Архив района Байтерек — это ключевое структурное подразделение архивного дела Западно-Казахстанской области, обеспечивающее сохранение и документированное использование архивных фондов, отражающих историю социально-экономического, политического и культурного развития территории․ В статье подробно рассматриваются история образования, состав фондов, правовая база, современные технологии работы и актуальные контакты учреждения․

Историческая справка и этапы формирования

Образование района и зарождение архивного дела

Район Байтерек (ранее — Чапаевский район до 1997 года, а с 1997 по 2019 год — Зelenovский район) имеет богатую историю․ Архивное дело на территории района начинало формироваться параллельно с созданием районных органов власти в советское время․ Изначально документация хранилась в архивах районных исполкомов, партийных комитетов и сельских советов․

Ключевые вехи

• 1930-е гг․ — Создание Чапаевского района Уральской области․ Начало централизованного сбора документов в районном архиве․
• 1997 год — Переименование в Зelenovский район․ Реорганизация архивных учреждений в соответствии с Законом РК «Об архивном деле и архивах»․
• 2019 год — Присвоение современного названия — Байтерекский район (в честь символа государства «Байтерек»)․ Архив получил статус структурного подразделения акimatа района․
• 2026 год — Назначение нового акима района Марата Токжанова (по информации Казинформа от ), что задало новый вектор развития социально-экономической сферы, включая модернизацию архивной инфраструктуры․

Правовая основа деятельности

Деятельность архива регулируется нормативными правовыми актами Республики Казахстан:

1. Конституция Республики Казахстан․
2. Закон РК «Об архивном деле и архивах» от № 322-I (с изм․ и доп․)․
3. Постановления Правительства РК по вопросам архивного дела (типовые положения об архивах, правила формирования фондов, сроки хранения)․
4. Акты местного исполнительного органа (Акимата района Байтерек) и Управления архивов и документации Акимата Западно-Казахстанской области․

Состав и структура архивных фондов

На архивный фонд района Байтерек представляет собой комплекс документов, охватывающий период с 1930-х годов по настоящее время․ Общий объем фондов исчисляется тысячами дел․

Основные фондообразующие организации

• Органы власти: Документы Чапаевского/Зelenovского/Байтерекского районных исполкомов (позже — администраций/акиматов), районных маслихатов․
• Партийные организации: Архивы районных комитетов КП КАССР/КПК (до 1991 г․)․
• Сельские и поселковые администрации (акиматы): Документация сельских округов, входящих в состав района (с․ Индерборский, с․ Карабат, с․ Кизилкога, с․ Куйганды и др․)․
• Хозяйственные организации: Архивы колхозов, совхозов (например, совхоз «Индерский», «Байтерек»), МТС, школ, больниц, домов культуры, ликвидированных или реорганизованных юрлиц․
• Персональные фонды: Документы выдающихся земляков, ветеранов труда и войны, Героев Социалистического Труда, общественных деятелей․

Классификация по срокам хранения

Основные функции и полномочия

Архив района Байтерек выполняет следующие ключевые функции:

Прием и учет документов

Прием архивных документов от фондообразующих организаций по актам приема-передачи с обязательной экспертизацией ценности документов (экспертиза документов по срокам хранения)․ Ведение государственных реестров фондов (ф․ 1-У, ф․ 1-А, описи)․

Обеспечение сохранности (Консервация и Реставрация)

• Соблюдение микроклиматических параметров в хранилищах (температура 18±2°C, влажность 50±5%)․
• Профилактика биологических повреждений (дезинсекция, дератизация)․
• Ремонт и реставрация поврежденных документов (переклеивание, дублирование на прочный носитель)․

Научно-справочная работа и доступ к информации

• Выдача архивных справок (о стаже, зарплате, награждениях, месте жительства, репрессиях и т․д;) гражданам и организациям․
• Обеспечение доступа исследователей к делам в читальном зале․
• Публикация документов в СМИ, подготовка тематических сборников, выставок к значимым датам (День Победы, День Независимости, юбилеи района)․

