В современных реалиях подтверждение трудового стажа, периодов работы и размера заработной платы является ключевым условием для назначения пенсий, социальных выплат, прохождения аккредитации специалистов и решения трудовых споров. С переходом на электронный документооборот и реформой пенсионной системы (созданием Социального фонда России, СФР) структура хранения и доступа к этим данным существенно изменилась. Данная статья подробно разбирает, что такое архив сведений о трудовой деятельности, где он находится, как получить справки и какие нюансы учитывать на .

Что такое «Архив сведений о трудовой деятельности»?

Понятие «архив сведений о трудовой деятельности» не сводится к одному физическому помещению или базе данных. Это распределенная система хранения информации, включающая:

• Информационные ресурсы Социального фонда России (СФР), основной цифровой реестр (индивидуальные лицевые счета, СНИЛС).
• Единая база данных электронных трудовых книжек (ЭТК) — сведения о трудоустройствах, переводах, увольнениях с 2020 года.
• Государственные и ведомственные архивы — хранят бумажные документы (личные дела, приказы, ведомости зарплаты, трудовые книжки) за периоды до внедрения персонифицированного учета и ЭТК.
• Архивы ликвидированных и реорганизованных организаций — передают дела в государственные архивы по территориальному признаку.

Важно: С 2026 года ключевым документом, объединяющим данные из разных источников, является форма СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ).

Разделение периодов: до и с

Это фундаментальный момент, определяющий, куда обращаться и какой документ получите.

Период до (включительно) — «Архивная часть»

• Данные основаны на сведениях индивидуального (персонифицированного) учета, которые были переданы в Пенсионный фонд (ныне СФР) работодателями до перехода на ЭТК.
• В справке СТД-СФР отражается раздел: «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица за периоды до года».
• Если в базе СФР нет данных за этот период (работодатель не сдал отчетность, организация ликвидирована без передачи архива), подтверждение возможно только через архивные учреждения (поиск приказов, ведомостей, личных дел).

Период с — «Электронная трудовая книжка (ЭТК)»

• Все кадровые изменения (прием, перевод, увольнение) передаются работодателями в СФР ежемесячно через форму СЗВ-ТД.
• В справке СТД-СФР отражаются «произведённые с 1 января 2020 года кадровые изменения».
• Гражданин, сохранивший бумажную трудовую книжку, имеет двойной учет: работодатель вносит записи и в бумажную версию, и передает данные в ЭТК.

Как получить справку СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности)

На 2026 год это основной документ для подтверждения стажа. Получить его можно несколькими способами:

Способ 1: Портал Госуслуг (Госуслуги.ру) — самый быстрый

1. Авторизуйтесь в профиле (подтвержденная учетная запись).
2. Перейдите в раздел: Работа и пенсия → Пенсионное обеспечение → Справка о трудовой деятельности (СТД-СФР).
3. Выберите формат: PDF (для печати/передачи в ведомства) или XML/Электронный вид (для автоматической обработки).
4. Документ сохраняется в разделе «История обращений» и доступен для скачивания в любой момент.

Способ 2: Личный кабинет СФР (lk.sfr.gov.ru)

• Раздел: «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку о трудовой деятельности».
• Позволяет детально просмотреть все периоды, работодателей, основания приема/увольнения (статьи ТК РФ).

Способ 3: МФЦ (Мои Документы) и клиентская служба СФР

• Обращение лично с паспортом и СНИЛС.
• Результат — справка на бумажном носителе с печатью/подписью или в электронном виде на почту/в ЛК.

Способ 4: Через работодателя (для действующих сотрудников)

• Работодатель может сформировать выписку из ЭТК (СТД-Р) по запросу сотрудника.

Когда справки СФР недостаточно: обращение в государственные архивы

Если в СТД-СФР есть пробелы (нет данных за определенные годы, неверное название должности, отсутствует зарплата для расчета пенсии до 2002 г.), необходимо обращаться в архивные учреждения.

Где искать архив?

• Сервис на mos.ru (для Москвы и МО) и аналогичные региональные порталы: позволяют найти место хранения документов конкретной организации (личные дела, приказы, ведомости выдачи зарплаты, трудовые книжки).
• Единый портал архивов (archives.gov.ru) — реестр архивных учреждений РФ.
• Государственный архив РФ (ГАРФ) — для лиц, работавших в высших органах власти и ведомствах центрального подчинения.

Порядок действий:

1. Определить название организации на момент работы (с учетом переименований).
2. Найти архив-хранитель через поисковые сервисы.
3. Направить архивный запрос (по почте, через форму на сайте архива или портал Госуслуг «Запрос в архив»).
4. В заявлении указать: ФИО, дату рождения, период работы, цель (пенсия, стаж, судебный спор).

