Архив Самойловского района — это не просто место хранения старых бумаг, а фундаментальный институт, обеспечивающий сохранность документального наследия территории, защиту прав граждан и прозрачность работы органов власти. Расположенный в центре района — селе Самойловка Саратовской области, архив выполняет ключевую функцию в информационном обеспечении социально-экономического развития муниципалитета.

История формирования архивного фонда

История архива неразрывно связана с историей самого района. Самойловский район был образован 23 июля 1928 года в составе Нижневолжского (с 1932 — Сталинградской, с 1936 — Саратовской) области. С момента образования района началось систематическое накопление документов:

• 1920–1930-е годы: Документы волостных исполкомов, сельских советов, колхозов и МТС, отражающие коллективизацию, индустриализацию и создание советской власти на месте.
• Великая Отечественная война (1941–1945): Уникальные фонды эвакуационных госпиталей, районного военкомата, партийных и советских органов, документирующие трудовый подвиг тыла и потери района.
• Послевоенное восстановление и «развитая социализм» (1950–1980-е): Массивные фонды сельхозпредприятий (колхозов «Путь к коммунизму», «Красный Октябрь» и др.), промышленных объектов, органов народного образования, здравоохранения и культуры.
• Современный период (с 1991 г.): Документы администрации района, депутатов, муниципальных учреждений, отражающие переход к рыночной экономике, земельную реформу и формирование местного самоуправления.

В 2006 году в структуре администрации Самойловского района было создано самостоятельное структурное подразделение — Архив управления архивного дела и делопроизводства Администрации Самойловского района, что дало новый импульс профессиональной работе с фондами.

Состав и структура архивных фондов

На сегодняшний день архив хранит более 50 тысяч единиц хранения. Фонды разделены на несколько основных групп:

Фонды органов власти и управления

Это ядро архива. Включают дела:

1. Самойловского районного Совета народных депутатов (позже — Совета депутатов).
2. Исполнительного комитета районного Совета / Администрации района.
3. Районного комитета КПСС (до 1991 г.) и районной администрации (после).
4. Сельских поселений, входящих в состав района (сельские администрации, сельские Советы депутатов).

Фонды хозяйствующих субъектов и организаций

Представляют наибольший интерес для истории экономики и социальной истории:

• Колхозов и совхозов (учредительные документы, отчеты правлений, бухгалтерия, списки колхозников).
• Машинно-тракторных станций (МТС) и Сельхозтехники.
• Промышленных предприятий (маслосырзавод, хлебоприемные пункты, РЭС, ПМК и др.).
• Учреждений социальной сферы: школ, больниц, фельдшерско-акушерских пунктов, клубов, библиотек.

Персональные фонды и коллекции

Хранятся документы выдающихся земляков, ветеранов войны и труда, почетных граждан района: переписка, дневники, фотографии, рукописи мемуаров, наградительные листы.

Фонды ЗАГС (Актовые записи гражданского состояния)

Один из самых востребованных фондов. Содержит книги учета актов рождения, заключения брака, развода и смерти за период с 1920-х годов по настоящее время. Это основной источник для подтверждения правовых фактов (стаж, родственные связи, место рождения).

Основные направления деятельности

Работа архива строится на трех «китах»:

Учет и хранение (Депонирование)

Обеспечение режима хранения, соответствующего ГОСТу Р 54989-2012/ISO 11799:2003. Контроль температуры, влажности, освещенности; Профилактика биологических повреждений (грибок, насекомые, грызуны). Внедрение современных систем пожаротушения (газовые модули), безопасных для бумаги.

Научно-справочная работа и использование

Это «лицо» архива для граждан и организаций. Основные услуги:

• Выдача архивных справок: подтверждение стажа, заработной платы, присвоения квалификаций, факта работы/обучения (для Пенсионного фонда, судов, нотариусов, граждан).
• Поиск информации по генеалогическим запросам: помощь в восстановлении родословных (метрические книги, ревизские сказки, списки приходских семей, при наличии в фондах).
• Научные запросы: предоставление материалов для написания диссертаций, статей, школьных исследовательских работ, книг по истории края.
• Тематическая подборка документов: к юбилеям района, организаций, памятным датам (День Победы, День района).

Оцифровка и электронное документооборот

Приоритетное направление последних лет. Архив активно внедряет:

• Сканирование наиболее востребованных и изнашиваемых фондов (Загс, личные дела, наградительные листы).
• Формирование электронной базы данных «Архивный фонд» для оперативного поиска дел по реквизитам.
• Работу в АИС «Единый архивный фонд Саратовской области» и взаимодействие с Федеральным архивным агентством (Росархивом).
• Прием электронных обращений через портал Госуслуг и официальный сайт администрации района.

