В любой организации рано или поздно скапливается огромный объем документации. Особое место среди них занимают справки, подтверждающие различные факты трудовой деятельности сотрудников. Архив справок для работы — это не просто склад бумаги, это структурированная система, обеспечивающая сохранность, учет и оперативный доступ к важнейшим кадровым и бухгалтерским документам. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно организовать такой архив с учетом требований российского законодательства.
Нормативно-правовая база архивного хранения
Прежде чем говорить о практической стороне вопроса, необходимо упомянуть главное правило: работа с архивами строго регламентирована. Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года. Его нормам обязаны следовать все без исключения организации при работе с документацией.
Кроме того, специалисты опираются на «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации», утвержденные Министерством культуры РФ, а также на «Основные правила работы архивов организаций».
Комплектование архива и экспертиза ценности
Комплектование архива — это процесс передачи документов из структурных подразделений в архив организации. Прежде чем справка попадет в архив, она должна пройти экспертизу ценности. При определении сроков хранения важно учитывать не только нормативные акты, но и практическую необходимость сохранения тех или иных документов для внутреннего пользования.
Подготовка и оформление дел для архивного хранения должно быть выполнено с соблюдением нескольких ключевых требований:
- Документы должны быть систематизированы.
- Единицы хранения должны быть внесены в описи.
- Оформление должно обеспечивать удобный учет, поиск и использование архивных документов.
Важно помнить, что единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации (единица хранения).
Особенности хранения справок со сроком до 10 лет
Сроки хранения справок могут варьироваться. Часть справок имеет кратковременный срок хранения (до 10 лет). Как оформить передачу в архив таких документов?
Если по решению руководителя такая категория документов все-таки принимается в архив, необходимо инициировать внесение изменений в Положение об архиве. Такие документы рекомендуется принимать только на депозитарное хранение. При таком режиме все справки по этим документам и иное их использование осуществляют ответственные за это сотрудники структурных подразделений, а не сам архив. Это разгружает работу архивариуса и ускоряет процесс обслуживания сотрудников.
Учет и систематизация: как оформить описи
Учет архивных документов — важнейший этап. Порядок оформления и утверждения описей строго регламентирован. Важно отметить, что ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.
В конце описи дел, документов (книги учета и описания) обязательно проставляются:
- Штамп «Проверено».
- Дата проведения проверки.
- Должность и подпись работника, производившего проверку.
В случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставляется итоговая запись. Коробки с архивными документами опечатываются с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива.
Физическое хранение: оборудование и переплет
Для того чтобы архив справок функционировал эффективно, необходимо правильно организовать физическое пространство. Эксперты, работающие с оборудованием для переплета более 25 лет, рекомендуют тщательно подходить к выбору систем компактного хранения.
Опираясь на компетенции в области быстрого оформления и компактного хранения, специалисты рекомендуют рассмотреть термопереплетную систему UniBind (производитель Peleman Industries NV, Бельгия), включающую аппарат и специальные термообложки. Это позволяет надежно скреплять справки и другие документы, защищая их от механических повреждений и потери.
Выдача архивных справок и их использование
Главная цель любого архива — это использование хранящейся в нем информации. Выдача архивных справок, выписок и иных документов может потребоваться в самых разных ситуациях. Например, в рамках услуг государственных или муниципальных архивов можно получить:
- Справку о подтверждении награждения знаком «Жителю блокадного Ленинграда».
- Справку о подтверждении награждения медалью «Ветеран труда».
- Справку о трудовом стаже и заработной плате (на себя или на другое лицо по доверенности).
- Копию архивного документа, находящегося на хранении.
Аналогичным образом организуется работа и в ведомственных архивах предприятий. Работники кадровой службы или архивариусы по запросу выдают архивные справки сотрудникам для предоставления в различные инстанции (социальные фонды, банки, суды и т.д.).
Правильно организованный архив справок для работы — это залог спокойствия как руководства компании, так и ее сотрудников. Соблюдение федеральных законов, регулярная проверка описей, использование качественного переплетного оборудования и четкая регламентация процессов выдачи справок позволяют создать надежную систему, способную прослужить долгие годы и обеспечить оперативный доступ к необходимой информации в любой момент времени.