Деятельность архивов судов Российской Федерации строго регламентируется федеральным законодательством, нормативными актами Министерства культуры РФ, Судебного департамента при Верховном Суде РФ, а также локальными актами самих судов. Архив суда — это структурное подразделение (или функция, возложенная на ответственного сотрудника), обеспечивающее сохранность, комплектование, учет и своевременное предоставление судебных дел и иных архивных документов.

Нормативно-правовая основа

Работа архива суда строится на иерархии нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы организации архивного дела, права и обязанности участников архивных отношений, сроки хранения и порядок передачи документов в государственные архивы.
• Федеральный закон от № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», регламентирует организационное обеспечение деятельности судов, в т.ч. делопроизводства и архивного дела.
• Приказ Министерства культуры РФ от № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» — основной подзаконный акт, устанавливающий единые стандарты работы с документами в ведомственных архивах.
• Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» — ключевой отраслевой документ, регламентирующий специфику работы именно судебных архивов (в ред. от к Приказу № 157 от ).
• Основные правила работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от № 263) — сохраняют силу в части оформления дел к передаче в архив (п. 2.15 Инструкции № 157/56).
• Локальные нормативные акты суда: Положение об архиве суда, Номенклатура дел, Инструкция по организации работы архива (утверждаются председателем суда).

Организационная структура и ответственность

Руководство архивом

Ответственный за ведение архива работник назначается приказом председателя суда. В своей работе он руководствуется федеральными законами, Приказами Минкульта и Судебного департамента, а также Положением об архиве данного суда.

Номенклатура дел

Номенклатура — основной учетный документ архива. Согласно Инструкции № 56:

• Она состоит из разделов, наименования которых соответствуют наименованиям подразделений суда в соответствии со структурой суда.
• Номенклатура визируется работником, ответственным за работу архива, подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела), согласовывается с экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда.

Экспертная комиссия суда

Комиссия формируется для решения вопросов отбора документов на хранение, установления сроков хранения и акта отбора (выделения) документов к уничтожению или передаче в государственный архив.

Процесс комплектования и передачи дел в архив

Что передается в архив

В архив суда поступают на хранение (п. 17.2 типовых правил/Инструкции):

• Законченные судебные дела (гражданские, административные, уголовные);
• Исполнительные производства;
• Наряды;
• Журналы учета дел и картотеки.

Подготовка дел (Оформление)

До передачи в архив все оконченные производства должны быть оформлены в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов (Приказ Главархива СССР № 263):

1. Сборка дела (проверка полноты состава документов по инвентарю/оглавлению).
2. Пронумеровка листов.
3. Сшивка дела и склеивание обложки.
4. Заполнение реквизитов обложки (индекс дела, наименование суда, номера дел, срок хранения, даты начала и окончания).
5. Составление описи дел (передаточной описи) в 2-х экземплярах.

Важно: Дела, подлежащие передаче в архив, должны быть полностью оформлены до момента сдачи.

Сроки передачи

Передача оконченных дел в архив осуществляется ежеквартально или в иные сроки, установленные Положением об архиве конкретного суда, но не реже одного раза в год.

Сроки хранения документов

Сроки хранения устанавливаются Номенклатурой дел на основании типовых сроков, утвержденных уполномоченным федеральным органом в области архивного дела (Росархивом) по согласованию с Судебным департаментом.

Примечание: Точные сроки фиксируются в Номенклатуре конкретного суда. Согласно информации из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс), документы передаются в состав Архивного фонда РФ по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда (для большинства гражданских дел).

Обеспечение условий хранения

Архив суда должен обеспечивать нормативные условия хранения (температура, влажность, освещение, пожаробезопасность) в соответствии с Приказом Минкульта № 526 и санитарными нормами (СанПиН).

• Температура: 18 ± 2 °C.
• Относительная влажность: 50 ± 5 %.
• Помещения должны быть оборудованы металлическими стеллажами, иметь средства пожаротушения, сигнализацию.
• Документы хранятся в коробках/папках на стеллажах с инвентарной нумерацией мест хранения.

Учет и поисковые приборы

Для обеспечения оперативного поиска документов в архиве ведутся:

• Номенклатура дел (основной учетный документ).
• Описи дел (передаточные и внутриархивные).
• Картотеки дел (алфавитные, хронологические, по категориям дел).
• Журналы учета: выдачи дел в судебные заседания, выдачи копий, использования документов работниками суда и гражданами.
• Электронные базы данных / АИС «Судебный архив» (при наличии технической возможности) для учета электронных документов и поиска по метаданным.

Порядок использования документов архива

Использование документов архива суда регулируется ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ, Правилами № 526 и Инструкцией № 56.

Круг лиц, имеющих доступ

• Судейства и работники аппарата суда — для служебных целей (рассмотрение дел, подготовка обзоров, статистики).
• Участники судебных разбирательств и их представители — для ознакомления с материалами дел, в которых они участвуют(ли).
• Иные лица — на основании вступивших в законную силу судебных решений, запросов правоохранительных органов, нотариусов, ЗАГСов и др.

