Цель статьи – дать полное представление о том, как формируется, ведётся и обслуживается архив кадровых документов в структуре РЖД. В ней рассматриваются нормативные требования, основные виды кадровых документов, последовательность архивной обработки, организационные и технические аспекты, а также рекомендации по оптимизации работы архивного подразделения.

Нормативно‑правовая база

Ведение архивов кадровых документов регулируется несколькими федеральными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 165‑170) – порядок хранения трудовых книжек, договоров, приказов и справок.
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ФЗ (2002) – определяет понятие «архив», требования к его созданию и хранению.
3. Приказ Минтруда России от № РМ‑4‑2/2 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения кадровых документов».
4. Внутренние нормативные акты ОАО «РЖД»: Положение о делопроизводстве, Положение об архивном хранении кадровых документов, Положение о ЦКАДР (Центр кадровой аналитики и развития).

Задачи архива отдела кадров

• Сохранение исторической и юридической ценности документов.
• Обеспечение быстрого доступа к сведениям о трудовом стаже, заработной плате, квалификации сотрудников.
• Поддержка процессов кадрового планирования, формирования резерва руководящих кадров (ЦКАДР).
• Соблюдение требований проверяющих органов (ФСБУ, Трудовая инспекция, Счетная палата).

Основные виды кадровых документов, попадающих в архив

Категория	Примеры документов	Срок хранения
Трудовые договоры и соглашения	Трудовой договор, договор подряда, соглашение о дистанционной работе	5 лет после прекращения трудовых отношений
Приказы и распоряжения	Приказ о приёме на работу, переводе, увольнении, повышении в должности	5 лет
Трудовые книжки и их копии	Оригиналы, выписки, справки о стаже	75 лет (в соответствии с ТК РФ)
Личные дела сотрудников	Анкеты, аттестационные листы, результаты медицинских осмотров	5–10 лет в зависимости от вида документа
Справки, выписки, копии	Справка о доходах, о стаже, о заработной плате	5 лет

Последовательность архивной обработки кадровых документов

Подготовительный этап

• Сбор всех документов, находящихся в «живом» обороте (приёмная, отдел кадров, бухгалтерия).
• Проверка полноты и соответствия оригиналов (отсутствие пустых листов, подписи, печати).
• Определение ценности документа (оперативная, текущая, архивная).

Полистная экспертиза

Проводится специалистом‑архивистом:

1. Отделка листов (удаление скрепок, лент, исправление повреждений).
2. Сортировка по типу документа.
3. Формирование дела – группы однотипных документов (например, «Приказы о переводе»).

Оформление дел

1. Составление заголовка дела (наименование, период, шифр).
2. Подготовка титульного листа и обложки (в соответствии с ГОСТ 7.0‑97).
3. Нумерация листов (сквозная, с указанием номера дела).
4. Составление листа‑заверителя (подтверждение полноты и достоверности).
5. Составление описи дел – реестра, где указаны все документы, их даты, номера и краткое содержание.
6. Печать описи и её подпись ответственным лицом.
7. Нанесение архивных штампов и шифров (по ГОСТ 7.12‑93).

Перемещение в архивное помещение

После завершения оформления дело помещается в специально отведённый архивный стеллаж, учитывая:

• Температурный режим (18‑22 °C) и относительную влажность (45‑55 %).
• Защиту от прямого солнечного света и пыли.
• Систему контроля доступа (только уполномоченный персонал).

Организационная структура архива отдела кадров в РЖД

Должность	Основные функции
Главный архивист (руководитель отдела кадров)	Контроль за соблюдением нормативов, разработка регламентов, взаимодействие с ЦКАДР.
Специалист‑архивист	Проведение полистной экспертизы, оформление дел, составление описи;
Секретарь‑делопроизводитель	Сбор и предварительная сортировка документов, работа с входящей корреспонденцией.
Технический специалист	Поддержка архивного оборудования, контроль микроклимата, обслуживание стеллажей.

