Тема архивного дела в структурах Министерства внутренних дел (МВД) России часто вызывает вопросы у граждан, ищущих сведения о службе родственников, реhabiлизации, а также у исследователей истории правоохранительных органов․ В данной статье подробно разбирается, что представляет собой архив УМВД России по Ульяновской области, где хранятся документы, как к ним получить доступ и какую роль играют государственные архивы региона․

Понятие и правовой статус архива УМВД

Важно: Отдельного юридического лица с названием «Архив УМВД России по Ульяновской области» не существует․ В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и приказами МВД России, архивные дела в территориальных органах ведаются структурными подразделениями (отделами/секторами архива) непосредственно внутри структуры Управления МВД России по Ульяновской области;

• Полное наименование органа управления: Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ульяновской области (УМВД России по Ульяновской области)․
• ИНН/КПП: 7303013280 / 730301001 (реквизиты самого УМВД)․
• Юридический адрес: 432034, Ульяновская область, г․ Ульяновск, ул․ 12 Сентября, д․ 56 (адрес Главного управления; адреса отдельных подразделений могут отличаться)․
• Официальный сайт: 73․mvd;rf (раздел «Обращения граждан», «Сведения об организации»)․

Архивное подразделение УМВД является ведомственным архивом․ Его основные функции:

1. Формирование архивных фондов структурных подразделений УМВД и подведомственных организаций․
2. Обеспечение сохранности, учета и описи документов․
3. Организация доступа к документам для служебных нужд и предоставление архивных справок гражданам и организациям․
4. Подготовка документов с истекшими сроками хранения к передаче в государственные архивы (ГАУО, ГАНИУО)․

Структура архивных фондов УМВД по Ульяновской области

Документы в архиве УМВД делятся на две большие категории по срокам хранения и стадии жизненного цикла:

А․ Документы текущего и недавнего делопроизводства (хранятся в УМВД)

Это дела со сроками хранения от 1 до 75 лет (в редких случаях до 100 лет), которые активно используются для служебных целей и выдачи справок гражданам․

• Кадровые документы: личные дела сотрудников (действующих и уволенных за последние 75 лет), служебные характеристики, приказы о зачислении/увольнении, назначении званий․
• Документы оперативного учета и расследования: материалы проверок оперативных материалов, дела о преступлениях (пока не переданы в суд/архив), учетные карточки․
• Административные дела: протоколы об административных правонарушениях (хранятся в подразделениях/УМВД установленные сроки)․
• Документы по лицензированию и разрешениям: дела по лицензиям на оружие, охранную деятельность, частное детективное дело и т․д․
• Учетная документация: журналы учета КУСП, журналы учета задержанных, журналы дежурных частей․

Б․ Исторические фонды (переданы в Государственные архивы области)

Согласно законодательству, документы с истекшими сроками хранения (обычно более 75 лет для дел личного состава, 50-75 лет для дел уголовных/оперативных) подлежат обязательной передаче в государственное хранение․ В Ульяновской области это:

Порядок обращения в архив УМВД (за справками о службе, награждениях, реhabiлизации)

Гражданам чаще всего требуются справки из личных дел (подтверждение стажа, званий, наград) или сведения для реhabiлизации жертв политических репрессий․

Способы обращения:

1. Через портал «Госуслуги» (Рекомендуемый):
   • Раздел: «Получение справок, выписок, копий документов из архивов» → «Справка из архива МВД»․
   • Позволяет отслеживать статус и получить результат в электронном виде или по почте․
2. Через официальный сайт УМВД (73․mvd․rf):
   • Раздел «Обращения граждан» → «Электронный приемной» или «Написать обращение»․
   • Тема: «Запрос архивной справки / сведений из личного дела»․
3. Почтой (заказным письмом с вложением):
   • Адрес: 432034, г․ Ульяновск, ул․ 12 Сентября, д․ 56, Управление МВД России по Ульяновской области, Архивный сектор (или Отдел кадровой работы — уточняйте на сайте)․
4. Лично: В приемной УМВД (обычно работает по будням, часы приема уточняйте на сайте)․

Необходимые документы для запроса:

• Заявление в свободной форме (ФИО заявителя, адрес, телефон, цель запроса)․
• Копия паспорта заявителя․
• Документы, подтверждающие родственные отношения (если запрос не о себе) — свидетельства о рождении/браке, изменении ФИО․
• Доверенность (если запрос подает представитель), нотариально заверенная․
• Максимально полные данные по искомому лицу: ФИО, дата/место рождения, предполагаемые годы службы, подразделение, звание․

Взаимодействие с Государственным архивом Ульяновской области (ГАУО)

ГАУО (ул․ 12 Сентября, 7а) — это главный центр исторической документации региона․ По данным портала «Архивы России» и официального сайта Культура․РФ, ГАУО является «богатейшим хранилищем Архивного фонда Ульяновской области»․

Когда нужно обращаться в ГАУО, а не в УМВД:

• Поиск сведений о репрессированных (дело НКВД, списки расстрелянных, дела «троек», «двоек»)․
• История милиции Ульяновской области 1920–1990-х гг․ (годовые отчеты, штатные расписания, фотофонды)․
• Генеалогические запросы по сотрудникам полиции до 1950–1970 гг․ (личные дела переданы в госхранение)․
• Научные исследования истории правоохранительных органов․

Режим работы ГАУО (справочно, уточняйте на сайте culture․ru или архивы․рф):

• Читальный зал: обычно пн–пт, 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00), сб–вс — выходной․
• Необходим читательский билет (оформляется на месте по паспорту)․
• Доступ к фондам МВД/НКВД может быть ограничен (града «Секретно», «Для служебного пользования», защита персональных данных) — требуется официальный запрос или решение суда/прокуратуры․

Открытые данные и информационные ресурсы

Согласно сведениям с портала «Открытые данные / Ульяновская область», Управление МВД России по Ульяновской области публикует реестры открытых данных․ Это может быть полезно для предварительного поиска:

• Реестр территориальных органов МВД (ОМВД, ОВД, МО МВД) с адресами и телефонами — для уточнения, в каком именно подразделении служил человек․
• Сведения о лицензиатов (охранные предприятия, учебные центры)․
• Статистическая отчетность (показатели преступности), косвенно помогающая датировать события․

Также полезен ресурс «Портал Архивы России» (archives․gov․ru) → раздел «Архивная сеть» → «Органы управления архивным делом и архивы субъектов РФ» → Ульяновская область․ Там актуальны контакты и ссылки на путеводители по фондам ГАУО и ГАНИУО․

Типичные ошибки и советы исследователям

1. Ошибка: Идти в УМВД за справкой о службе в 1940 году․
   
   Правильно: Личные дела сотрудников НКВД/Милиции 1940 г․ хранятся в ГАУО (фонд Р-․․; или Г-․․․)․ В УМВД их нет физически․
2. Ошибка: Запрашивать «все документы по делу №․․․» без номера уголовного дела или даты․
   
   Правильно: Архивисты не могут искать по ФИО в оперативно-розыскных материалах без точных реквизитов дела (номер, год возбуждения, статья УК)․ Для поиска дела по ФИО нужно обращаться в суд (если дело шло в суд) или в ГАУО (если дело старое)․
3. Ошибка: Игнорировать закон о персональных данных (152-ФЗ)․
   
   Правильно: Сведения о частной жизни, здоровье, судимостях третьих лиц выдаются только по согласию субъекта ПДн, решению суда или по запросу уполномоченных госорганов․ Родственникам выдают выписки/справки без конфиденциальных деталей․

Контактная сводка (на 2026 год)

«Архив УМВД России по Ульяновской области» — это не отдельное здание, а функциональная единица внутри Главного управления․ Для решения современных бытовых вопросов (подтверждение стажа для пенсии, получение дубликата удостоверения, справка об отсутствии судимостей/административных дел) — обращайтесь напрямую в УМВД (через Госуслуги)․

Для исторических, генеалогических и научных задач, касающихся периода до 1990–2000 годов, а также для вопросов реhabiлизации жертв политических репрессий, ваш основной адрес: Государственный архив Ульяновской области (ул․ 12 Сентября, 7а) и ГАНИУО․ Именно там сосредоточен «Архивный фонд Ульяновской области» в части истории правоохранительных органов․

Перед поездкой или отправкой запроса обязательно уточняйте актуальные реквизиты, режим работы и требования к оформлению обращения на официальных сайтах (73․mvd․rf, gaulo․ru, archives․gov․ru), так как контактные данные и регламенты могут меняться․