Архив работников РФ – это специализированное подразделение архивной службы, отвечающее за формирование, хранение и предоставление документов, отражающих трудовую деятельность граждан в государственных, муниципальных и коммерческих организациях. Правильное ведение такого архива обеспечивает защиту прав работников, соблюдение законодательства и возможность получения подтверждений трудового стажа, заработной платы и особых условий труда.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет общие принципы создания и функционирования архивов, включая кадровые.
• Трудовой кодекс РФ (ст; 66, ч. 2) – регламентирует хранение трудовых книжек и других документов строгой отчетности.
• Приказ Росархива № … от … – утверждает Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения.
• Постановление Правительства РФ от – вводит новый порядок передачи кадровых документов в архив (см. раздел «Передача документов»).

Все перечисленные акты обязательны для исполнения организациями‑источниками комплектования архива.

Виды документов, поступающих в архив работников

В архив принимаются документы, фиксирующие трудовую деятельность сотрудников. К ним относятся:

1. Приказы по личному составу:
   • о приёме, увольнении, перемещении;
   • о поощрении, премировании;
   • об установлении окладов, доплат и надбавок;
   • о временном замещении должностей;
   • об отпусках по уходу за ребёнком, декретных отпусках;
   • об изменении фамилии, о заграничных командировках;
   • об присвоении классных чинов и др.
2. Личные дела сотрудников.
3. Списки работников (штатные расписания, табели учёта рабочего времени).
4. Трудовые договоры и контракты.
5. Личные карточки формы Т‑2.
6. Копии трудовых книжек (хранятся как документы строгой отчетности).
7. Документы, подтверждающие особые условия труда (например, вредные или опасные производства).

Все перечисленные документы могут храниться в бумажном и электронном виде, однако электронные копии должны соответствовать требованиям к долгосрочному сохранению (см. раздел «Электронный архив»).

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива. Основные положения:

По истечении установленного срока документы подлежат либо уничтожению (с оформлением акта), либо передаче на постоянное хранение в государственный архив, если они представляют историческую или научную ценность.

Порядок передачи кадровых документов в архив (с 17 сентября 2026 г;)

С 17 сентября 2026 года Росархив изменил правила приёма кадровых документов. Новый порядок включает следующие этапы:

1. Подготовка описи – составляется опись передаваемых дел в соответствии с формой, утверждённой Росархивом (форма № А‑1).
2. Классификация и систематизация – документы распределяются по группам (приказы, личные дела, договоры и т.д.) и хронологическому порядку.
3. Оформление сопроводительных документов – составляется акт приёма‑передачи, в котором указываются количество единиц хранения, дата передачи и ответственные лица.
4. Физическая подготовка – бумажные документы упаковываются в кислото‑нейтральные коробки, электронные копии записываются на сертифицированные носители (например, LTO‑ленты) с контрольными суммами.
5. Обращение в орган управления архивным делом субъекта РФ – кадровик направляет запрос в территориальное управление архивным делом (обычно это отдел архивов министерства культуры региона) для получения реквизитов приёма и согласования даты передачи.
6. Передача – документы сдаются в приёмное отделение архива, где проводится приёмка, проверка комплектности и внесение в государственный реестр архивных фондов.

Важно: при передаче электронных документов необходимо обеспечить их соответствие требованиям к долгосрочному сохранению (форматы PDF/A, TIFF, наличие метаданных, регулярная проверка целостности).

Организация электронного архива кадровых документов

С учётом растущего объёма информации многие организации переходят на электронное хранение кадровых дел. Основные требования к электронному архиву:

• Форматы файлов – PDF/A‑2/3 для сканированных документов, XML/JSON для структурированных данных.
• Метаданные – каждый файл должен сопровождаться набором атрибутов (номер дела, дата, вид документа, ФИО сотрудника, номер дела в системе).
• Контроль целостности – использование контрольных сумм (MD5, SHA‑256) и регулярные проверки.
• Резервное копирование – минимум три копии на разных носителях (локальный сервер, облачное хранилище, офлайн‑лента) с географическим разделением.
• Контроль доступа – ролевая модель доступа, журнал событий, двухфакторная аутентификация.
• Соблюдение сроков хранения – автоматические напоминания о приближении конца срока и возможности уничтожения или передачи на постоянное хранение.

Компания «Архивный Эксперт» и аналогичные поставщики предлагают готовые решения для создания и ведения электронного архива кадровых документов, включая сканирование, индексацию и обеспечение долгосрочного сохранения до 75 лет.

Практические рекомендации для кадровиков

1. Назначьте уполномоченное лицо ответственное за хранение трудовых книжек и других документов строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).
2. Ведите актуальную опись всех кадровых дел, обновляя её при каждом поступлении или выбытии документа.
3. Регулярно проводите инвентаризацию – сверяйте фактическое наличие документов с описью не реже одного раза в год.
4. Обеспечьте условия хранения – для бумажных документов: температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %, защита от света и пыли.
5. Внедрите электронный документооборот – сканируйте поступления сразу после подписания, присваивайте уникальные идентификаторы и загружайте в СЭД.
6. Следите за изменениями законодательства – подписывайтесь на официальные рассылки Росархива и Минтруда.
7. Обучайте персонал – проводите краткие инструктажи по работе с архивом и правильному оформлению документов на хранение.

Контактная информация

Для получения актуальных реквизитов территориального органа управления архивным делом рекомендуется обращаться к официальному сайту Архивы России или непосредственно в управление культуры вашего субъекта РФ.

Пример телефона для справок (данные взяты из открытых источников): 7 495 646‑70‑51.

Архив работников РФ является важным элементом государственной системы учёта трудовой деятельности. Соблюдение нормативных требований, правильная организация хранения (как бумажного, так и электронного) и своевременная передача документов в архив позволяют:

• Защищать права работников (подтверждение стажа, заработной платы, особых условий труда);
• Обеспечивать законность кадровой политики организаций;
• Сохранять историческую память о трудовом вкладе граждан в развитие страны.

Следуя представленным рекомендациям и используя современные технологии, кадровики смогут эффективно управлять архивом работников, минимизировать риски потери информации и обеспечить её доступность для будущих поколений.