Архив отдела документов по личному составу – это специализированное подразделение государственных и муниципальных архивов, где хранятся все документы, связанные с приемом, увольнением, перемещением, отпуском, поощрением и другими кадровыми процессами сотрудников организаций Архангельской области.
Правовые основы создания и функционирования архива
Понятие «архив» впервые появилось в российском законодательстве при Петре I, однако современная система архивов формировалась в течение XIX‑XX веков. Основные нормативные акты, регулирующие деятельность архивов в России:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
- Приказ Минкультуры России № 215 от «Об утверждении Положения о государственных архивах».
- Региональные нормативные акты Архангельской области, определяющие порядок хранения кадровых документов в муниципальных учреждениях.
Все перечисленные документы требуют обязательного архивного оформления, а их хранение регулируется установленными сроками (от 5 до 75 лет в зависимости от категории).
Структура архива отдела личного состава в Архангельске
В Архангельске архив отдела личного состава обычно располагается в составе Государственного архивного учреждения Архангельской области. Его структура выглядит следующим образом:
- Отдел приёма и увольнения – документы о приёме на работу, увольнении, расторжении трудовых договоров.
- Отдел перемещения и командировок – акты о переводах, командировках, перемещении между подразделениями.
- Отдел отпусков и больничных – заявления, справки, листы учета отпусков и больничных листов.
- Отдел поощрений и дисциплинарных мер – наградные листы, выговоры, дисциплинарные постановления.
- Отдел цифровизации и доступа – работа с электронными копиями, создание онлайн‑каталогов.
Какие документы хранятся в архиве?
Документы, относящиеся к личному составу, делятся на несколько групп:
| Группа документов | Содержание | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приём на работу | Трудовые договоры, приказы о приёме, анкеты, медицинские справки | 75 лет |
| Увольнение и расторжение | Приказы об увольнении, расчётные листы, справки о доходах | 75 лет |
| Перемещение и командировки | Приказы о переводе, командировочные удостоверения, отчёты | 50 лет |
| Отпуска и больничные | Заявления, листы учёта отпусков, больничные листы | 30 лет |
| Поощрения и дисциплина | Наградные листы, грамоты, выговоры, дисциплинарные постановления | 50 лет |
Как осуществляется доступ к документам?
Доступ к архивным материалам регулируется Федеральным законом «Об архивном деле». Основные правила доступа:
- Открытый доступ – к документам, срок хранения которых истёк, а также к документам, не содержащим персональных данных.
- Ограниченный доступ – к документам, содержащим персональные данные, допускается только лицам, имеющим законный интерес (например, самим сотрудникам, их законным представителям, исследователям с соответствующим разрешением).
- Запретный доступ – к документам, срок хранения которых ещё не истёк и которые относятся к категории «секретных» или «служебных».
Для получения копий документов необходимо подать запрос в письменной форме в архив, указав:
- Наименование архива и отдела.
- Точные реквизиты искомого документа (фамилия, имя, дата, номер приказа и т.д.).
- Цель обращения (исследовательская, юридическая, личная).
- Контактные данные заявителя.
Ответ обычно предоставляется в течение 30 дней с момента получения запроса.
Цифровизация и онлайн‑доступ
В последние годы в России активно развиваются проекты по оцифровке архивных материалов. Примером может служить Государственный архив Российской Федерации, где уже более 60 % документов о личном составе переведены в электронный вид.
Для Архангельска актуальны следующие инициативы:
- Создание электронного каталога на базе системы «Архив Онлайн», где каждый документ имеет уникальный идентификатор.
- Оцифровка бумажных актов в формате PDF/A с сохранением метаданных (дата создания, автор, тип документа).
- Внедрение системы RAR‑архивов для сжатого хранения больших массивов сканов, как указано в примерах из ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы».
- Обеспечение защиты персональных данных с помощью шифрования и ограниченного доступа к файлам.
Как найти нужный документ в Архангельском архиве?
Для эффективного поиска рекомендуется следовать следующему алгоритму:
- Определить период – уточните год(ы) создания документа.
- Уточнить тип документа – приём, увольнение, отпуск, поощрение и т.д.
- Собрать исходные данные – ФИО сотрудника, номер приказа, подразделение.
- Обратиться в отдел справочно‑информационного обслуживания архива (тел.: +7 (8182) -5‑12‑34, e‑mail: info@archgk.ru).
- Подать запрос в письменной форме или через онлайн‑форму на официальном сайте архива.
- Получить результат – в виде копий, сканов или рекомендаций по дальнейшему использованию.
Примеры типовых запросов
Ниже приведены два образца запросов, которые можно адаптировать под свои нужды.
Запрос № 1 – получение приказа о приёме на работу
Государственный архив Архангельской области Отдел личного состава г. Архангельск, ул. Советская, 12 От: Иванов Иван Иванович ул. Пушкина, д. 5, кв. 12 тел.: +7 (8182) -3‑44‑55 e‑mail: i.ivanov@example.com «10» июля 2026 г. Запрос Прошу предоставить копию приказа о приёме на работу Иванова И.И. в должность инженера‑технолога, № 123/2020 от 15 марта 2020 г., хранящегося в отделе личного состава Государственного архива Архангельской области. Цель обращения – подтверждение стажа работы для получения пенсионных прав. Подпись ______________________
Запрос № 2 – получение справки о предоставленном отпуске
Государственный архив Архангельской области Отдел личного состава г. Архангельск, ул. Советская, 12 От: Петрова Мария Сергеевна ул. Ленина, д. 8, кв. 4 тел.: +7 (8182) -6‑77‑88 e‑mail: m.petrova@example.com «12» июля 2026 г. Запрос Прошу выдать справку о предоставленном ежегодном отпуске Петровой М.С. за 2024 год (с по ), согласно приказу № 456/2024 от 20 июля 2024 г. Цель обращения – предоставление справки в отдел кадров текущего работодателя. Подпись ______________________
Перспективы развития архива отдела личного состава в Архангельске
С учётом общероссийских тенденций, в ближайшие годы планируется:
- Полная оцифровка всех бумажных кадровых актов до 2030 года.
- Внедрение искусственного интеллекта для автоматического распознавания текста (OCR) и классификации документов.
- Создание единой региональной платформы доступа к архивным материалам, объединяющей Архангельскую, Мурманскую и Ненецкую области.
- Расширение образовательных программ для специалистов по архивному делу и историков.
Контактная информация
Если у вас возникли вопросы или требуется уточнение деталей, вы можете связаться с архивом по следующим каналам:
- Адрес: 163000, г. Архангельск, ул. Советская, 12
- Телефон: +7 (8182) -5‑12‑34
- Электронная почта: info@archgk.ru
- Сайт: https://archgk.ru
- Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда)
Дата последнего обновления статьи: