В любой организации кадровый отдел генерирует огромное количество документов: от трудовых договоров до справок о доходах․ По истечении установленного законом срока такие документы необходимо передать в архив․ В Москве существует целый спектр услуг – от самостоятельной организации архива до полного аутсорсинга у специализированных компаний․ В статье рассмотрим, что представляет собой архив отдела кадров, какие нормативные требования к нему предъявляются, как правильно подготовить и сдать личные дела, а также какие сервисы доступны в столице․

Что такое архив отдела кадров?

Архив отдела кадров – это систематизированный набор дел, содержащих кадровые документы, которые находятся в хранении в соответствии с требованиями законодательства РФ (Федеральный закон «Об архивном деле», Приказ Минтруда № 3‑н от и др․)․ Архив может быть:

• физическим (бумажные документы, хранящиеся в специально оборудованном помещении);
• электронным (сканированные копии и оригиналы в электронном виде, защищённые цифровой подписью)․

Нормативно‑правовая база

1. ФЗ № 120‑2002 «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок создания, хранения и передачи архивных документов․
2. Приказ Минтруда России № 3‑н от «Об организации и ведении личных дел работников» – устанавливает сроки хранения кадровых документов (от 3 до 75 лет в зависимости от типа документа)․
3. Приказ Росархива от 17 сентября 2023 г․ «Об изменении порядка передачи кадровых документов в архив» – вводит новые требования к полистной экспертизе и формированию дел․
4. ГОСТ 7․0․97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивные документы․ Общие требования» – регламентирует оформление заголовков, обложек, титульных листов․

Какие документы попадают в архив отдела кадров?

Кадровый архив делится на несколько групп:

• Личные дела работников – трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, аттестационные листы, справки, медицинские заключения․
• Документы по организации труда – коллективные договоры, положения о штатном расписании, регламенты․
• Отчётные и статистические формы – формы 2‑НДФЛ, отчёты по ОТ, сведения о заработной плате․
• Документы по охране труда и социальной защите – журналы учёта несчастных случаев, справки о пенсионных отчислениях․
• Электронные версии – сканы оригиналов, электронные подписи, метаданные о сроках хранения․

Порядок архивной обработки кадровых документов

Согласно новому порядку (приказ Росархива 2023 г․), архивная обработка включает несколько обязательных этапов:

4․1 Полистная экспертиза

1. Проверка каждого листа на целостность, читаемость и соответствие нормативным требованиям․
2. Отметка листов, подлежащих утилизации (например, дубли, исписанные листы без подписи)․

4․2 Формирование дел

• Составление заголовка дела (наименование, шифр, период действия)․
• Создание титульного листа и обложки дела в соответствии с ГОСТ 7․0․97‑2016․
• Нумерация листов (каждый лист получает уникальный номер, отражённый в описи)․

4․3 Оформление описи

1. Составление листа‑заверителя (подпись ответственного лица, дата)․
2. Заполнение описи дел – таблица с указанием шифра, названия, количества листов, даты формирования․
3. Печать описи и её подпись․

4․4 Проставление архивных штампов и шифров

Каждое дело получает архивный штамп (дата приёма, шифр, подпись архивариуса)․ Шифр формируется по номенклатуре дел, согласованной с архивом․

Как подготовить личные дела к сдаче в архив?

Подготовка личных дел – один из самых частых вопросов у HR‑специалистов․ Ниже – пошаговый чек‑лист․

1. Сбор всех документов – проверьте наличие трудового договора, приказов, справок, аттестационных листов․
2. Проверка сроков хранения – согласно Приказу Минтруда, большинство документов хранятся минимум 5 лет после увольнения, а некоторые (например, пенсионные справки) – 75 лет․
3. Полистная экспертиза – удалите дубли, исправьте повреждённые листы (при необходимости – замените сканами)․
4. Оформление заголовка и обложки – укажите ФИО сотрудника, табельный номер, период работы․
5. Нумерация листов и составление описи․
6. Подписание листа‑заверителя руководителем отдела кадров․
7. Передача дел в архив – в бумажном виде в помещение архива либо в электронный архив (скан + метаданные)․

Организация физического архива в Москве

Для компаний, которые решают вести собственный архив, необходимо учитывать несколько ключевых моментов:

