В современном учебном и научном процессе часто возникает необходимость получить официальные подтверждения о полученных или отправленных письмах, справках, дипломах и иных документах, хранящихся в архиве Российского университета дружбы народов (РУДН). Данная статья подробно расскажет о том, какие услуги предоставляет Архив РУДН, как оформить запросы, какие документы можно получить и какие контакты использовать для связи.

Что такое Архив РУДН?

Архив РУДН – это центральный архивный фонд, расположенный по адресу:

• 117198, г. Москва, ул. Миклухо‑Маклая, д. 10, к. 1, к; 312

Он является территориальным органом Министерства культуры и информации России и отвечает за хранение, систематизацию и выдачу:

• архивных справок;
• копий архивных документов;
• архивных выписок по подтверждению сведений социально‑правового характера;
• ответов об отсутствии запрашиваемых материалов в государственном хранении.

Основные задачи архива

1. Сохранение исторических и административных документов университета.
2. Обеспечение доступа к документам для студентов, сотрудников, исследователей и государственных органов.
3. Подготовка и выдача официальных справок и выписок.
4. Ведение электронного реестра и взаимодействие с электронными порталами государственных услуг.

Какие документы можно запросить?

В зависимости от целей обращения, в архиве можно получить:

• Почтовые документы: оригиналы и копии входящей и исходящей корреспонденции, подтверждающие даты отправки/получения.
• Справки о наличии/отсутствии документов: официальные ответы о том, находятся ли интересующие материалы в архиве.
• Выписки из личных дел: сведения о студентах, преподавателях и сотрудниках, подтверждающие обучение, работу, участие в проектах.
• Копии дипломов, сертификатов, приказов: при необходимости их официального подтверждения.

Как оформить запрос в архив?

Онлайн‑запрос через портал ЕИС

Для удобства большинство запросов можно подать через Электронное правительство Республики Казахстан (ЕИС) – в рамках международного сотрудничества РУДН с казахстанскими архивными учреждениями. Процедура выглядит так:

1. Зарегистрируйтесь на портале ЕИС (если у вас ещё нет аккаунта).
2. Выберите раздел «Архивные услуги» → «Запрос архивных справок».
3. Заполните форму: укажите ФИО заявителя, контактные данные, тип запрашиваемого документа (почтовый лист, справка, копия и т.д.), а также цель запроса.
4. Прикрепите скан копии удостоверения личности и, при необходимости, согласие на обработку персональных данных.
5. Отправьте запрос. В течение 5‑10 рабочих дней вам придёт электронное уведомление о статусе.

Письменный запрос (по почте или лично)

Если вы предпочитаете традиционный способ, используйте следующий шаблон письма:

Руководителю Архивного отдела
Российского университета дружбы народов
117198, г. Москва, ул. Миклухо‑Маклая, д.10, к.1, к.312


От: ______________________ (ФИО, должность, подразделение)
Контактный телефон: ______________________
Электронная почта: ______________________

Заявление
о выдаче (копии) архивного документа (почтовой корреспонденции) № _________
(указать номер, дату, тему письма, если известны)

Цель запроса: ________________________________________________

Перечень прилагаемых документов:
Копия паспорта (или служебного удостоверения);
Согласие на обработку персональных данных (если требуется);
Доверенность (в случае подачи от имени другого лица).

Подпись ______________________

Отправьте письмо по адресу архива или принесите лично в приемный пункт. После рассмотрения вашего заявления вам будет выдана справка или копия документа.

Электронная почта

Для ускоренного получения справки можно написать письмо на официальный адрес архива:

• Email: archive@rudn.ru (адрес защищён от спама, но доступен через форму обратной связи на сайте).

В письме укажите:

• Тема письма: Запрос архивной справки – [ваш ФИО]
• Краткое описание запрашиваемого документа;
• Контактные данные для обратной связи;
• Прикрепите скан копии удостоверения личности.

Сроки и стоимость услуг

Для студентов и сотрудников РУДН часть услуг предоставляется бесплатно по внутренним правилам университета. При обращении уточняйте статус вашего запроса.

Контактные данные и часы работы

• Телефон: 8 (495) -87‑38‑03, доб. 1597
• Электронная почта: archive@rudn.ru
• Часы работы: Пн‑Пт 08:00‑18:00 (без обеденного перерыва)
• Сайт: https://archive.rudn.ru

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить оригинал письма, отправленного в 1990‑е годы?

Да, при наличии в архиве оригинального документа архив может выдать копию. Оригиналы, как правило, находятся в постоянном хранении и выдаются только в исключительных случаях (например, судебные разбирательства).

Как узнать, есть ли нужный документ в архиве?

Для этого подайте запрос «о наличии/отсутствии» через форму на сайте или по электронной почте. Архив выдаст мотивированный ответ в течение 3‑5 дней.

Можно ли заказать архивную справку на английском языке?

Да, при оформлении запроса укажите язык оформления справки. За дополнительную плату (около 100 руб.) будет подготовлен перевод.

Какие документы нужны для получения справки о получении диплома?

Требуется:

• Удостоверение личности (паспорт или студенческий билет);
• Согласие на обработку персональных данных;
• Краткое описание запрашиваемого документа (номер диплома, год выдачи).

Полезные ссылки

• Официальный сайт Архива РУДН
• Электронное правительство Республики Казахстан (ЕИС) – портал для международных запросов.
• Главный сайт Российского университета дружбы народов

Архив РУДН – это надёжный хранитель исторических и административных документов, который предоставляет широкий спектр услуг как для внутренней аудитории университета, так и для внешних запросов. Благодаря современным электронным каналам (портал ЕИС, электронная почта) процесс получения архивных справок стал быстрым и удобным. Следуйте рекомендациям, изложенным в этой статье, и вы сможете без лишних задержек получить нужные документы.

Если у вас остались вопросы, не стесняйтесь обращаться по указанным выше контактам – сотрудники архива всегда готовы помочь.