Архив Шиловского района — это не просто место хранения старых бумаг, а фундаментальный институт, обеспечивающий сохранение документального наследия территории, защиту прав граждан и прозрачность работы местной власти. Расположенный в административном центре района — рабочем поселке Шилово (Рязанская область), архив выполняет ключевые функции по формированию, учету, хранению и использованию архивных фондов.
Историческая справка и статус
Архивная служба в районе имеет свою историю, неразрывно связанную с образованием Шиловского района в 1929 году. На протяжении десятилетий архив прошел путь от небольшого архива райисполкома до современного структурного подразделения администрации.
В настоящее время Архив Шиловского района является структурным подразделением Администрации Шиловского муниципального района. Его деятельность регулируется:
- Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ);
- Законом Рязанской области «Об архивном деле в Рязанской области»;
- Уставом Архива и локальными нормативными актами администрации района.
Основные функции и полномочия
Деятельность архива охватывает полный цикл работы с документами:
- Формирование фондов: прием документов от органов местного самоуправления, учреждений образования, здравоохранения, культуры, сельских поселений, ликвидированных или реорганизованных организаций.
- Научно-обработка: опись, систематизация, составление справочных приборов (путеводителей, описей, карточек учета) для обеспечения поиска информации.
- Обеспечение хранения: создание специальных условий (температура, влажность, пожаробезопасность) для сохранения документов на установленные сроки (от 10 лет до вечного хранения).
- Информационное обслуживание: выдача справок, выписок, копий документов гражданам и организациям (пенсионные, жилищные, земельные, подтверждающие стаж и зарплату).
- Контроль за управлением документами: методическая помощь создателям документов (ведомствам и организациям района) в вопросах делопроизводства, экспертизы стоимости и сроков хранения.
Состав архивных фондов: что хранится в депо
Фонды Архива Шиловского района — это уникальный массив информации, отражающий социально-экономическое, политическое и культурное развитие территории за почти столетие. Ключевые группы фондов:
Фонды органов власти и управления (Советский и современный период)
- Шиловский районный исполнительный комитет (райисполком) — протоколы заседаний, распоряжения, отчеты по отраслям (1929–1993 гг.).
- Администрация Шиловского района и Шиловской районной Думы — нормативные акты, постановления, материалы заседаний (с 1993 г. по н.в.).
- Сельские (поселенные) Советы народных депутатов / Администрации сельских поселений — фонды ликвидированных и действующих муниципалитетов района.
Фонды отраслевых управлений и учреждений
- Образование: личные дела учеников, журналы зачетов, аттестаты, характеристики выпускников школ, техникумов (в т.ч. Шиловского агротехникума).
- Здравоохранение: истории болезни (по истечении сроков хранения в больницах), отчетность, кадровые документы врачей и медсестер.
- Сельское хозяйство: отчеты колхозов и совхозов («Шиловский», «Красный Октябрь», «Победа» и др.), планы посевных кампаний, кадровые дела трактористов, животноводов.
- Культура и архивы: отчеты клубов, библиотек, музеев, ЗАГСов.
Фонды ЗАГСов (Актов гражданского состояния)
Это один из самых востребованных массивов. В архиве хранятся вторые экземпляры записей актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть, усыновление, изменение имени), составленные органами ЗАГС района. Срок хранения — 100 лет. После истечения срока документы переводятся в государственный архив области, но до этого момента выдача справок (свидетельств) осуществляется именно районным архивом.
Фонды ликвидированных и реорганизованных организаций
Кадровые документы (личные карточки, служебные записки, приказы о приеме/увольнении, табели учета рабочего времени) предприятий, закрывшихся в 1990–2000-е годы (МТС, Райпо, промкооперация, строительные управления, лесхозы). Это основной источник для подтверждения трудового стажа при назначении пенсий.
Коллекции и личные фонды
- Фото-, кино- и фоно документы: снимки событий районной жизни, портреты ветеранов, производственных пионеров, фотографии учебных групп.
- Документы личного происхождения: дневники, переписка, мемуары известных земляков, ветеранов войны и труда;
- Печатная продукция: полная коллекция районной газеты «Шиловские вести» (ранее «Колхозная правда», «Ленинский путь») с 1930-х годов по настоящее время.