В реальных условиях РЖД часто ограничена в ресурсах: один секретарь совмещает функции приёма документов и их архивирования. Поэтому важен системный подход к упорядочиванию и автоматизации процессов.

Техническое оснащение архива

• Стеллажи металлические с регулируемыми полками (покупка и установка – отдельный бюджет).
• Система контроля микроклимата (термогигрометры, автоматические увлажнители).
• Устройства для полистной экспертизы: ножницы, лопатки, скрепки‑отсоединители, клей‑пленка.
• Программное обеспечение для электронного каталога (например, 1С:Документооборот, АРХИВ‑ЭКСПЕРТ).

Переход к цифровому архиву

Почему стоит оцифровывать?

• Сокращение физического пространства.
• Ускоренный поиск (по дате, номеру, ключевым словам).
• Повышение уровня защиты (резервные копии, шифрование).
• Соответствие требованиям Электронного документооборота (ЭДО) в государственных организациях.

Этапы оцифровки

1. Подготовка документов (удаление скрепок, исправление повреждений).
2. Сканирование в формате PDF/A‑2 (высокое качество, архивный стандарт).
3. Метаданные: дата, тип, шифр, ссылка на оригинал.
4. Загрузка в систему электронного архива с разграничением доступа.
5. Уничтожение оригиналов только после подтверждения их полной цифровой копии и согласования с юридическим отделом.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у трудовой книжки?

Трудовая книжка и её копии хранятся 75 лет после прекращения трудовых отношений (ТК РФ, ст. 165).

Что делать, если в деле обнаружены «потерянные» листы?

Необходимо оформить акт о недостаче, указать причины и, если возможно, восстановить документ (обратиться к сотруднику‑источнику). В реестр вносим пометку «частичный комплект».

Можно ли хранить документы в обычных офисных шкафах?

Для архивных документов требуется специальное архивное помещение с контролем микроклимата. Обычные шкафы допускаются только для временного хранения (не более 6 месяцев).

Как оформить запрос на справку о трудовом стаже из архива?

Сотрудник (или его представитель) подаёт письменный запрос в отдел кадров, указывая ФИО, период работы и цель получения справки. Архивист формирует выписку из описи дел и выдаёт справку в течение 5 рабочих дней.

Практические рекомендации по оптимизации работы архива отдела кадров РЖД

1. Внедрить номенклатуру дел – разработать единый шифр (например, КД‑2023‑01‑ПРИКАЗ) и использовать его во всех новых делах.
2. Назначить ответственного за контроль микроклимата и вести журнал измерений.
3. Регулярно проводить инвентаризацию (раз в полгода) – сверять описи с фактическим наличием дел.
4. Обучать персонал (секретарей, архивистов) базовым навыкам полистной экспертизы и работе с архивными штампами.
5. Разработать план перехода к электронному архиву на 3‑5 лет: оценка объёмов, бюджет, выбор ПО, пилотный проект в одном филиале.
6. Согласовать с юридическим отделом порядок уничтожения оригиналов после оцифровки.
7. Внедрить систему автоматических напоминаний о сроках уничтожения (по ТК РФ) через 1С или аналог.

Архив отдела кадров ОАО «РЖД» – это не просто хранилище бумаг, а стратегический ресурс, обеспечивающий юридическую безопасность, эффективность кадрового планирования и поддержку формирования резерва руководящих кадров (ЦКАДР). Правильная организация архивных процессов, соблюдение нормативных сроков хранения и постепенный переход к цифровому формату позволяют компании сохранять историческую преемственность и одновременно повышать оперативность работы с кадровой информацией.

Помните, что качественная архивная обработка начинается с системного подхода и вовлечения всех участников процесса: от секретаря, собирающего документы, до архивиста, формирующего дело, и руководителя, контролирующего соблюдение нормативов.

---

Дата публикации: 08:41:32 ()