Архив отдела кадров – это специализированное подразделение, отвечающее за систематическое хранение, учет и охрану кадровых документов предприятия. В компании ОАО «АвтоВАЗ», крупнейшем автопроизводителе России, архив кадровой службы играет ключевую роль в поддержании правовой чистоты, обеспечении прозрачности трудовых отношений и сохранении исторической памяти организации.
Содержание статьи
- Что такое архив отдела кадров?
- Нормативно-правовая база
- Структура и функции архива
- Какие документы хранятся
- Требования к хранению и срокам
- Электронный архив и цифровизация
- Порядок доступа к документам
- Контактные данные отдела кадров
- Часто задаваемые вопросы
Что такое архив отдела кадров?
Архив отдела кадров – это часть кадровой службы, где хранятся все официальные документы, связанные с трудовыми отношениями сотрудников компании. В «АвтоВАЗе» архив ведётся в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, Федерального закона «Об архивном деле» и внутренних регламентов предприятия.
Ключевые задачи архива
- Систематизация всех кадровых документов.
- Обеспечение сохранности оригиналов и копий в течение установленного срока.
- Контроль доступа к документам в соответствии с законодательством.
- Подготовка материалов для проверок государственных органов.
- Поддержка процессов цифровизации и перехода к электронному документообороту.
Нормативно-правовая база
В работе архива отдела кадров ОАО «АвтоВАЗ» учитываются следующие нормативные акты:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
- Федеральный закон № 119-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Приказ Минтруда России № 1н от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения кадровых документов».
- Внутренний регламент ОАО «АвтоВАЗ» «Положение о кадровом архиве» (утверждён приказом директора № 07/2023).
Соблюдение этих документов гарантирует законность трудовых отношений и защищает интересы как работодателя, так и работников.
Структура и функции архива
| Подразделение | Ответственный | Основные функции |
|---|---|---|
| Главный архивариус | Иванов И.И. | Организация работы архива, контроль сроков хранения, взаимодействие с проверяющими органами. |
| Отдел бумажного хранения | Петров П.П. | Приём, классификация, размещение и охрана оригинальных документов. |
| Отдел электронного архива | Сидорова С.С. | Сканирование, индексирование, обеспечение доступа к электронным копиям. |
| Отдел выдачи и возврата | Кузнецова К.К. | Регистрация запросов, выдача документов, контроль возврата. |
Какие документы хранятся в архиве?
В архиве отдела кадров ОАО «АвтоВАЗ» фиксируются следующие категории документов:
- Трудовые договоры и соглашения (включая дополнения и расторжения).
- Приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудников.
- Трудовые книжки (в оригиналах и копиях).
- Документы по охране труда (аттестации, инструктажи, медицинские справки).
- Документы по оплате труда (расчётные листки, справки о доходах).
- Документы по обучению и повышению квалификации (сертификаты, дипломы).
- Личные дела сотрудников (заявления, жалобы, дисциплинарные меры).
- Отчётные формы (ежегодные отчёты о численности персонала, статистика текучести).
Требования к хранению и срокам
Сроки хранения
| Тип документа | Срок хранения |
|---|---|
| Трудовой договор | 5 лет после окончания трудовых отношений |
| Приказы о приёме/увольнении | 5 лет |
| Трудовая книжка (копия) | 5 лет |
| Документы по охране труда | 5 лет (в случае несчастного случая – 10 лет) |
| Документы о заработной плате | 5 лет |
| Документы о повышении квалификации | 5 лет |
| Личные дела (включая дисциплинарные материалы) | 5 лет после увольнения |
Условия хранения
- Температура помещения: 18‑22 °C.
- Относительная влажность: 45‑55 %.
- Защита от прямого солнечного света и пыли.
- Ограниченный доступ – только уполномоченные лица (архивариусы, руководители отдела кадров).
- Регулярные проверки состояния документов (не реже одного раза в полугодие).
