Архив любого классического университета — это не просто место хранения бумаг, а память института, гарант правовой защищенности студентов и сотрудников, а также ценнейший исторический источник для изучения развития высшего образования в регионе. Архив ФГАОУ ВО «Тюменский государственный университет» (ТюмГУ) выполняет ключевую роль в системе документационного обеспечения деятельности одного из старейших и крупнейших вузов Зауралья и Сибири;

Исторический контекст: от педагогического института к классическому университету

История архива неразрывно связана с историей университета. Ключевые вехи формирования фондов:

• 6 июля 1930 г. — Образование Тюменского педагогического института (постановление СНК РСФСР). С этого момента начинается хрононология основных документальных фондов.
• 1970-е – 1990-е гг. — Расширение структуры института, появление новых факультетов (историко-филологического, физико-математического, естественно-географического и др.), что привело к росту документационного массива.
• 1995 г., Присвоение статуса Тюменского государственного университета (Указ Президента РФ). Смена статуса потребовала пересмотра системы делопроизводства и архивного дела.
• Настоящее время — ТюмГУ объединяет десятки институтов, факультетов и филиалов (в т.ч. в Тобольске, Ишиме, Заводоуковске), архив которых централизованно координируется главным архивом университета.

Сегодня архив ТюмГУ хранит документы, отражающие 90-летний путь развития вуза: от районных курсов и педагтехникума до федерального инновационного образовательного центра.

Структура и состав архивных фондов

Фонды архива ТюмГУ формируются в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», типовыми номенклатурами дел и внутренними нормативными актами вуза. Основные группы документов:

Фонд «Управление и администрация» (Ректорат, Приказы, Распоряжения)

Ядро архива. Содержит:

• Приказы ректора по основным видам деятельности (учебный процесс, наука, кадры, хозяйство) с 1930 г.
• Протоколы заседаний Ученого совета, Академического совета.
• Документы по лицензированию, государственной аккредитации и государственному признанию дипломов.
• Отчеты о самообследовании, стратегии развития, программы развития вуза.

Учебно-методические фонды (Учебная часть, Институты, Факультеты)

Обеспечивают правовые интересы выпускников и текущих студентов:

• Личные дела студентов (с 1930 г.) — основной документ для подтверждения обучения, восстановления утерянных дипломов, справок об обучении.
• Ведомости государственных экзаменов и защиты ВКР (дипломных работ, курсовых проектов).
• Книги регистрации дипломов и приложений к ним (строгой отчетности).
• Учебные планы, программы дисциплин, календарные учебные графики по годам.
• Документы по приему (конкурсные списки, приказы о зачислении/отчислении/переводе/восстановлении).

Научно-исследовательские фонды (Научное управление, Диссертационные советы)

• Документы по организации НИР, отчеты по грантам (РФФИ, РНФ, гранты Президента/Правительства РФ).
• Материалы диссертационных советов (протоколы, авторефераты, отзывы), хранятся в соответствии с требованиями ВАК.
• Фонды ученых-основателей школ (профессора К.Н. Чаленко, В.И. Кузнецов, А.Ф. Федоров и др.).

Кадровые и социально-правовые фонды

• Личные дела преподавательско-преподавательского и управленческого персонала.
• Листки учета трудовой книги, служебные характеристики, справки о стаже.
• Документы профкома, студсовета, КОМСОМОЛЬСКОЙ организации (историческая ценность).

Хозяйственные и строительные фонды

• Документы по застройке кампусов (корпуса на улице Семакова, Вольная, Университетский поселок, филиалы).
• Инвентаризационные описи имущества, акты приема-сдачи оборудования.

Аудиовизуальные и фотособытийные фонды

Уникальная коллекция фотографий, негативов, видеозаписей (бобин, кассет, цифровых носителей), фиксирующих:

• Торжественные линейки, дни открытых дверей, выпускные вечера.
• Научные конференции, визиты высоких гостей.
• Студенческую жизнь: КВН, спортивные состязания, строительные отряды, агитбригады.

Нормативно-правовая база и режим доступа

Деятельность архива регламентируется:

1. Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Постановлением Правительства РФ от № 1323 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах…».
3. Приказами Росархива (типовые номенклатуры дел, сроки хранения).
4. Локальными нормативными актами ТюмГУ: Положением об архиве, Номенклатурой дел, Графиком сроков хранения.

Сроки хранения и ценностные категории

Документы распределяются по категориям ценности:

• Постоянно хранящиеся (Исторические): Приказы ректора, личные дела студентов/сотрудников, ведомости госэкзаменов, книги регистрации дипломов, уставы, протоколы Ученого совета. Срок хранения — бессрочно.
• Долгосрочные (10–75 лет): Кадровые документы (листки учета ТК — 75 лет), дела по приему, отчеты по НИР, хозяйственные документы.
• Краткосрочные (до 10 лет): Вспомогательная документация, черновики, справочно-информационные материалы.

