Архив Самарской нотариальной палаты (НПСО) – это специализированное хранилище нотариальных документов‚ которое обеспечивает их сохранность‚ систематизацию и доступность в соответствии с действующим законодательством РФ‚ в частности с ФЗ «Об архивном деле в РФ» и Правилами нотариального делопроизводства.

История создания и правовая база

В последние годы нотариальные органы Самарской области столкнулись с необходимостью упорядочить работу с архивными материалами. По решению руководства НПСО был разработан и внедрён порядок хранения и формирования документации‚ основанный на:

• Федеральном законе «Об архивном деле в РФ»;
• Правилах нотариального делопроизводства;
• Регламентах‚ утверждённых внутренними нормативными актами палаты.

С 2022 года в палате началось активное внедрение электронных технологий‚ что позволило создать единое электронное хранилище документов (ЭХД) и перейти к цифровому формату архивных материалов.

Структура и основные подразделения архива

Архив НПСО делится на несколько ключевых подразделений‚ каждое из которых отвечает за определённый тип документов:

1. Отдел исторических фондов – хранит документы‚ относящиеся к периоду XIX–XX вв.‚ включая материалы о храмовой архитектуре Самарской губернии.
2. Отдел текущих нотариальных дел – обеспечивает хранение и обработку документов‚ связанных с текущей нотариальной практикой (доверенности‚ завещания‚ сделки с недвижимостью и др.).
3. Отдел электронного архива – отвечает за поддержание и развитие ЭХД‚ а также за обучение сотрудников работе с цифровыми системами;
4. Отдел взаимодействия с государственными архивными службами – координирует работу с Центральным государственным архивом Самарской области и другими региональными архивами.

Электронное хранилище (ЭХД) и регламенты обработки

Создание единого электронного хранилища стало важным шагом в модернизации архивной деятельности НПСО. Основные характеристики ЭХД:

• Хранение сканов оригинальных документов в формате PDF/A‚ обеспечивающем долговременную сохранность.
• Метаданные‚ позволяющие быстро находить нужный документ по номеру дела‚ дате‚ типу нотариального действия.
• Контроль доступа: только уполномоченные сотрудники могут просматривать‚ изменять или удалять записи.
• Регулярное резервное копирование на внешние носители и в облачное хранилище.

Для работы с ЭХД разработаны регламенты‚ включающие:

1. Порядок сканирования и индексирования оригиналов.
2. Требования к качеству изображений и проверке целостности файлов.
3. Процедуры аудита и контроля доступа.
4. Схемы миграции данных при обновлении программного обеспечения.

Доступ к архивным материалам

Согласно ФЗ «Об архивном деле»‚ архивные документы могут быть предоставлены в следующих случаях:

• По запросу физических и юридических лиц‚ имеющих законный интерес.
• Для проведения судебных и следственных действий (например‚ выезды дежурных нотариусов в ФКУ «Следственный изолятор 1» УФСИН России по Самарской области).
• Для научных и исторических исследований (в т.ч. через официальную страницу управления государственной архивной службы Самарской области).

Запросы оформляются через форму на официальном сайте npso.ru и рассматриваются в течение 30 календарных дней.

Взаимодействие с другими организациями

Архив НПСО активно сотрудничает с:

• Центральным государственным архивом Самарской области – совместные проекты по оцифровке исторических фондов.
• Нотариальными палатами соседних регионов – обмен опытом в области электронного архивирования.
• Органами судебной и следственной системы – предоставление нотариальных сведений‚ составляющих нотариальную тайну‚ в рамках законных процедур.
• Медиа и общественными организациями – информирование о сокращении мошеннических сделок благодаря внедрению новых нотариальных форм.

Обучение и повышение квалификации сотрудников

Для обеспечения высокого уровня работы с архивными материалами в НПСО регулярно проводятся:

• Семинары и вебинары по работе с электронным архивом (например‚ семинар в Нотариальной палате Свердловской области 18 июня 2026 г.).
• Практические занятия по соблюдению конфиденциальности нотариальной тайны.
• Курсы по работе с программным обеспечением архивного дела и системами электронного документооборота.

Перспективы развития архива

В ближайшие годы планируется:

1. Полная миграция всех бумажных материалов в электронный формат.
2. Внедрение технологий искусственного интеллекта для автоматической классификации и поиска документов.
3. Расширение публичного доступа к историческим фондам через открытый портал «Открытые архивы Самарской области».
4. Укрепление правовой базы по защите нотариальной тайны в цифровой среде.

Как получить копию из архива

Для получения копии документа необходимо:

• Подать письменный запрос на официальном сайте НПСО с указанием реквизитов документа (номер дела‚ дата‚ тип нотариального действия).
• Указать цель использования копии (судебное разбирательство‚ исследование‚ личные нужды и т.д.).
• Оплатить установленную государственную пошлину (если это предусмотрено).
• Получить готовый документ в электронном виде (PDF) или в виде бумажной копии‚ в зависимости от выбранного способа доставки.

Архив Самарской нотариальной палаты – это современный‚ законодательно подкреплённый и технологически оснащённый институт‚ который обеспечивает надёжное хранение нотариальных документов‚ их доступность для законных запросов и защиту конфиденциальной информации. Благодаря внедрению электронного хранилища‚ систематическому обучению персонала и тесному взаимодействию с государственными архивными службами‚ НПСО успешно решает задачи‚ стоящие перед нотариальной системой в эпоху цифровизации.

Контактные данные:

• Официальный сайт: npso.ru
• ИНН: 6317019594
• Юридический адрес: г. Самара‚ ул. Пушкинская‚ д. 12
• Телефон: +7 (846) -23‑45‑67

Для получения более подробной информации о работе архива‚ порядке доступа к документам и текущих проектах рекомендуется посетить раздел «Архив» на официальном сайте НПСО.