Порядок обращения в архив: практическое руководство

Чтобы получить справку или информацию, нужно знать процедуру:

Способы обращения:

1. Лично: по адресу: 412560, Саратовская обл., Самойловский р-н, с. Самойловка, ул. Ленина, д. 107 (здание Администрации района, кабинет архива). Режим работы уточняйте по телефону.
2. Почта (заказное письмо с вложенным конвертом для ответа): на адрес архива.
3. Через портал Госуслуг: услуга «Предоставление архивной справки» (в разделе «Культура и отдых» -> «Архивные услуги»).
4. Электронная почта: официальный адрес архива (обычно указан на сайте адмрайона).

Необходимые документы для запроса:

• Паспорт гражданина РФ (оригинал при личном обращении, копия — при почтовом/электронном).
• Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — если запрашиваются данные под другой фамилией.
• Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в установленном порядке) — если обращается представитель.
• Заявление в свободной форме с указанием: ФИО полностью, дата рождения, место работы/учбы/жительства, период, за который нужна справка, цель обращения (пенсия, суд, личные нужды).

Генеалогические поиски: возможности и ограничения

Многие обращаются в архив за историей своей семьи. Архив Самойловского района может помочь, если ваши предки:

• Жили на территории современного Самойловского района (или бывших: Алексеевского, Новобурасского, частично Аткарского уездов Саратовской губернии — до 1928 г.).
• Работали в районных организациях, колхозах, учреждениях;
• Родились, женились или умерли на территории района с 1920-х годов.

Что может дать архив:

• Копии записей актов гражданского состояния (ЗАГС) за 1920–1990-е гг.
• Сведения из личных дел (анкеты, автобиографии, служебные записки) — при условии соблюдения срока ограничения доступа (75 лет с момента создания документа или 25 лет со дня смерти физлица).
• Списки колхозников, домовых книг (если сохранены в фондах сельсоветов).
• Наградительные листы на ордена и медали (для ветеранов ВОВ и трудового фронта).

Чего НЕТ в районном архиве:

• Метрических книг до 1917 года (они хранятся в Государственном архиве Саратовской области (ГАСО), фонды духовных консисторий).
• Ревизских сказок (также в ГАСО).
• Документов по репрессированным (дело делает ФСБ или ГАСО — фонд НКВД/МВД).
• Военно-учетных документов (призыв, служение до 1990-х — в Военно-архиве (РГВА) или ЦАМО, после, в военкомате/МФЦ).

Современные вызовы и перспективы развития

Архив Самойловского района стоит перед лицом вызовов, общих для всей отрасли, но решает их на местном уровне:

Переход на электронное делопроизводство

С 2021 года ведется активная работа по переводам делах на электронный вид. Архив консультирует структурные подразделения администрации и бюджетные учреждения по формированию экспертных заключений по срокам хранения, подготовке дел к оцифровке и передаче в архив электронных документов с ЭП (электронной подписью).

Сохранение «цифрового наследия»

Проблема сохранения сайтов администрации, официальных страниц в соцсетях, фото/видео хроники мероприятий. Архив начинает формировать коллекции «Веб-архив района».

Просветительская работа

Организация выставок («Документы говорят», «История одного села», «Они завоевали Победу»), проведение уроков архивоведения в школах района, публикация документов в районной газете «Самойловские вести» и в группах ВКонтакте.

Кадровый голод и финансирование

Как и многие муниципальные архивы, испытывает нехватку квалифицированных архивистов (архивистов-референтов) и средств на закупку современного сканирующего оборудования, негорючих стеллажей, специализированного ПО.

Контакты и реквизиты

Для актуальной информации (режим работы, телефон дежурного архивиста, электронная почта) рекомендуется обращаться к официальному источнику:

• Официальный сайт: samadm.ru (раздел «Структура администрации» -> «Управление архивного дела и делопроизводства» или «Архив»).
• Адрес: 412560, Саратовская область, Самойловский район, село Самойловка, улица Ленина, дом 107 (Администрация Самойловского района).
• Телефон справочно-информационной службы администрации: +7 (84567) —XX-XX (уточняйте добавочный номер архива на сайте).

Архив Самойловского района, это мост между прошлым и будущим района; Он гарантирует, что пенсия будет начислена справедливо, земельный участок — оформлен законно, а история малой родины — не потеряна. Обращение в архив — это не бюрократическая формальность, а реализация вашего конституционного права на доступ к информации, касающейся ваших прав и законных интересов. Сохраняйте свои документы, обращайтесь в архив вовремя и помните: каждый лишний день ожидания может усложнить поиск нужного дела.

Статья подготовлена на основе открытых данных Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Постановления Правительства РФ № 1124, информации с официального сайта Администрации Самойловского района и типовых регламентов муниципальных архивов.