Архив отдела кадров – это структурированное хранилище документов, отражающих кадровую политику, трудовые отношения и персональные данные сотрудников․ Правильное формирование и ведение такого архива обеспечивает соблюдение законодательства, защиту интересов работодателя и работников, а также упрощает процесс подготовки отчетности, аттестации и внутреннего аудита․

Нормативная база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – ст․ 17 устанавливает обязанность организаций хранить документы по личному составу․
• Распоряжение Правительства РФ от № 358‑р – рекомендации по улучшению сохранности кадровых документов․
• Приказ Росархива № 77 от г․ – актуальные правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ (действуют с )․
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (Правила 2015) – базовый норматив для государственных и муниципальных органов, но могут быть использованы как ориентир для коммерческих организаций․
• Локальные нормативные акты (положение об архиве, инструкция по делопроизводству) – работодатель вправе самостоятельно определить порядок работы с кадровым архивом, закрепив его в внутренних документах․

Этапы формирования архива отдела кадров

1. Определение порядка работы – утверждение локального нормативного акта, в котором прописаны этапы подготовки, передачи, хранения и учета кадровых документов․
2. Классификация документов – выделение категорий:
   • постоянного хранения (например, приказы о приеме/увольнении, трудовые договоры);
   • временного хранения свыше 10 лет (личные карточки, трудовые книжки);
   • временного хранения до 10 лет (табели учета рабочего времени, расчетные листки)․
3. Подготовка дел к передаче:
   • Все оригиналы сохраняются в том виде, в котором они поступили в организацию․
   • Для электронных личных дел необходимо оцифровать бумажные документы, приведя их к единому формату (требования к формату указаны в п․ 160 Приказа № 77)․
   • Сформировать опись дел в трех экземплярах (один – в отделе кадров, два – в архиве организации)․
4. Передача в архив – сдача дел осуществляется после завершения их текущего использования в делопроизводстве (как правило, через год после завершения дела)․ При передаче указывается количество дел по каждой категории․
5. Хранение и учет – размещение документов в условиях, обеспечивающих их сохранность (контроль температуры, влажности, защита от света и механических повреждений); Ведение реестра хранящихся дел с указанием номера, даты приема, срока хранения и ответственного лица․
6. Использование и уничтожение – по истечении установленного срока хранения документы могут быть переданы на государственное хранение или уничтожены в соответствии с установленной процедурой (акт об уничтожении, подписанный комиссией)․

Хранение бумажных кадровых документов

Бумажные документы хранятся в специальных стеллажах или шкафах с маркировкой по категориям и годам․ Важно:

• обеспечить защиту от влаги, прямых солнечных лучей и пожара;
• вести журнал доступа к архиву (кто, когда и какой документ брал);
• периодически проводить ревизию и обновлять описи․

Электронный архив кадровых документов

С развитием цифровых технологий все чаще используется электронный архив (СХЭД – система хранения архивных документов)․ Основные моменты:

• Интеграция с ЭДО – СХЭД может быть встроена в сервис электронного документооборота организации, что обеспечивает автоматическое поступление кадровых документов из систем кадрового учета․
• Единые форматы и содержание – перед загрузкой в СХЭД документы приводятся к утвержденным форматам (PDF/A, TIFF, XML и т․д․) и структурируются по категориям․
• Хранение электронных дел по личному составу – согласно положению, электронные дела хранятся в СХЭД, доступ к которым ограничен только уполномоченным сотрудникам (HR‑служба, бухгалтерия, служба безопасности)․
• Чек‑листы и рекомендации – например, в блоге Saby Blog (СБИС) представлены пошаговые инструкции по созданию электронного кадрового архива, настройке прав доступа и проведению аудита․

Сроки хранения кадровых документов (актуальные на 2025 год)

Согласно таблице, опубликованной в материалах «Правила хранения архивных документов и электронных документов в организации в 2025 году» (Приказ Росархива), основные сроки выглядят так:

• Постоянно хранящиеся документы – приказы о приеме, переводе, увольнении; трудовые договоры; личные карточки сотрудников; трудовой стаж – бессрочно․
• Временное хранение свыше 10 лет – лицевые счета по заработной плате, табели учета рабочего времени (за более чем 10 лет), справки о доходах – 10 лет․
• Временное хранение до 10 лет – заявления, отпускные листы, больничные листы, внутренние приказы по текущей деятельности – 5 лет (или иной срок, установленный локальным актом)․

Примечание: сроки могут уточняться в зависимости от отраслевых нормативов и специфики организации․

Порядок сдачи личных дел в архив

1. Подготовка описи дел (три экземпляра)․
2. Проверка completeness: все оригиналы присутствуют, отсутствуют повреждения․
3. Для электронных дел – оцифровка бумажных документов и приведение к требуемому формату․
4. Формирование передаточного акта, в котором указываются:
   • наименование организации;
   • количество дел по каждой категории;
   • сроки хранения;
   • ФИО ответственного за передачу․
5. Сдача дел в архивовое подразделение организации (или во внешний архив, если таковой используется)․
6. Получение подтверждения о приеме (расписка, акт приема‑передачи)․

Организация работы с архивом отдела кадров

• Назначение ответственного лица (например, архивариус или специалист по делопроизводству)․
• Регулярное обучение персонала правилам работы с архивом (внутренние тренинги, онлайн‑курсы типа «Архив кадровых документов»)․
• Ведение журнала учета движения документов (прием, выдача, возвращение)․
• Проведение ежегодной инвентаризации и обновления номенклатуры дел․
• Обеспечение конфиденциальности: доступ к личным данным сотрудников предоставляется только по служебной необходимости и с соблюдением требований ФЗ‑152 «О персональных данных»․

Ответственность за нарушение правил архивного хранения

Нарушение требований по хранению кадровых документов может повлечь:

• административные штрафы в соответствии с КоАП РФ (нарушение законодательства об архивном деле);
• дисциплинарную ответственность сотрудников, ответственных за ведение архива;
• риски в судебных спорах (например, невозможность подтвердить факт трудовой деятельности при взыскании задолженности по заработной плате);
• утечку персональных данных и consequentные санкции по ФЗ‑152․

Архив отдела кадров является не просто хранилищем бумаг, а важным элементом системы управления персоналом и обеспечения правовой безопасности организации․ Соблюдение нормативных требований (Приказ Росархива № 77, ФЗ 125‑ФЗ, локальные акты), четкое разделение на категории документов, ведение описей, использование как бумажных, так и электронных форм хранения, а также регулярное обучение персонала позволяют минимизировать риски и обеспечить бесперебойную работу кадровой службы․

Рекомендуется periodically пересматривать внутренние положения об архиве в свете изменений законодательства и технологических новинок (например, облачные СХЭД, системы электронного подписания)․ Только комплексный подход гарантирует сохранность кадровой информации на протяжении всего требуемого срока и ее готовность к использованию в любой момент․