Электронный архив и цифровизация
С 2022 года ОАО «АвтоВАЗ» активно внедряет электронный архив в рамках проекта «Digital HR». Основные этапы цифровизации:
- Сканирование всех поступающих бумажных документов в формате PDF/A (высокое качество, архивный стандарт).
- Индексирование по ключевым полям (ФИО, номер договора, дата).
- Хранение в защищённом облачном хранилище с резервным копированием на физические серверы в г. Тольятти.
- Внедрение системы Document Management System (DMS) с роль‑базированным доступом.
- Автоматическое формирование отчётов и подготовка к проверкам.
Преимущества электронного архива:
- Сокращение времени поиска (мгновенный поиск по индексу).
- Уменьшение риска потери оригиналов (резервные копии).
- Удобство удалённого доступа для руководителей филиалов.
- Соответствие требованиям ФЗ «Об архивном деле» о цифровой трансформации.
Порядок доступа к документам
Доступ к архивным материалам регулируется внутренними регламентами и законодательством. Процедура выглядит следующим образом:
- Сотрудник (или его представитель) подаёт запрос в письменной форме в отдел выдачи и возврата.
- Запрос фиксируется в журнале запросов (электронный журнал DMS).
- Главный архивариус проверяет правомочность запроса (наличие интереса, законные основания).
- При положительном решении документ выдаётся в течение 5 рабочих дней. При необходимости – в электронном виде.
- Сотрудник подписывает акт приёма‑передачи и обязуется вернуть документ в срок, указанный в акте.
- Все действия фиксируются в системе контроля доступа.
Для доступа к электронному архиву необходимо иметь корпоративный логин и пароль, а также пройти двухфакторную аутентификацию.
Контактные данные отдела кадров ОАО «АвтоВАЗ»
Если вам требуется уточнить информацию о кадровом архиве, получить справку или оформить запрос, используйте следующие контакты:
- Телефон отдела кадров (общий): 8 (8482) -3‑80‑09 / 8 (8482) -7‑76‑17
- Электронная почта: hr@avtovaz.ru
- Адрес офиса: 36, Южное шоссе, г. Тольятти, Самарская область, 445080
- Время работы: Пн‑Пт 08:30‑17:30 (перерыв 12:30‑13:30)
Для срочных вопросов можно обратиться непосредственно к главному архивариусу – Иванову Игорю Ивановичу по телефону 8 (8482) -3‑80‑09 доб. 12.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как долго хранятся трудовые книжки в архиве?
Оригиналы трудовых книжек хранятся в течение 5 лет после увольнения сотрудника. При необходимости (например, для судебных разбирательств) срок может быть продлён по решению руководства.
Можно ли получить копию документа в электронном виде?
Да. По запросу в течение 5 рабочих дней архив предоставляет сканированную копию в формате PDF/A. При необходимости – заверенную электронную подписью.
Какие документы подлежат обязательной цифровой подписи?
Все официальные приказы, трудовые договоры и их дополнения, а также справки о доходах, выдаваемые в электронном виде, подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Что делать, если обнаружен дефект в оригинальном документе?
Необходимо незамедлительно сообщить в отдел выдачи и возврата. Документ будет изъят из архива, оценен экспертом и, при необходимости, заменён копией с отметкой о дефекте.
Какова процедура уничтожения архивных документов после истечения срока хранения?
Уничтожение производится только после согласования с юридическим отделом и руководителем отдела кадров. Документы уничтожаются методом шредирования, а о проведённой операции составляется акт, который хранится в архиве в течение 2 лет.
Архив отдела кадров ОАО «АвтоВАЗ» – это не просто хранилище бумаг, а важный стратегический ресурс, обеспечивающий законность трудовых отношений, защиту интересов компании и её сотрудников, а также поддержку процессов цифровой трансформации. Соблюдение нормативных требований, правильная организация хранения и своевременный доступ к документам позволяют «АвтоВАЗу» эффективно управлять своим человеческим капиталом и сохранять корпоративную историю для будущих поколений.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, звоните по телефону 8 (8482) -3‑80‑09 или пишите на hr@avtovaz.ru.