• Помещение – минимум 12 м², с контролем температуры (18‑22 °C) и влажности (45‑55 %)․
• Стеллажи – металлические, огнеупорные, с возможностью регулировки высоты полок․
• Система номенклатуры дел – разрабатывается совместно с архивариусом, учитывая шифрование по подразделениям и типам документов․
• Контроль доступа – только уполномоченные лица (HR‑менеджер, архивист) могут входить в архив․
• Охрана и видеонаблюдение – обязательны для обеспечения конфиденциальности персональных данных․

Электронный архив кадровых документов

С 2023 года многие компании в Москве переходят на электронный архив․ Преимущества:

• Сокращение физических расходов (аренда помещения, стеллажи)․
• Мгновенный поиск по ФИО, дате, типу документа (поиск «одним кликом»)․
• Повышенный уровень безопасности – шифрование, электронная подпись, резервное копирование․
• Соответствие требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных»․

Крупные поставщики электронных архивов в Москве:

1. infoarchivexpert․ru – сервис по сканированию, созданию электронных дел, хранению в дата‑центре в Москве (ул․ Красноармейская, д․ 4)․ Тел․: +7 -95 226 16 67․
2. Делис Архив – гибридные решения (бумажный + электронный архив), услуги по сканированию, подготовке описи, выдаче справок․ Тел․: +7 -95 233‑73‑92․
3. Архивариус – специализированный сервис для крупных предприятий, включает экспертизу ценности, шифрование и юридическое сопровождение․ Тел․: +7 -95 646‑70‑51․

Услуги архивных компаний в Москве

Стоимость и сроки хранения

Стоимость зависит от нескольких факторов:

• Объём документов (количество листов, объём в м³)․
• Тип хранилища (бумажный, электронный, гибридный)․
• Сроки хранения (от 3 до 75 лет)․
• Дополнительные услуги (сканирование, экспертиза, выдача справок)․

Примерные тарифы (по состоянию на ):

• Бумажный архив – 120 ₽/мес за 1 м² (включает охрану, климат‑контроль)․
• Электронный архив – 250 ₽/мес за 1 ГБ + плата за загрузку документов․
• Сканирование – 0,5 ₽/лист (чёрно‑белый), 1 ₽/лист (цветной)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

10․1 Какой срок хранения у трудового договора?

Трудовой договор хранится минимум 5 лет после увольнения сотрудника (по Приказу Минтруда)․ При необходимости (например, для пенсионных споров) срок может быть продлён до 75 лет․

10․2 Можно ли хранить личные дела полностью в электронном виде?

Да, при условии, что электронные копии имеют электронную подпись и соответствуют требованиям ФЗ‑152․ При этом оригиналы некоторых документов (например, медицинские справки) могут требоваться в бумажном виде․

10․3 Кто отвечает за конфиденциальность данных в архиве?

Ответственность несёт архивариус (внутренний или внешний)․ Он обязан обеспечить ограниченный доступ, вести журнал доступа и соблюдать требования по защите персональных данных․

10․4 Как часто нужно проводить ревизию архива?

Ревизию рекомендуется проводить раз в 2–3 года: проверка целостности документов, актуальность шифров, соответствие срокам хранения․

Организация архива отдела кадров в Москве – это сочетание строгих нормативных требований и практических решений, позволяющих эффективно управлять документами, сохранять их конфиденциальность и обеспечивать быстрый доступ․ Выбор между самостоятельным хранением и аутсорсингом зависит от размеров компании, наличия ресурсов и предпочтений в области цифровизации․

Если у вас нет собственного помещения, специализированные компании (Делис Архив, infoarchivexpert, Архивариус) предоставляют полный спектр услуг – от экспертизы до электронного архива․ При этом важно соблюдать порядок подготовки дел (полистная экспертиза, оформление заголовков, описи) и регулярно контролировать сроки хранения․

Помните: правильный архив – это гарантия юридической защиты компании и удобный инструмент для HR‑специалистов․

Контактные данные некоторых провайдеров архивных услуг в Москве:

• Делис Архив – 7 (495) -33‑73‑92, infoarchives-garant@ru, ул․ Ореховый бульвар, д․ 31․
• infoarchivexpert – 7 (495) -26 16 67, info@infoarchivexpert․ru, ул․ Красноармейская, д․ 4․
• Архивариус – 7 (495) -46‑70‑51, contact@archivarius․ru․

Если вы планируете организовать архив отдела кадров или ищете надёжного партнёра, обратитесь к указанным компаниям – они помогут подобрать оптимальное решение под ваш бюджет и требования․