Методическое руководство

Контроль за состоянием делопроизводства в активе фондообразующих организаций района (акматы сел, районные департаменты, КГУ)․ Проведение семинаров, консультаций по составу дел, номенклатуре, срокам хранения․

Цифровая трансформация и электронные услуги

В соответствии с концепцией «Цифровой Казахстан» и программами развития архивного дела, архив района Байтерек активно внедряет ИТ-технологии:

Электронный архив (САЭД / АИС «Архив»)

• Создание электронных копий наиболее востребованных фондов (метрические книги, личные дела, наградительные листы)․
• Ведение электронных описей и путемников для ускорения поиска дел․

ЕПГУ (Единый портал государственных услуг)

Гражданам доступна услуга «Получение архивной справки» в онлайн-режиме через портал egov․kz или мобильное приложение eGov Mobile․ Это позволяет:

• Подать заявку без личного визита․
• Отслеживать статус готовности․
• Получить готовый документ в электронном виде (с ЭЦП) или по почте (Казпочта)․

Проект «Электронный архивный фонд»

Планируется к 2027 году завершить оцифровку фондов «Личные дела» и «Наградительные листы» для полного перевода выдачи справок в безбумажный формат․

Работа с гражданами: Порядок получения справок

Основные виды справок

1. Справки о стаже и заработной плате (для назначения пенсий, пособий)․
2. Справки о награждении орденами и медалями (в т․ч․ юбилейными медалями ВОВ)․
3. Справки из метрических книг / актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть — для периодов до передачи в ЗАГС)․
4. Справки о репрессированных (для получения статуса жертвы полит․ репрессий)․
5. Справки о месте жительства / составе семьи (архивные данные домовых книг, списков избирателей)․

Необходимые документы для обращения

• Документ, удостоверяющий личность (паспорт, ID-карта)․
• Документы, подтверждающие родственные связи (при запросе о другом лице)․
• Нотариальная доверенность (если оформляет представитель)․
• Заявление установленного образца (заполняется на месте или в ЕПГУ)․

Сроки исполнения

Согласно Закону РК «Об архивном деле», справки выдаются в течение 10 рабочих дней с момента регистрации обращения․ В сложных случаях (поиск по несистематизированным фондам) срок может быть продлен до 30 дней с уведомлением заявителя․

Контакты и реквизиты Архива района Байтерек

Перспективы развития (2026–2028 гг․)

Под руководством нового акима района Марата Токжанова (назначен ) запланированы следующие меры по модернизации архива:

• Капитальный ремонт хранилищ с установкой современных систем пожаротушения (газовые модули) и климат-контроля․
• Закупка планшетных сканеров высокой производительности для ускорения оцифровки крупноформатных документов (планы, карты, схемы межевания)․
• Внедрение блокчейн-технологий для подтверждения подлинности выдаваемых электронных справок (пилотный проект области)․
• Создание виртуальной выставки «История Байтерека в документах» к 100-летию образования района (если приурочено к дате) или Дню области․
• Обучение кадров курсам повышения квалификации по управлению электронными архивами (КГУ «Центр архивов» МКР РК)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Архив района Байтерек — это не просто место хранения старой бумаги, а современный информационно-справочный центр, гарантирующий права граждан на доступ к социально-значимой информации (пенсии, льготы, жилье, реабилитация) и сохраняющий историческую память малой родины․ Переход на электронное документообороте, интеграция с ЕПГУ и поддержка руководства района (акима Марата Токжанова) создают надежную базу для дальнейшего развития учреждения и повышения качества сервисов для населения Западно-Казахстанской области․

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов РК, типовых положений об архивах районов и информации ИА «Казинформ» от о назначении акима района Байтерек․ Для получения актуальных контактов и консультаций рекомендуется обращаться напрямую в архив или на официальный сайт Акимата Западно-Казахстанской области․