Нюанс: Если организация существует, архивные справки, выписки и копии из документов по личному составу должен предоставить отдел кадров (HR-служба) этой организации (ст. 62 ТК РФ, ФЗ-125). Обращение в государственный архив нужно только для ликвидированных юрлиц.

Особенности подтверждения стажа для специальных целей (2026 год)

Для назначения пенсии (СФР)

Рекомендуется обращаться в Социальный фонд России по месту оформления. Специалисты СФР имеют право направлять межведомственные запросы в архивные учреждения в установленном законом порядке (без участия гражданина). Это ускоряет процесс и снимает с заявителя бремя поиска архива.

Для периодической аккредитации медицинских/фармацевтических работников (Минздрав)

Требования ужесточены. Доказать опыт работы за отчетный период можно:

• Записью в ФРМР (Федеральный реестр медицинских работников).
• Копией трудовой книжки (бумажной или выпиской из ЭТК/СТД-СФР), заверенной работодателем.
• Справкой из архива (если организация ликвидирована).

Для судебных споров о восстановлении стажа

Принимаются: архивные справки (форма выписки из приказа), копии личных карточек (Т-2), ведомостей начисления зарплаты, свидетельские показания (если документов нет).

Практический чек-лист: что сделать прямо сейчас

1. Проверьте свою СТД-СФР через Госуслуги или ЛК СФР. Убедитесь, что все периоды работы отображены верно (названия орг, даты, основания увольнения).
2. Найдите «пробелы». Если период до 2020 года отсутствует — соберите документы: старую трудовую книжку, справки из архивов, свидетельские показания.
3. Закажите архивные справки заранее. Сроки ответа архивов — до 30 дней (в сложных случаях до 3 месяцев). Не ждите дня подачи на пенсию.
4. Сохраните PDF-версию СТД-СФР. Она имеет юридическую силу и QR-код для проверки подлинности получателем (банк, СФР, работодатель).
5. Если сохранили бумажную ТК, храните её надежно; Она остается первичным документом для периодов до 2020 года и резервным для текущих.

Нормативная правовая база (актуально на 2026 год)

• ФЗ-400 «О страховых пенсиях» (ст. 13, 132 — порядок подтверждения стажа, роль СФР и архивов).
• ФЗ-27 «Об обязательном пенсионном страховании» (индивидуальный учет, СНИЛС).
• ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ» (сроки хранения, порядок выдачи сведений, обязанности органов по управлению архивами).
• ТК РФ (ст. 62, 66, 303), обязанности работодателя по хранению и выдаче документов о труде.
• Постановление Правительства РФ № 959 — утверждение форм СТД-СФР, СЗВ-ТД, СТД-Р.
• Приказ Минтруда/Минэкономразвития/СФР — регламент взаимодействия СФР с архивами при назначении пенсий.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: В справке СТД-СФР нет периода работы 2015–2018 гг. Организация ликвидирована. Что делать?

О: 1. Найдите архив-хранитель через сервис поиска архивов (mos.ru, archives.gov.ru или региональный портал). 2. Напишите запрос в архив с приложением копий паспорта и СНИЛС. 3. Полученную архивную справку (выписку из приказа) предоставьте в СФР для внесения данных в ИЛС (индивидуальный лицевой счет).

В: Нужно ли мне платить за архивную справку?

О: Для целей пенсионного обеспечения (направлено через СФР или лично для пенсии) — бесплатно (ст. 22 ФЗ-125). Для иных целей (суд, наследство, личное любопытство) — по тарифам архива (обычно 200–1000 руб. за справку/копию).

В: Я работаю сейчас. Могу ли я получить справку за текущий период?

О: Да. В СТД-СФР отображаются данные, переданные работодателем отчетом СЗВ-ТД. Обычно данные появляются в ЛК на следующий месяц после отчетного (например, данные за январь — в феврале). Можно попросить HR-отдел выдать выписку СТД-Р прямо сейчас.

В: Что такое СТД-Р и чем отличается от СТД-СФР?

О: СТД-СФР — официальная справка из базы СФР (имеет силу для госорганов, банков, нотариусов). СТД-Р, выписка из ЭТК, которую формирует работодатель или оператор ЭТК для ознакомления работника; для официальных целей (пенсия, суды) требуется именно СТД-СФР.

Архив сведений о трудовой деятельности в 2026 году — это гибридная система: цифровое ядро (СФР/ЭТК) для актуальных периодов и бумажная периферия (госархивы, архивы организаций) для исторических данных. Главная стратегия гражданина — проактивная проверка данных в ЛК СФР/Госуслугах и своевременное закрытие «пробелов» через архивные запросы. Не откладывайте получение архивных справок на последнюю минуту перед выходом на пенсию или сменой работы — сроки ответа архивов могут быть существенными.

Помните: Ваш трудовой стаж — это ваше пенсионное капитал. Заботьтесь о документальном подтверждении каждого рабочего дня заранее.