Порядок предоставления информации (Справок, Выписок)

Архив ТюмГУ предоставляет информацию гражданам и организациям в строгом соответствии с законодательством о персональных данных (152-ФЗ) и архивном деле.

Важно: Согласно п. 46.7 Правил (утв. Постановлением Правительства РФ № 1323), исполнение тематических запросов биографического характера может приостанавливаться в случаях, предусмотренных законом, либо при неполноте исходных данных от заявителя. Заявителю рекомендуется предоставлять максимально полные ФИО, дату рождения, годы обучения/работы, название факультета/института.

Цифровизация и электронное документооборот (ЭДО)

ТюмГУ активно внедряет технологии «Цифрового университета». Архив является ключевым участником этого процесса:

• Сканирование фондов: Приоритетное оцифровывание книг регистрации дипломов, личных дел студентов до 2000 г., приказов ректора. Создаются электронные копии в формате PDF/A для долгосрочного хранения.
• Электронный архив (ЭА): Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) для текущей документации (приказы, договора, служебные записки) с автоматической передачей в архив по истечении сроков хранения в структурных подразделениях.
• Поисковые системы: Разработка внутренних баз данных (БД «Архив», БД «Выпускники») для оперативного поиска дел по атрибутам (ФИО, номер дела, год, шифр специальности).
• Портал «Мои достижения» / Личный кабинет: Интеграция архивных данных для выдачи выпускникам электронных версий документов об образовании (в рамках федерального проекта «Единая федеральная информационная система в сфере высшего образования»).

Взаимодействие с Государственным архивом Тюменской области

Архив ТюмГУ тесно взаимодействует с ГБУ ТО «Государственный архив Тюменской области» (г. Тюмень, ул. Мельникайте, 46):

• Сдача фондов на государственное хранение: По истечении установленных сроков (обычно после 75 лет для личных дел студентов/сотрудников или при ликвидации структурных подразделений) документы постоянного хранения передаются в Государственный архив области для пополнения фонда Р-XXXX (Тюменский гос. университет).
• Экспертиза ценности: Совместная работа экспертных комиссий по отбору документов на постоянное хранение.
• Научная работа: Участие в конференциях, публикация документов в сборниках «Документальные памятники истории Тюменской области», подготовка виртуальных выставок к юбилеям вуза.

Практическая информация для обращений в архив ТюмГУ

Контакты и реквизиты (актуальные данные необходимо уточнять на официальном сайте utmn.ru в разделе «Структура университета» -> «Архив» или «Управление документационного обеспечения»)

Алгоритм получения справки/выписки (дистанционно)

1. Заполнить форму обращения на портале Госуслуги (услуга «Предоставление сведений об образовании» или «Выдача дубликата документа об образовании») — наиболее быстрый и юридически значимый способ.
2. Направить официальный запрос на email архива/УДО с указанием: ФИО (все варианты), дата рождения, годы обучения, факультет/институт, специальность, цель справки, контакты для связи.
3. При личном визите: иметь при себе паспорт (и доверенность нотариальную, если действует представитель);
4. Срок исполнения: согласно ст. 10 Закона № 125-ФЗ — не позднее 30 дней со дня регистрации обращения (для сложных запросов срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя).

Научно-информационная и просветительская деятельность

Архив ТюмГУ не является «кладбищем документов». Это активный научный центр:

• Публикации: Подготовка документальных сборников к юбилеям вуза (60, 70, 80, 90 лет).
• Выставки: Стационарные стенды в холлах главного корпуса (история ректоратов, выдающиеся ученые, студенческие отряды) и виртуальные выставки на сайте.
• Работа с исследователями: Предоставление доступа к деклассифицированным фондам для написания курсовых, дипломных, диссертаций по истории образования, истории науки, местной истории.
• Проект «Цифровая история ТюмГУ»: Краудсорсинговое сбор воспоминаний выпускников, оцифровка домашних архивов преподавателей (фото, письма, дневники).

Архив Тюменского государственного университета — это стратегический ресурс вуза. Он обеспечивает:

• Правовую защищенность тысяч выпускников (подтверждение квалификации, стажа, ученых степеней).
• Управленческую эффективность (доступ к прецедентам, история принятия решений).
• Научно-историческую память региона (документирование вклада университета в развитие науки, культуры, кадрового потенциала Зауралья).

Переход на цифровые платформы, внедрение ЭДО и интеграция с федеральными информационными системами (ФИС Единая, Госуслуги) делают архив ТюмГУ современным, открытым и высокотехнологичным подразделением, готовым к вызовам эпохи «Цифровой экономики» и сохраняющему историю для будущих поколений.

Материал подготовлен на основе открытых данных официального сайта ФГАОУ ВО «ТюмГУ», нормативных актов РФ в сфере архивного дела и высшего образования. Для получения актуальных контактных данных и форм обращений рекомендуется обращаться к разделу «Архив» на официальном портале utmn.ru.