Информационное обслуживание граждан: как получить справку
Главная задача архива — помочь человеку. Ежегодно архив обрабатывает сотни запросов. Основные виды справок:
| Вид справки / документа | Для чего нужен | Срок готовности (обычно) |
|---|---|---|
| Справка о заработной плате (за советский период) | Назначение пенсии, пересчет стажа | 5–10 рабочих дней |
| Справка о стаже / трудовой книжке (дубликат) | Пенсионный фонд, суд, трудовой спор | 5–10 рабочих дней |
| Свидетельство ЗАГС (рождение, брак, смерть), повторное | Утрата оригинала, оформление наследства, гражданство | 1–3 дня (если запись в архиве) |
| Справка об образовании (дубликат аттестата/диплома) | Утрата документа, трудоустройство, учеба | 5–10 рабочих дней |
| Справка о проживании / составе семьи (архивная) | Приватизация, суд, оформление земли | 5–10 рабочих дней |
| Генеалогические / исторические справки | Поиск предков, написание истории рода | До 1 месяца (сложные запросы) |
Порядок обращения:
- Личный визит: наиболее надежный способ. Необходимо иметь паспорт и документы, подтверждающие родство (если запрашиваете не свои данные).
- Почтовый запрос: пишется на имя руководителя Администрации Шиловского района / Начальника архива. Обязательно: ФИО, дата рождения, период работы/жизни, точный вопрос, обратный адрес, телефон. Конверт должен быть с обратным адресом и марками на ответ.
- Через Госуслуги / МФЦ: часть услуг (заказ справок ЗАГС, архивных справок о зарплате) доступна в электронном виде.
- Email / Официальный сайт: на сайте Администрации Шиловского района обычно размещены контакты архива и образцы заявлений.
Режим работы и контакты
Адрес: 391500, Рязанская область, Шиловский район, п.г.т. Шилово, ул. Советская, д. 15 (здание Администрации Шиловского района, отдельное входное группа или кабинет архива — уточняйте на месте).
Телефон справочно-информационный / приемная: +7 (49137) —XX-XX (актуальные номера лучше смотреть на официальном сайте shilovo.admrz.ru в разделе «Структура администрации» -> «Архив»).
Режим приема посетителей (примерный, требует подтверждения):
- Понедельник – четверг: 08:30 – 17:30 (перерыв 12:30 – 13:30)
- Пятница: 08:30 – 16:30 (перерыв 12:30 – 13:30)
- Суббота, воскресенье: выходной
- Последний четверг месяца — санитарный день (прием не проводится).
Цифровизация и современные вызовы
Архив Шиловского района активно интегрируется в единую архивную информационную систему региона и страны. Основные направления модернизации:
- Электронные описи: перевод бумажных описей в электронный вид для удаленного поиска дел по атрибутам (ФИО, дата, организация).
- Сканирование фондов: приоритетное оцифровывание самых изношенных и востребованных фондов (ЗАГС, кадровые дела ликвидированных предприятий, газеты).
- Доступ через портал «Архивы Рязанской области»: возможность предварительного поиска дел и заказа копий дистанционно.
- Электронное делопроизводство: перевод современного документооборота администрации на безбумажную технологию с последующим передачей электронных дел в архив.
Значение для науки, культуры и общества
Помимо правовой функции (защита прав на пенсию, жилье, землю), архив является:
- Научной базой для историков, краеведов, студентов, пишущих курсовые и дипломные работы по истории района, коллективизации, Великой Отечественной войны (эвакуационные больницы, партизанское движение в районе), развитию агропромышленного комплекса.
- Ресурсом для патриотического воспитания: документы о подвигах земляков — Героев Советского Союза (И.И. Фролов, А.И. Ермаков и др.), тружениках тыла, детях войны используются для выставок, уроков мужества, издания книг «Память».
- Генеалогическим центром: помощь жителям района и потомкам переселенцев в восстановлении родословных.
Архив Шиловского района — это «память территории». В его депо концентрируется история тысяч человеческих судеб, трудовых подвигов и административных решений, сформировавших современный облик Шиловской земли. Для жителя района архив — это гарант социальной справедливости (подтверждение стажа, прав на жилье), для ученого — первоисточник, для власти — инструмент правопреемственности.
Обращаясь в архив, вы не просто «берете справку», вы касаетесь истории своего рода и малой родины. Сотрудники архива — профессионалы, которые помогут разобраться в сложных фондах, найти затерянные нити биографии и восстановить справедливость там, где время унесло оригиналы документов.
Статья подготовлена на основе открытых данных Администрации Шиловского муниципального района, Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и практики архивного дела. Для получения актуальных реквизитов, режима работы и стоимости копирования обращайтесь непосредственно в Архив или на официальный сайт администрации;