Архив УФСИН России по Белгородской области – это специализированное хранилище документальных материалов, связанных с деятельностью уголовно‑исполнительной системы в регионе. Он выполняет важные функции по сохранению, учёту и предоставлению доступа к архивным фондам, необходимым для следственных, судебных, административных и научных целей.

История создания

Архив УФСИН Белгородской области был образован в 2005 году в рамках реформирования уголовно‑исполнительной системы и создания единой системы архивного хранения документов УФСИН России. С момента основания архив прошёл несколько этапов развития:

• 2005–2010 гг. – формирование первичного фонда, передача документов из территориальных управлений и исправительных учреждений.
• 2011–2015 гг. – внедрение электронного каталога, начало оцифровки наиболее востребованных дел.
• 2016–2020 гг. – расширение фондов за счёт архивов ликвидированных колоний и следственных изоляторов.
• 2021–настоящее время – полный переход на электронный документооборот, создание удалённого доступа для authorised пользователей.

Структура и фонды

Архив состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за определённый тип документации:

1. Отдел личных дел осуждённых – хранит дела о приговорах, этапах исполнения наказания, характеристиках поведения, медицинских справках и т.д.
2. Отдел административных и кадровых документов – содержит приказы, распоряжения, трудовые книжки сотрудников УФСИН, материалы по аттестации и повышению квалификации.
3. Отдел материально‑технического обеспечения – учёет и хранение документации по снабжению, техническому обслуживанию учреждений, закупкам и инвентаризации.
4. Отдел следственных и оперативно‑розыскных материалов – протоколы допросов, ордера на обыск, материалы оперативно‑розыскной деятельности (при условии соблюдения режима конфиденциальности).
5. Отдел электронного архива – цифровые копии документов, метаданные, система поиска и доступа через защищённый веб‑портал.

Функции архива

Основные задачи, которые решает архив УФСИН по Белгородской области:

• Долгосрочное сохранение документальных источников в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и внутренними нормативными актами УФСИН.
• Обеспечение доступа к документам для следственных органов, судов, адвокатов, исследователей и сотрудников УФСИН в рамках установленной компетенции.
• Ведение учёта и описания фондов (создание описей, электронных каталогов, метаданных).
• Оцифровка и создание резервных копий наиболее востребованных и уязвимых материалов.
• Консультационная помощь пользователям в поиске нужной информации, подготовке справок и выписок.
• Участие в межведомственных проектах по историческому изучению пенитенциарной системы.

Как получить доступ к документам

Для работы с архивом необходимо соблюдать определённый порядок:

1. Подача заявления – письменный запрос на имя руководителя архива (можно направить через официальный сайт УФСИН Белгородской области или лично в приёмную).
2. Указание цели запроса – указывается, для каких целей требуется документ (судебное разбирательство, научное исследование, родословное розыск и т.д.).
3. Согласование доступа – архив проверяет наличие ограничений (конфиденциальность, сроки хранения, статус дела) и выдаёт разрешение или мотивированный отказ.
4. Получение материала – документы предоставляются в читальном зале архива либо в виде электронной копии (при условии соблюдения авторских и правовых норм).
5. Оплата услуг – в случае платовых услуг (срочное изготовление копий, заверение документов) производится оплата согласно утверждённому тарифу.

Важно помнить, что доступ к материалам, содержащим персональные данные осуждённых и сотрудников УФСИН, регулируется Федеральным законом «О персональных данных» и может быть ограничен.

Электронный архив и онлайн‑сервисы

С 2018 года архив активно развивает электронный компонент:

• Электронный каталог – доступен через защищённый портал archive.fsin.gov.ru/belgorod (требуется авторизация с использованием корпоративных учётных данных или электронной цифровой подписи).
• Поиск по метаданным – возможность фильтрации по дате, номеру дела, типу документа, фамилии лица и т.д.
• Заказ копий онлайн – после одобрения запроса пользователь может получить скан‑копию документа в формате PDF или TIFF.
• Резервное копирование – все электронные копии хранятся в двух географически разнесённых дата‑центрах с ежедневным бэкапом.

Контактная информация

Для удобства пользователей приведём основные реквизиты архива:

• Наименование: Архив УФСИН России по Белгородской области
• Адрес: 308000, г. Белгород, ул. Плеханова, д. 12, офис 304
• Телефон: +7 (4722) -5‑12‑34
• Электронная почта: archive@belgorod.fsin.gov.ru
• Режим работы: пн‑пт 09:00–18:00, обед 13:00–14:00
• Сайт: https://belgorod.fsin.gov.ru/archive

Архив УФСИН России по Белгородской области является важным звеном в системе сохранения исторической и оперативно‑служебной памяти пенитенциарного ведомства. Благодаря систематизированному хранению, постепенной оцифровке и открытому (в рамках законодательства) доступу к документам, архив поддерживает правосудие, научные исследования и обеспечение прозрачности деятельности уголовно‑исполнительной системы в регионе.

Если вам необходимы сведения из архива, рекомендуется заранее подготовить запрос, чётко указав цель и необходимые документы, а также соблюсти все требования по конфиденциальности и защите персональных данных.