Порядок выдачи

1. Заявление (запрос) о предоставлении дела/документа регистрируется в журнале.
2. Устанавливается срок хранения и наличие ограничений доступа (гостайна, персональные данные, тайна усыновления и т.д.).
3. Документ выдается только в специально отведенном для этой цели помещении суда (читальном зале) в присутствии работника архива (или иного уполномоченного работника аппарата суда).
4. Выдача оригиналов судебных дел за пределы архива (в судебные заседания, к судье) оформляется выдачной квитанцией (под роспись получателя) или через АИС.
5. Копии документов выдаются на основании заявления с указанием назначения копии. Копии заверяются работником архива (подпись, печать суда, дата).

Ограничения доступа

Доступ к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, иные охраняемые законом тайны (врачебная, адвокатская, нотариальная, тайна усыновления, персональные данные), предоставляется только уполномоченным лицам в порядке, установленном законодательством (ст. 11 ФЗ № 125-ФЗ).

Выдача документов за пределы архива (внешнее использование)

Согласно Правилам № 526 (п. «в», «г»), выдача документов вне архива допускается:

• Для проведения физико-химической, технической и биологической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования — на основании договора с организацией-исполнителем.
• Судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам — в соответствии с законодательством РФ (на основании запросов, постановлений, определений).

В таких случаях составляется акт приема-передачи в 2-х экземплярах с указанием срока возврата.

Работа с электронными документами

Инструкция № 56 распространяется также на электронные документы. Ключевые моменты:

• Электронные дела формируются в информационных системах суда (ГАС «Правосудие», АИС «Арбитраж» и др.).
• Передача в архив электронных документов означает перевод их в статус «Архивный» с обеспечением неизменяемости, подлинности и доступности на протяжении всего срока хранения.
• Обеспечивается миграция данных на новые носители/форматы при смене технологий (цифровое сохранение).
• Доступ к электронным архивным документам разграничивается ролевой моделью прав доступа.

Отбор на уничтожение и передача в государственные архивы

Ежегодный отбор

Работник архива ежегодно составляет реестр (акт) отбора документов, истекших срок хранения. Реестр рассматривается экспертной комиссией суда.

Решения комиссии

• На уничтожение: документы, не представляющие исторической/научной ценности, уничтожаются по акту в присутствии комиссии с составлением акта уничтожения.
• На продление срока: если документы требуются для судебных производств, проверок и т.д.
• На передачу в государственный архив: документы с истекшим сроком хранения, признанные имеющими постоянную ценность (деятельность суда как органа власти, прецедентные дела, дела по резонансным процессам). Передача оформляется Актом приема-передачи с описями.

Специфика архивов мировых судей

Работа архивов мировых судей регулируется аналогичными принципами, но на основании Инструкций, утверждаемых Службами по обеспечению деятельности мировых судей субъектов РФ (например, Инструкция по организации работы архива мирового судьи Кабардино-Балкарии и др.). Особенность: архив мирового судьи часто физически размещается в помещении участка мирового судьи, ответственность несет сам мировой судья или его помощник по поручению.

Актуальные изменения и тенденции (на 2026 год)

• Цифровизация: Полный переход на электронное делопроизводство в судах общей юрисдикции и арбитражных судах меняет парадигму архива: основной массив — электронные дела. Архивная функция смещается от хранения бумаги к администрированию электронных репозиториев (долгосрочное хранение ЭД).
• Расширение доступа: Постановление Правительства РФ от № 648 расширило доступ иностранных судов к определенным категориям документов, что требует доработки локальных актов по взаимодействию с международными запросами.
• Единые сроки: Продолжается работа по приведению типовых номенклатур судов в соответствие с актуальными перечнями сроков хранения, утверждаемыми Росархивом.

Контроль за состоянием архива

Контроль за соблюдением правил работы архива осуществляют:

• Председатель суда (через отчеты ответственного за архив).
• Начальник отдела делопроизводства (ежедневный/оперативный контроль).
• Экспертная комиссия суда (ежегодно при отборе).
• Судебный департамент при ВС РФ (плановые и внеплановые проверки, мониторинг через отчетность).
• Федеральное архивное агентство (Росархив) — государственный контроль в области архивного дела (проверки соответствия условий хранения, учета, сроков).

Правила работы архива суда РФ представляют собой сложную систему организационных, правовых и технических мер, направленную на гарантированное сохранение судебных документов — основы правосудия. Ключевыми факторами эффективной работы являются: строгое соблюдение процедур оформления дел (сборка, пронумеровка, сшивка), актуальная Номенклатура, нормативные условия хранения, грамотный учет (в т.ч. электронный) и строгая дисциплина при выдаче документов. В условиях цифровой трансформации судебной системы приоритетом становится обеспечение подлинности, целостности и долгосрочной доступности электронных архивных фондов.