Архив медицинской организации — это не просто место хранения старой бумаги‚ а гарант прав пациентов‚ правовая основа работы врачей и историческая память региона. В статье подробно разбираем‚ как организован архив Ульяновской областной клинической больницы (ГБУЗ УО «УОКБ»)‚ какие документы там хранятся‚ как получить справку или выписку и какие изменения привносит цифровизация.

Правовой статус и нормативная база

Деятельность архива больницы регламентируется федеральным и региональным законодательством. Ключевые документы:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», основной закон‚ определяющий обязательность формирования архивов у государственных и муниципальных учреждений.
• Федеральный закон от № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (ст; 53‚ 87) — устанавливает сроки хранения медицинской документации и порядок доступа к ней.
• Приказ Минздрава России от № 311н (в ред. от 2024 г.) «Об утверждении перечня медицинской документации‚ подлежащей обязательному формированию и хранению в медицинских организациях‚ и сроков ее хранения».
• Постановление Правительства Ульяновской области об утверждении типовых правил архивного дела в учреждениях здравоохранения региона.

Важно: Архив ГБУЗ УО «УОКБ» является структурным подразделением учреждения и подчиняется главному врачу. Методическое руководство осуществляет Государственный казенный учреждение Ульяновской области «Управление архивами Ульяновской области» (ГКУ УО «Управление архивами»).

Структура архивных фондов: что хранится?

Фонды архива условно делятся на три большие группы по срокам хранения и значению:

А. Документы постоянного хранения (Исторический архив)

Передаются в Государственный архив Ульяновской области (ГАУО) после истечения сроков хранения в ведомственном архиве (обычно 50–75 лет для дел по личным составу‚ 75 лет для историй болезни особых категорий). Сюда входят:

• Уставы‚ положения о больнице‚ приказы по основным вопросам деятельности (реорганизация‚ лицензирование‚ награждение).
• Отчеты о деятельности за год (финансовые‚ статистические‚ санитарно-эпидемиологические).
• Дела по приему на работу‚ увольнению‚ награждению врачебного персонала (личные дела врачей‚ санитар‚ медсестер — до 1990–2000 гг.).
• Истории болезни пациентов‚ подлежащие вечному хранению (например‚ по профзаболеваниям‚ лучевой болезни‚ участникам ЧАЭС‚ уникальные клинические случаи).
• Фотодокументы‚ кинодокументы‚ аудиозаписи‚ отражающие историю больницы (открытие корпусов‚ визиты министров‚ юбилеи).

Б. Документы длительного хранения (10–75 лет), Основной рабочий фонд

Хранятся непосредственно в архиве больницы. Это самые востребованные документы:

1. Медицинская документация пациентов:
   • Истории болезни стационаров (хранятся 25 лет со дня последней записи‚ затем — подлежат уничтожению или отбору в госархив).
   • Истории развития новорожденных (хранятся 25 лет).
   • Истории болезни беременных‚ рожениц‚ пуерп (хранятся 25 лет).
   • Амбулаторные карты (форма № 025/у) — хранятся 25 лет после последнего визита.
   • Протоколы патологоанатомических вскрытий — 25 лет.
2. Учетные и регистрационные журналы: журналы учета историй болезни‚ журналы операций‚ журналы родов‚ журналы учета мертворожденных — хранятся 50–75 лет.
3. Кадровая документация: личные карточки сотрудников (Т-2)‚ заказные списки‚ приказы о приеме/переводе/увольнении — 75 лет (для работников‚ принятых до 2003 г.) или 50 лет (после 2003 г.).
4. Финансово-хозяйственная документация: сметы‚ отчеты‚ акты приема-передачи имущества‚ накладные — 5–10 лет (в зависимости от вида).

В. Документы временного хранения (до 10 лет)

Находятся в текущем делопроизводстве отделений и регистратурах‚ еще не переданные в архив. К ним относятся: текущие истории болезни лежащих больных‚ журналы вызовов скорой помощи‚ первичная учетная документация по материалам/лекарствам текущего года.

Порядок обращения в архив: пошаговая инструкция

Чаще всего в архив обращаются за:

• Выпиской из истории болезни (для МСЭ‚ суда‚ личного архива‚ оформления инвалидности).
• Дубликатом медицинского документа (при утере оригинала).
• Справкой о факте госпитализации / рождении / смерти.
• Информацией о трудовом стаже (для Пенсионного фонда / СФР).

