Архив (отдел хранения документации) — это не просто склад с папками, а структурное подразделение организации, обеспечивающее системное хранение, учет, комплектование и использование архивных документов. Грамотная организация работы архива является залогом правовой безопасности предприятия, сохранения его истории и эффективного делопроизводства.

В данной статье мы подробно разберем правовую базу, этапы формирования архива, требования к условиям хранения, а также актуальные обновления нормативной базы (в т.ч. Приказ Росархива № 77 от ), актуальные на .

Правовая основа и нормативные документы

Деятельность архива регулируется иерархией нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», основной закон.
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил хранения архивных документов, образующихся у федеральных органов исполнительной власти…» (распространяется на всех создателей архивных документов).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Описание дел. Общие требования».
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Формирование дел организаций. Общие требования».
• Локальные нормативные акты организации: Положение об архиве, Номенклатура дел, График сроков хранения.

Важно: Приказ № 77 от ввел значительные изменения в правила хранения, учета и обеспечения сохранности документов, уточнив требования к первичным средствам хранения и режиму архивных помещений.

Этапы жизненного цикла документа и передача в архив

Не каждый документ сразу попадает в архив. Процесс проходит три стадии:

1. Текущий этап (в структурных подразделениях): Документы находятся в работе, используются для текущей деятельности. Хранятся у исполнителей или в регистратуре/делопроизводстве.
2. Промежуточный этап (архив организации / отдел хранения): Ключевой момент: Согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ и П. 83 Правил (Приказ № 77), архивные документы подлежат передаче в архив организации не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
3. Постоянный этап (Государственные архивы): Документы с истекшим сроком хранения (постоянный или более 10 лет), подлежащие передаче в государственный архивный фонд.

Процедура передачи дел в архив организации (пошагово):

• Сборка и оформление дел: Завершение дел по номенклатуре, прошивка, нумерация листов, оформление корешков, составление внутренних описей.
• Проверка экспертом/архивариусом: Соответствие номенклатуре, полнота, правильность оформления.
• Акт приема-передачи: Составляется в 2 экземплярах (для отдела делопроизводства и для архива).
• Размещение на стеллажах: Согласно адресному хранению (фонд, опись, дело, место на полке).
• Постановка на учет: Внесение данных в опись фонда / электронную систему учета (ЭДО/СЭД).

Требования к условиям хранения (Физическая сохранность)

Организация хранения в архивохранилище, это система мероприятий, включающая рациональное размещение, контроль за движением и физическим состоянием документов. Согласно Пункту 83 Правил (Приказ № 77) и санитарным нормам:

Микроклимат и освещение

• Температура: 18 ± 2 °C (допускается 16–22 °C).
• Относительная влажность: 50 ± 5% (допускается 45–60%).
• Освещение: Архивные документы необходимо хранить в темноте. Искусственное освещение включается только при работе с документами. Допускается использование люминесцентных ламп с УФ-фильтрами или LED-светодиодных приборов. Прямые солнечные лучи недопустимы.

Мебель и средства хранения

• Первичные средства хранения: Папки, обертки, коробки, файлы, кассеты, соответствующие ГОСТ Р 7.0.99-2018 (безкислотные, из старой бумаги или картона с щелочным резервом).
• Стеллажи: Металлические стеллажи закрытого типа (с боковыми стенками, крышкой и дном) или шкафы закрытого типа. Это защищает от пыли, света и механических повреждений.
• Размещение: Дела укладывают в вертикальном положении (на корешки) или горизонтальном (в коробках/кассетах), стопой не выше 20–25 см.

Безопасность и режим

• Пожарная сигнализация, система пожаротушения (порошковое/газовое — вода запрещена).
• Контроль доступа (замки, СКУД, журнал посещений).
• Дератизация, дезинсекция (профилактика раз в квартал).
• Ежедневный контроль температуры и влажности (журнал учета микроклимата).

Учет архивных документов: Постановка и снятие с учета

Учет, основа поиска и контроля сохранности. Постановка на учет и снятие с учета осуществляется:

• При приеме документов на хранение.
• При выбытии (передача в госархив, уничтожение после истечения сроков, утрата).
• По результатам выверки учетных документов (проверка наличия и состояния дел).

