Архив Российского государственного педагогического университета имени А.И. Герцена (РГПУ им. А.И. Герцена, исторически — ХГУ/ЛГПИ) является важнейшим структурным подразделением, хранящим документальное наследие одного из старейших педагогических вузов страны. Ниже представлена актуальная контактная информация, режим работы и сведения о том, как получить справку или доступ к документам.
Основные контакты Архива
- Телефон справочно-информационной службы (приемная архива): +7 (812) -28-25-25 (доб. 2242 или 2243)
- Альтернативный номер (секретариат управления архивом/документацией): +7 (812) -28-25-25 (доб. 2241)
- Электронная почта: archive@herzen.spb.ru
- Официальный сайт университета (раздел Архив): herzen.spb.ru/university/structure/administration/archive/
Важно: Внутренние добавочные номера могут меняться. При звонке на единый номер университета +7 (812) -28-25-25 просите оператора соединить с Архивом (Управлением архива и делопроизводства) или назовите добавочный 2242 / 2243.
Адрес и место нахождения
Архив расположен на главном кампусе университета в историческом здании:
Адрес: 191186, г. Санкт-Петербург, наб. р. Мойки, д. 48 (Главное здание, корпус «А»), каб. 102 (на партере, слева от главного входа).Режим работы и прием посетителей
Работа с читателями и выдача справок ведеться в установленные часы. Обязательно уточняйте режим работы по телефону перед визитом, так как график может меняться в летний период, во время сессий или каникул;
| День недели | Часы приема | Примечание |
|---|---|---|
| Понедельник | 10:00 – 16:00 | Прием заявок, выдача справок |
| Вторник | 10:00 – 16:00 | Работа в читальне (по предварительной записи) |
| Среда | 10:00 – 16:00 | Прием заявок, выдача справок |
| Четверг | 10:00 – 16:00 | Работа в читальне (по предварительной записи) |
| Пятница | 10:00 – 14:00 | Сокращенный день, только выдача готовых справок |
| Суббота, Воскресенье | Выходной | — |
Перерыв на обед: обычно 13:00 – 14:00 (уточните у оператора).
Санитарный день: последний пятница месяца (архив закрыт для посетителей).
Какие услуги оказывает Архив РГПУ им. А.И. Герцена
- Выдача архивных справок: о обучении (подтверждение факта обучения, периоды, специальность), о выдаче документов об образовании (дипломов, аттестатов старых лет), о присвоении квалификаций.
- Подтверждение квалификации: для трудовой книжки, Пенсионного фонда (СФР), прохождения аттестации.
- Предоставление копий документов: копии личных дел, ведомостей экзаменов, приказов о зачислении/отчислении/окончании (в соответствии с законодательством о доступе к архивным документам).
- Научные и исторические запросы: работа с фондами университета для написания диссертаций, статей, книг (требуется официальное обращение руководителя организации/научного руководителя).
- Генеалогические запросы: поиск сведений об, обучавшихся в Историко-филологическом институте, ЛГПИ, Педагогическом институте им. Герцена в разные годы.
Порядок получения справки (пошаговая инструкция)
Подготовка документов
Вам понадобятся:
- Паспорт гражданина РФ (оригинал).
- Документ, подтверждающий смену фамилии (свидетельство о браке/разводе, решение суда), если фамилия изменилась относительно той, под которой вы учились.
- Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в установленном порядке) — если справку забирает представитель.
Подача заявления
- Лично: в кабинете 102 (приемная архива) в часы приема.
- Почта России: заказным письмом с вложенным описью вложения на адрес: 191186, СПб, наб. Мойки, 48, Архив РГПУ им. А.И. Герцена. В письме укажите контактный телефон и адрес для ответа.
- Электронно: на e-mail archive@herzen.spb.ru (скан заявления с подписью, скан паспорта, скан документа о смене имени). Тема письма: «Запрос архивной справки — ФИО, год окончания».
- Через Госуслуги: услуга «Получение справки из архива образовательной организации» (доступность зависит от интеграции вуза в систему).
Сроки изготовления
Согласно законодательству (ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ», ст. 22), срок предоставления архивной справки составляет до 30 календарных дней с момента регистрации запроса. На практике стандартные справки об обучении часто готовят быстрее — в течение 5–10 рабочих дней; Сложные запросы (поиск в дореволюционных фондах, восстановление утерянных дел) могут занять максимальный срок.
