверия или верификация через почту/банк)․ Готовую справку пришлют Почтой России на указанный адрес (в т․ч․ за границу, EMS)․

Что делать, если запись в архиве не найдена?

Архив выдает Справку об отсутствии записи (Форма № 31 или на бланке)․ С этим документом можно обращаться в суд для установления факта рождения/брака/смерти в судебном порядке (ст․ 264 ГПК РФ)․ Также стоит проверить ГАКО (метрические книги) и архивы соседних регионов (Ярославль, Иванов, Владимир, Нижний Новгород, Вологда)․

Нужно ли платить за поиск, если я заказываю через Госуслуги?

На Госуслугах вы платите госпошлину за выдачу документа․ Если архивисту придется искать запись по годам (потому что вы не указали точный номер тома/страницы), архив может выслать требование оплатить поиск отдельно (на реквизиты бухгалтерии архива), иначе справка не будет изготовлена․ Лучше заранее уточнить это по телефону 42-17-17․

Можно ли сфотографировать/скопировать книгу учета самостоятельно в читальном зале?

Нет․ Книги учета актов гражданского состояния, это документы строгой отчетности с ограниченным доступом (персональные данные)․ Фото/видеосъемка фондов запрещена․ Выдаются только официальные копии/свидетельства/справки с печатью и подписью начальника архива․

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Управления ЗАГС Костромской области: kostroma-zags․ru (разделы: «Архив», «Электронная приемная», «Услуги»)․
• Портал Госуслуг (заказ справок ЗАГС): gosuslugi․ru
• Государственный архив Костромской области (ГАКО) — метрические книги до 1917 г․: ga44․ru (ул․ Мира, 39)․
• Единый архивный фонд (поиск по описаниям): archives․gov․ru

Краткая шпаргалка для визита в Архив ЗАГС Костромы

1. Адрес: г․ Кострома, ул․ Привокзальная, 16а․
2. Телефон справки/архива: 8 (4942) -2-17-17 (звоните заранее!)․
3. Режим: Пн-Пт 9:00–18:00, обед 13:00–14:00․
4. Взять с собой: Паспорт, свидетельства о рождении/браке (свои и родственников для доказательства родства), доверенность (если не лично), квитанцию об оплате госпошлины (если платили заранее)․
5. Альтернатива: Закажите на Госуслугах — быстрее, дешевле (скидка 30%), не нужно стоять в очереди․

Совет: Если вы только начинаете родоведческое исследование по Костромской области, начните с опроса старших родственников и сбора имеющихся документов (старые свидетельства, паспорта СССР, военные билеты, наградительные листы)․ Точные данные (номер тома, страница, год, название ЗАГСа) сэкономят вам недели ожидания и деньги за архивный поиск․