Кто имеет право на доступ?

Согласно ст. 87 ФЗ-323 и ст. 13 ФЗ-152 (Персональные данные):

• Сам пациент (с 15 лет, самостоятельно).
• Законные представители (родители‚ опекуны‚ усыновители) — для несовершеннолетних и нетрудоспособных.
• Наследники / члены семьи умершего — при предъявлении свидетельства о смерти и документа‚ подтверждающего родство (для защиты прав‚ получения страховок).
• Уполномоченные лица — по нотариальной доверенности.
• Суд‚ следствие‚ прокуратура‚ СФР‚ МСЭ — по официальному запросу.

Алгоритм получения документа:

1. Подготовка документов: Паспорт РФ (оригинал)‚ документы‚ подтверждающие полномочия (свидетельство о рождении ребенка‚ свидетельство о браке‚ доверенность‚ свидетельство о смерти).
2. Написание заявления: По форме‚ установленной больницей (обычно есть бланк на стойке архива или на сайте ГБУЗ УО «УОКБ» в разделе «Пациентам» → «Архив»). В заявлении указываются: ФИО пациента‚ дата рождения‚ период госпитализации‚ отделение‚ цель получения.
3. Подача заявления:
   • Лично: в архив (адрес и режим работы см. ниже).
   • Через портал Госуслуг: услуга «Получение копии медицинского документа» (если больница подключена к ЕМИАС/РМИС).
   • Почта России: заказным письмом с вложенным заявлением и нотариально заверенной копией паспорта/доверенности.
4. Сроки исполнения: Согласно ст. 87 ФЗ-323 — не позднее 3 рабочих дней со дня поступления запроса. В сложных случаях (поиск в глубоком архиве) срок может быть продлен до 30 дней с уведомлением заявителя.
5. Получение результата: Лично (под роспись)‚ почтой (ценным письмом)‚ в электронном виде (на почту/Госуслуги — если оформлена ЭП пациента).

Контакты и режим работы архива ГБУЗ УО «УОКБ»

Цифровизация и электронный архив: современное состояние

С 2020–2021 годов в Ульяновской области активно внедряется Единая медицинская информационно-аналитическая система (ЕМИАС / РМИС). Это кардинально меняет работу с архивом:

Что уже доступно в электронном виде:

• Электронные истории болезни (ЭИБ): Для госпитализаций‚ совершенных после подключения отделения к РМИС (в УОКБ процесс идет поэтапно с ~2019–2021 г.)‚ история болезни формируется в электронном виде. Выписка формируется врачом и подписывается ЭЦП. Пациент может получить её на портале Госуслуг («Здоровье» → «Медицинские документы») или в приложении «Госуслуги. Здоровье».
• Электронные рецепты и направления: Хранятся в системе автоматически.
• Цифровые копии старых историй болезни: Больница ведет программу ретроспективного сканирования фондов «Длительного хранения» (25 лет). Приоритет — онкология‚ гематология‚ кардиохирургия‚ перинатальный центр.

Проблемы и нюансы перехода:

1. «Цифровая яма» 2010–2020 гг.: Документы этого периода часто существуют только на бумаге. Их поиск требует ручной работы архивариуса.
2. Качество сканирования: Старые журналы учета (А3‚ А2 формат) сканируются с низким разрешением‚ текст может быть нечитаем. Часто требуется предоставление заверенной копии с оригинала.
3. Персональные данные: Электронный доступ к чужим данным (даже родственников) через Госуслуги ограничен — нужно оформлять «доступ к данным другого лица» через МФЦ или нотариуса.

Специфика отдельных фондов (Важные нюансы для Ульяновска)

Архив Перинатального центра / Детской областной больницы

В связи с реорганизацией здравоохранения (объединение УОДКБ и УОКБ‚ строительство нового перинатального центра‚ о чем сообщали СМИ в 2023–2024 гг.)‚ фонды роддомов‚ детских стационаров и консультаций могут находиться в разных физических местах.

• Истории родов и истории развития новорожденных старых роддомов (№1‚ №2‚ закрытых или переименованных), в центральном архиве УОКБ или в ГАУО.
• Документы Ульяновской областной детской клинической больницы (УОДКБ) — интегрированы в общий архив УОКБ после слияния.

