Под понятием «архив полевых учреждений» в российской архивной практике обычно понимается совокупность документов, созданных военными управлениями, штабами, частями и учреждениями, действовавшими в театре военных действий (на фронте, в армии, на флоте) в разные исторические периоды, но преимущественно в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг. Эти документы концентрируются в ведущих военных архивах страны и представляют собой первоисточник для изучения истории войн, поиска утерянных солдат, подтверждения стажа и наград ветеранов.

Основные хранилища документов полевых учреждений

В Российской Федерации существует несколько ключевых федеральных архивов, в фондах которых сосредоточена абсолютная большинство документов полевого управления:

• Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО РФ) — крупнейший военный архив страны (г. Подольск, Московская обл.). Хранит документы центральных военных учреждений, штабов фронтов, армий, корпусов, дивизий, бригад, а также полевых управлений общевойсковых фронтов и фронто-туйлового обеспечения. Именно здесь находятся основные массивы боевых журналов, приказов, рапортов, карт-схем и личных дел офицерского состава.
• Российский государственный военный архив (РГВА), (г. Москва). Хранит документы более ранних периодов (I мировая, Гражданская война, междувоенный период), а также значительные фонды по Великой Отечественной войне, включая документы Генерального штаба, Народного комиссариата обороны (НКО), Главного управления по делам военнопленных и интернированных (ГУПВИ МВД СССР) за 1939–1960 гг., документы пограничных и внутренних войск ВЧК-ОГПУ-НКВД-МВД СССР с 1918 г.
• Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ) — хранит документы Центрального штаба партизанского движения (ЦШПД) при Ставке ВГК (1942–1944 гг.). Сведения о службе в партизанских отрядах также хранятся в государственных архивах по месту их нахождения (областные, краевые, республиканские архивы), где действовали местные штабы партизанского движения (ШПД).
• Архивы Военно-морского флота (ЦА ВМФ РФ, г. Санкт-Петербург) — для документов полевых учреждений флота, флотилий, береговых частей.

Что входит в состав фондов полевых учреждений?

Структура фондов полевых учреждений крайне разнообразна. Согласно путеводителям (например, подробному двухтомному путеводителю по фондам РККА и НКВД в РГВА), документы делятся на несколько категорий:

Оперативно-боевые документы

• Боевые журналы штабов и политических управлений;
• Оперативные сводки, рапорты, донесения;
• Приказы, директивы, распоряжения командования;
• Карты-схемы, планы операций, схемы развертывания войск;
• Акты разведки, переговоры с пленными, перехват радиограмм.

Документы по личному составу (Кадровые)

Это наиболее востребованная категория для геноалогических и исторических исследований. В нее входят:

• Послужной (формулярный) список — вся служебная история военнослужащего;
• Личное дело — характеристики, автобиографии, заявления, документы о награждении;
• Списки служащих (штатные расписания), место лица в учреждении, должность, стаж, чин, денежное жалование;
• Ведомости на выдачу жалования / расчетные книжки;
• Приказы по личному составу (о зачислении, перечислении, ранении, контузии, награждении, увольнении);
• Карточки учета личного состава (в т.ч. эвакуированных из госпиталей, погибших, пропавших без вести).

Документы тыловых, медицинских и специальных служб

• Документы полевых госпиталей, эвакуационных пунктов, санитарных рот (журналы учета раненых, истории болезней, похоронные ведомости);
• Документы полевых почтовых станций (ФПС), важны для установления местонахождения части в определенную дату;
• Документы трибуналов, органов военной прокуратуры, спецотделов (СМЕРШ);
• Документы ГУПВИ (лагеря военнопленных, интернированных).

Документы партизанского движения

• Отчеты о боевой работе отрядов и соединений;
• Номинативные списки партизан, подземщиков, связных;
• Акты sabotажных действий, разведданные;
• Личные дела командиров отрядов и штабов.

Научно-справочный аппарат: как ориентироваться в фондах

Работа с массивами полевых учреждений невозможна без использования внутреннего научно-справочного аппарата (НСА) архивов. Он включает:

1. Путеводители по фондам — основной инструмент. Для ЦАМО и РГВА существуют опубликованные многотомные путеводители с обширными характеристиками истории фондообразователей (центральные учреждения, нижестоящие армейские подразделения, командование отдельных армий и соединений).
2. Описи фондов — перечень дел внутри фонда с указанием заглавия, дат и количества листов.
3. Систематические и именные каталоги.
4. Тематические картотеки на правах фондов-коллекций (например, картотека награжденных, картотека погибших, картотека партизан).
5. Электронные базы данных — «Память народа» (pamyat-naroda.ru), «Подвиг народа» (podvignaroda.ru), «ОБД Мемориал» (obd-memorial.ru), интегрирующие данные из описей и документов.

