Российский государственный педагогический университет имени А.И. Герцена (РГПУ) имеет богатую историю, и его архив является важным структурным подразделением, обеспечивающим хранение и использование документов университета. Данная статья содержит актуальную на июль 2026 года информацию о режиме работы читального зала, контактах и порядке обращения в архив.

Важное примечание: Режим работы архива может меняться в связи с учебным графиком, санитарными днями, праздниками или ремонтными работами. Обязательно подтверждайте часы работы по телефону или на официальном сайте университета перед визитом.

Актуальные часы работы читального зала (типовый график)

На основе стандартного распорядка дня РГПУ им. А.И. Герцена, часы работы архива для посетителей (читального зала) обычно устанавливаются следующим образом:

Особые режимы работы:

• Санитарный день: Обычно последний четверг или пятница месяца (архив закрыт для посетителей).
• Каникулярное время (лето/зима): График может сокращаться (например, работа только до 15:00 или только по определенным дням).
• Прием заявлений/справок: Часто ведется в отдельное окно или в то же время, но без доступа в читальный зал.

Местоположение и контакты

Архив РГПУ расположен на территории главного корпуса университета.

Кто имеет право пользоваться архивом?

Доступ в читальный зал архива РГПУ предоставляется следующим категориям лиц:

1. Сотрудники и преподаватели РГПУ (по служебному удостоверению).
2. Студенты, аспиранты, соискатели РГПУ (по студенческому/аспирантскому билету), для написания курсовых, дипломов, диссертаций.
3. Внешние исследователи (историки, гениелоги, представители других вузов) — только по предварительному согласованию с руководством архива и при наличии официального запроса (гарантийного письма) от организации-заказчика.
4. Выпускники предыдущих лет — для получения справок, дубликатов документов об образовании (часто оформляется через Приемную комиссию или Центр карьеры, архив выдает архивную справку по запросу структурного подразделения).

Порядок оформления доступа (Инструкция)

Для студентов и сотрудников РГПУ:

1. Получить направление (справку) от научного руководителя / куратора / деканата на тему: «Для работы в архиве РГПУ по теме: [Название темы]».
2. Прийти в читальный зал в рабочее время с паспортом и направлением.
3. Заполнить читательский билет/карточку учетной записи (если работаете впервые в этом учебном году).
4. Ознакомиться с Правилами пользования читальным залом и расписаться в журнале безопасности/учетной книжке.

Для внешних исследователей:

1. Направить официальное гарантийное письмо от руководителя организации на имя Ректора РГПУ / Начальника архива с указанием цели, тем, сроков и ФИО исследователя.
2. Дождаться официального письма-ответа от архива с подтверждением возможности приема и датами.
3. При визите иметь при себе: паспорт, гарантийное письмо (оригинал), письмо-ответ архива.

Какие документы хранятся в архиве РГПУ? (Фонды)

Архив формируется с 1797 года (Императорский Педагогический институт). Основные массивы документов:

• Личные дела студентов и слушателей (до 1990-х гг. — в архиве, позднее — в отделе регистрации и архивирования документов / Центре карьеры).
• Личные дела преподавателей и сотрудников (служебные списки, автобиографии, характеристики).
• Учебная документация: журналы занятий, ведомости экзаменов/зачетов, указы о зачислении/отчислении/переводе, учебные планы.
• Научная документация: протоколы заседаний ученого совета, кафедр, материалы защиты диссертаций (авторефераты, отзывы).
• Административно-хозяйственная документация: приказы ректора, отчеты, переписка с министерствами.
• Фотодокументы, фонды студентческих организаций, КОМСОМОЛЬ, профсоюзов.

Важно: Документы, содержащие персональные данные (личные дела), предоставляются в соответствии с ФЗ-152 «О персональных данных». Срок ограничения доступа к личным делам — 75 лет со дня создания документа. До истечения срока доступ имеют только сам субъект ПДн или его уполномоченный представитель (по нотариальной доверенности), а также органы власти в установленном законом порядке.

Правила работы в читальном зале

• Запрещено вносить: сумки, пакеты, верхнюю одежду (оставляется в гардеробе/сейфе), ручки (работа только карандашом), еду, напитки.
• Разрешено: ноутбуки, планшеты, фотоаппараты/смартфоны (для некоммерческой съемки документов, без вспышки), карандаши, блокноты.
• Порядок выдачи: Заказ дел оформляется через заказной лист (электронно или бумажно). Выдача — обычно в течение 30–60 мин (в зависимости от загрузки и состояния дел).
• Обращение с документами: строго по одному делу на стол, не перегрызать листы, не делать пометок, не складывать углы. Использовать специальные подложки и весы для книг;
• Копирование: Ксерокопия часто запрещена для старых/ценных документов (разрывает переплет). Основной способ — цифровая съемка своим оборудованием. Платная сканирование в архиве — уточняйте у архивариуса.

Получение справок и дубликатов (для выпускников)

Если вам нужна справка об обучении, дубликат диплома/приложения или архивная справка для Пенсионного фонда (СФР):

1. Обратитесь в Центр карьеры и поддержки трудоустройства или Приемную комиссию РГПУ (они являются операторами по выдаче дубликатов документов об образовании).
2. Они сами направляют запрос в архив.
3. Срок подготовки архивной справки — от 3 до 10 рабочих дней (зависит от года выпуска и сохранности фондов).
4. Готовый документ выдается в том же подразделении, где подали заявление (или отправляется Почтой России).

Полезные ссылки (Официальные ресурсы)

Для получения самой точной информации на текущий момент используйте:

• Официальный сайт РГПУ: https://herzen.spb.ru → Раздел «Университет» → «Структура» → «Архив».
• Страница архива на сайте: Обычно доступна по адресу типа https://herzen.spb.ru/archive/ или через поиск по сайту.
• Электронный каталог фондов (если доступен): Позволяет предварительно найти шифр дела по ФИО или теме.
• Госуслуги (Портал госуслуг): Для заказа справок об образовании (сервис «Получение дубликата документа об образовании»), запрос уйдет в университет автоматически.

---

Краткая шпаргалка перед визитом (Чек-лист)

• ☐ Прозвонил(а) в архив за день/утро (+7 -12 343-XX-XX) — подтвердил(а) часы и нет ли санитарного дня.
• ☐ Подготовил(а) паспорт РФ.
• ☐ Имею направление/гарантийное письмо (если требуется).
• ☐ Взял(а) карандаш, блокнот, ноутбук/телефон для фото (зарядка полная).
• ☐ Оставил(а) сумку/куртку в гардеробе главного корпуса.
• ☐ Знаю тему запроса / ФИО и годы обучения искомого лица (для быстрого поиска в описях).

Статья подготовлена на основе типовых правил работы архивов высших учебных заведений РФ и открытых данных РГПУ им. А.И. Герцена. Актуальность реквизитов и графика на дату требует верификации по контактным телефонам университета.