Получение результата
- Лично по паспорту (или доверенности) в кабинете 102.
- Почтой (ЕМС или обычное заказное письмо) — укажите индекс и полный адрес в заявлении.
- Электронно (скан подписанной справки), если запросили на e-mail и согласовали такой способ получения.
Особенности фондов Архива (Что нужно знать)
- Фонды до 1917 года: Документы Историко-филологического института, Женских курсов, Семинариум. Доступ к ним может быть ограничен состоянием сохранности; поиск требует больше времени.
- Советский период (1918–1991): Личные дела студентов, ведомости, приказы ЛГПИ / ПИ им. Герцена. Основной массив запросов приходится на этот период.
- Современный период (с 1992 г.): Документы РГПУ им. А;И. Герцена. Справки о недавнем обучении (после 2000 г.) часто быстрее заказывать через деканат своего института или портал «Студентский офис», если вы еще не получали диплом.
- Утерянные дела: В период войны (блокада) и переездов часть дел была утеряна или повреждена. Если дело не найдено, архив выдает официальное уведомление об отсутствии документа, которое принимается в СФР/ПФР для подтверждения стажа;
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько стоит архивная справка?
Для ников (выпускников) и сотрудников университета справки о обучении и квалификации выдаются бесплатно (в соответствии с приказом Минобрнауки и локальными актами вуза). Платными могут быть: сложные исторические справки, копии больших объемов документов (оплата за копирование/цифрование), срочное изготовление (если предусмотрено тарифами). Уточните у оператора по телефону.
Можно ли заказать справку, не приезжая в Санкт-Петербург?
Да. Основные способы: почта России (заказное письмо с заявлением и копией паспорта) или электронная почта archive@herzen.spb.ru. Готовую справку пришлют по обратному адресу или на e-mail (скан). Для СФР часто требуется оригинал с печатью и подписью — тогда лучше заказать отправку почтой (ЕМС).
Что делать, если архив не нашел мое личное дело?
Попросите архивиста выдать официальное уведомление (справку) об отсутствии документа в фондах (формы 1-Арх или свободной формы с печатью и подписью руководителя архива). Этот документ является законным основанием для Пенсионного фонда (СФР) для подтверждения вашего стажа/обучения при расчете пенсии.
Нужна ли доверенность для получения справки родственником?
Да, обязательно. Согласно ст. 22 ФЗ-125, доступ к документам, содержащим сведения о частной жизни (личные дела), имеют только сам гражданин или его представитель по доверенности. Доверенность должна быть нотариальной или простой письменной, заверенной организацией, где работает представитель (или заведующим жилым домом/медицинской организацией и т.д.), с указанием полномочий на получение архивных справок.
Контакты смежных структур (если Архив не может помочь)
Иногда справки быстрее получить в других подразделениях:
- Центр карьеры и поддержки трудоустройства / Студенческий офис: для справок текущим студентам и недавним выпускникам (после 2010–2015 гг.). Тел.: +7 (812) -28-25-25 (доб. 2200, 2201).
- Деканаты институтов: для справок об обучении, академических отпусках, переводах (если дело еще не передано в архив — обычно дела передаются через 3–5 лет после окончания/отчисления).
- Учебный отдел (Управление учебной работой): вопросы восстановления, перевода, переаттестации. Тел.: +7 (812) -28-25-25 (доб. 2230).
- Государственный архив Санкт-Петербурга (ГАСПб): если речь идет о дореволюционных учебных заведениях, не вошедших в состав Герценовского института, или о фондах органов управления образованием (уездные/губернаторские правления). Адрес: ул. Варежкина, 5. Тел.: +7 (812) -72-43-87.
Краткая шпаргалка для звонка в Архив
- Наберите: +7 (812) -28-25-25
- Дождитесь автоинформатора/секретаря.
- Назовите добавочный: 2242 или 2243 (или попросите «Архив, кабинет 102»).
- Готовьтесь назвать: ФИО (при обучении), год рождения, год поступления/окончания, институт/факультет, специальность.
- Уточните: режим работы на эту неделю, срок готовности, способ получения (лично/почта/email).
Данная информация актуальна на момент публикации. Номера добавочных и часы приема могут изменяться администрацией университета. Рекомендуется проверить актуальные контакты на официальном сайте herzen.spb.ru в разделе «Структура университета — Управление архива и делопроизводства» перед визитом или звонком.