Важно: Прежде чем обращаться в архив, необходимо изучить его путеводитель (доступен на сайтах архивов или в читальных залах), чтобы точно определить номер фонда, описи и дела.

Порядок поиска информации и работы в архиве

Подготовительный этап (дистанционный)

• Соберите максимально полные входные данные: ФИО, дата/место рождения, призывник (РВК), номер воинской части (если известен), даты службы, звание.
• Проверьте открытые базы данных («Память народа», «Подвиг народа»). Часто скан наградного листа или карточки утерянного содержит номер части и архивный реквизит (фонд, опись, дело).
• Изучите сайт целевого архива (ЦАМО РФ, РГВА, региональный архив) — там публикуются правила пользования, график работы читального зала, контакты справочно-информационных отделов.

Обращение в архив (запрос)

Существует две основные формы работы:

• Написание официального запроса (по почте / через Госуслуги / электронную форму на сайте архива). Подходит для получения архивной справки, выписки или копии конкретного документа, если известны точные реквизиты. В ответе приходит справка или мотивированный отказ.
• Личная работа в читальном зале. Необходима для комплексного исследования, просмотра больших массивов дел (боевых журналов, списков личного состава), если реквизиты неизвестны.

Правила работы в читальном зале (на примере ЦАМО РФ)

• Необходим паспорт гражданина РФ.
• Рекомендуется приезжать в открытие (обычно 9:00) в первые дни недели, лучше предварительно связавшись с сотрудниками читального зала по телефону/email.
• Лимит заказа: обычно не более 10 дел в день по каждому конкретному фонду.
• Срок выдачи: заказы выполняются в течение 2 рабочих дней.
• Работа с оригиналами документов строго в читальном зале; фотосъемка часто разрешается (без вспышки, на камеру/телефон), копирование на ксерокс — по правилам архива (платное/бесплатное, в зависимости от состояния документа).

Специфика поиска по разным категориям

Трофейные документы и документы иностранного происхождения

Особое место в фондах РГВА и ЦАМО занимают документы иностранного происхождения (трофейные). Это архивы вермахта, satélitных армий (Румынии, Венгрии, Италии, Финляндии), а также документы польского, чехословацкого и других формирований. Они критически важны для:

• Уточнения потерь советских войск по данным противника;
• Поиска захоронений на временно оккупированных территориях;
• Изучения истории конкретных сражений с «другой стороны холма».

Работа с ними требует знания языков (немецкого, румынского и др.) и навыков палеографии.

Полезные советы исследователю

1. Начинайте с онлайн-баз. 80% базовых запросов (награда, утерян, захоронение) закрываются на этапе «Память народа» / «Подвиг народа» без поездки в архив.
2. Ищите номер части (в/ч). Без номера воинской части поиск в описях полевых управлений (где тысячи дел) может занять месяцы. Номер части часто указан в наградных листах, ведомостях утерянных, письмах с фронта (ФПС).
3. Используйте путеводители. Двухтомный путеводитель РГВА по фондам РККА/НКВД и путеводители ЦАМО — это «карта сокровищ». Они доступны в электронном виде на сайтах архивов или в библиотеках.
4. Не игнорируйте региональные архивы. Документы эвакированных предприятий, госпиталей, призывных комисariатов (РВК), партизанских штабов часто остались на местах.
5. Оформляйте запрос грамотно. Указывайте: цель поиска (установление судьбы, подтверждение стажа для пенсии, получение медали), все известные варианты написания фамилии, даты, места. Прикладывайте копии подтверждающих документов (свидетельство о рождении/смерти, паспорт искомого, ваше доверенность, если ищете не для себя).

Архив полевых учреждений — это не единое здание, а распределенная система фондов, объединенных исторической миссией: сохранить память о людях и событиях войны. Главные ключи к успеху — знание структуры архивной сети (ЦАМО, РГВА, РГАСПИ, региональные архивы), умение пользоваться путеводителями и электронными базами и понимание логики формирования документов (по частям, по штабам, по ведомствам). Даже если личного дела не сохранилось, боевой журнал части или приказ о награждении могут вернуть имя и судьбу героя в историческую память.

---

Статья подготовлена на основе открытых данных сайтов ЦАМО РФ, РГВА, РГАСПИ, Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов, FamilySearch Wiki и рекомендаций Поискового Движения России. Актуально на .