Психиатрическая и наркологическая помощь

Если речь идет об Ульяновской областной психиатрической больнице (отдельное юрлицо — ГБУЗ УО «УОПБ»)‚ то её архив независим от архива УОКБ. Доступ к психиатрическим историям болезни строго регламентирован (только пациент‚ суд‚ врачебная комиссия).

Туберкулезный диспансер / Кожно-венерологический диспансер

Также имеют самостоятельные архивы со специфическими сроками хранения (до 75 лет для форм туберкулеза).

Что делать‚ если документ не найден / утерян / сгорел?

Ситуации бывают разные: пожар‚ наводнение‚ хаотичное переезды при ремонте корпусов (актуально для УОКБ в связи со стройкой новых зданий).

Алгоритм действий:

1. Получите официальный отказ от архива УОКБ (письменное уведомление: «Документ в фондах не обнаружен»‚ подписанное главой архива/главным врачом‚ со штампом).
2. Обратитесь в Государственный архив Ульяновской области (ГАУО) — возможно‚ дело уже передано на госхранение (адрес: г. Ульяновск‚ ул. Ленина‚ д. 48/50).
3. Запросите дубликаты в смежных организациях:
   • Страховая медицинская организация (СМО) — по полису ОМС хранят счета и выписки.
   • СФР (бывш. ПФР) — если история болезни нужна для стажа/пенсии.
   • МСЭ (бюро МСЭ) — там хранятся копии документов‚ представленных на экспертизу.
   • Суд / Прокуратура / Следственный комитет — если дело было в производстве.
4. Восстановление через суд (ст. 309 ГПК РФ): Если документ критически важен (наследование‚ жилье‚ инвалидность) и нигде не найден‚ подается заявление в суд о установлении факта‚ имеющего юридическое значение (факта госпитализации‚ факта рождения‚ факта смерти). Доказательная база: свидетельские показания‚ фото‚ старые справки‚ записи в паспорте‚ данные поликлиники (амбулаторная карта).

Частые ошибки пациентов (Чек-лист «Как не потерять время»)

• Ошибка 1: Приходят без паспорта или с истекшим паспортом. Решение: Только действительный паспорт РФ (или заграничный для нерезидентов).
• Ошибка 2: Не знают точное название отделения и год госпитализации. Решение: Уточните по полису ОМС в СМО или по старым талонам/справкам. Год — критичен для поиска в журнале учета.
• Ошибка 3: Хотят получить историю болезни родителя/супруга без доверенности/свидетельства о смерти. Решение: Оформите нотариальную доверенность заранее.
• Ошибка 4: Ищут амбулаторную карту в архиве стационара. Решение: Амбулаторная карта (ф. 025/у) хранится в поликлинике по месту прикрепления‚ а не в больнице.
• Ошибка 5: Ждут мгновенного результата. Решение: Закон дает 3 дня. Сложные поиски (старая нумерация‚ переезд корпусов) — до месяца.

Историческая справка: Архив как память региона

Архив Ульяновской областной больницы (ранее — Губернской больницы‚ Областной больницы имени Ленинского комсомола‚ Клинической больницы УлГМА) — это уникальный исторический источник. В его фондах (частично переданных в ГАУО) хранятся документы‚ отражающие:

• Работу эвакуационных госпиталей 1941–1945 гг. (Ульяновск — «заводной» тыл‚ через больницы прошли десятки тысяч раненых).
• История борьбы с эпидемиями (тиф‚ холера‚ оспа‚ полиомиелит в 50-х).
• Развитие высокотехнологичной помощи: первые операции на открытом сердце (1960-е)‚ внедрение ЭКМО‚ пересадки органов‚ робототехники (2010–2020-е).
• Деятельность выдающихся врачей-организаторов: проф. М.М. Брехов‚ проф. В.И. Разумовский‚ академик РМАПО Н.Н. Приходько и многих других‚ чьи имена носят отделения и улицы города.

Научные работники и студенты УлГМА (Ульяновский государственный медицинский университет) имеют право на научный доступ к обезличенным данным исторических фондов по согласованию с ГАУО и этическим комитетом.

Резюме: Ключевые контакты для решения вопросов

Дата актуализации статьи: Октябрь 2026 г. (с учетом изменений в законодательстве 2023–2025 гг.).

Данная статья носит информационный характер. Адреса‚ телефоны‚ режимы работы и реквизиты могут меняться. Обязательно сверяйте информацию на официальном сайте uokb73.ru или по телефону единой справочной больницы перед визитом.