Основные учетные документы:

1. Номенклатура дел (утверждается ежегодно не позднее 1 января).
2. График сроков хранения (составляется на основании номенклатуры и типовых графиков отраслевых/росархива).
3. Описи дел (фондовые, ежегодные) — форма 031-У или электронный аналог.
4. Журналы учета движения дел (выдача во временное пользование, передача на оцифровку и т.д;).
5. Акты выверки (проводится ежегодно или по графику).
6. Акты экспертизы стоиности и сроков хранения (перед уничтожением).

Сроки хранения и экспертиза стоиности

Сроки хранения устанавливаются Графиком сроков хранения. Существует три категории:

• Постоянное хранение: Документы исторической, научной, культурной ценности (уставы, протоколы учредителей, личные дела работников до 2003 г. и др.). Подлежат передаче в госархив.
• Временное хранение (свыше 10 лет): Кадровые документы (личные дела, табели, заказные справки — 75 лет), финансово-отчетные (бухгалтерия — минимум 5 лет, отчетность — постоянная/долгосрочная), договоры (срок действия + 10 лет).
• Временное хранение (до 10 лет): Внутренняя переписка, черновики, служебные записки, квитанции и др.

Экспертиза документов (Экспертиза стоиности и сроков хранения):

Проводится ежегодно (обычно в I квартале года, следующего за отчетным) комиссией организации с участием архивариуса. Цель: выделить документы для уничтожения (истек срок) и для постоянного хранения; Результат — Акт экспертизы. Без акта уничтожать документы запрещено (ст. 297 УК РФ — уничтожение документов).

Обеспечение доступа и использование документов

Архив не «кладбище», а ресурс. Использование регулируется:

• Внутреннее использование: Выдача дел по заявкам (бумажным или через СЭД) под роспись в журнале выдачи. Срок выдачи — обычно до 5 рабочих дней (для срочных — в день обращения).
• Внешнее использование (граждане, сторонние орг.): На основании заявлений, доверенностей, запросов судов/правоохранительных органов. Учитываются требования 152-ФЗ «О персональных данных» и режима конфиденциальности (гостаjna, комерческая тайна).
• Оцифровка: Создание электронных копий для доступа через СЭД/ЭДО, сохранения оригиналов от износа. Оцифровка должна соответствовать ГОСТ Р 7.0;99-2018 (разрешение, формат TIFF/PDF/A, метаданные).

Современные тренды: Электронный архив и гибридное хранение

На 2026 год стандарт де-факто — гибридный архив:

• Электронный архив (ЭА): Хранение электронных документов (ЭД) с ЭП в СЭД/ЭДО. Требует сертифицированных средств защиты информации (СЗИ), регулярной проверки целостности (хэш-сумм), миграции форматов.
• Бумажный архив: Оригналы документов, подлежащих хранению в бумаге (нотариальные, с печатями/подписями, где ЭП отсутствует или недействительна).
• Единая система учета: Ведение единого реестра (описи) для бумажных и электронных дел с привязкой к единой номенклатуре.

Важно: Приказ Росархива № 77 и ГОСТ Р 7.0.123-2022 устанавливают требования к формированию и хранению электронных архивных документов, включая обязательное ведение журнала событий (аудита) над ЭД.

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для руководителя)

Резюме: Ключевые принципы эффективного архива

Для того чтобы отдел хранения документации выполнял свои функции эффективно и безопасно, необходимо соблюдать три «кита»:

1. Нормативная база в порядке: Ежегодная номенклатура, График сроков, Положение об архиве, Приказы о комиссиях (экспертизы, выверки).
2. Физическая сохранность гарантирована: Темнота, микроклимат (18°С/50%), закрытые стеллажи, безкислотная упаковка, ППР (пожарная безопасность).
3. Учет и поиск автоматизированы/прозрачны: Электронные описи, адресное хранение (фонд-опись-дело-место), журнал движения, регулярная выверка.

Инвестиции в правильную организацию архива — это инвестиции в управление рисками организации; Грамотный архив экономит время сотрудников при поиске документов, защищает компанию при проверках (налоговая, прокуратура, суды) и сохраняет корпоративную память.

Полезные ссылки для углубленного изучения:

• Официальный сайт Росархива (Нормативная база, Типовые графики сроков хранения)
• Система национальных стандартов (ГОСТ Р 7.0.xx — архивное дело)
• Методические рекомендации Росархива по организации архивов организаций (доступны на сайте Росархива в разделе «Методология»).

Статья подготовлена на основе актуальной на нормативной базы (ФЗ-125, Приказ Росархива № 77, ГОСТы). Перед применением рекомендаций проверьте наличие более свежих изменений в законодательстве.