Архив управления делами АО «РЖД» — это ключевое структурное подразделение‚ обеспечивающее сохранность‚ учет и предоставление документации‚ формируемой в ходе деятельности центрального аппарата и территориальных структур ОАО «Российские железные дороги». В статье подробно рассматриваются его задачи‚ структура фондов‚ порядок обращения за справками и документами‚ а также актуальные контакты.

Правовая основа и статус

Деятельность архива регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Уставом АО «РЖД» и внутренними локальными нормативными актами (Положение об архиве‚ Инструкция по делопроизводству).
• Приказами Росархива и отраслевыми стандартами хранения документации транспорта.

Архив управления дел относится к категории корпоративных архивов федерального значения‚ так как РЖД является стратегически важным объектом инфраструктуры страны.

Основные функции

1. Приемка и экспертиза документов: отбор дел к хранению по истечении сроков хранения в структурных подразделениях (сроки: временное, до 10 лет‚ длительное — свыше 10 лет‚ постоянное).
2. Научно-справочная работа: составление описей‚ путемников‚ указателей; ввод данных в автоматизированные информационные системы (АИС «Архив»‚ ЭДО).
3. Обеспечение сохранности: создание микроклимата (температура 18±2°С‚ влажность 55±5%)‚ противопожарная защита‚ биозащита‚ оцифровка ценных фондов.
4. Информационное обслуживание: выдача справок‚ копий‚ выписок сотрудникам РЖД‚ пенсионерам‚ судам‚ прокуратуре‚ правоохранительным органам и гражданам.
5. Консультирование подразделений: методологическая помощь по делопроизводству‚ номенклатурам дел‚ срокам хранения.

Структура архивного фонда

Фонд архива управления дел РЖД формируется с момента создания Министерства путей сообщения (МПС) и последующих реорганизаций (МПС -> ГУП «РЖД» -> ОАО «РЖД» -> АО «РЖД»). Основные массивы документов:

Документы центрального аппарата (Москва)

• Приказы‚ распоряжения‚ директивы Президента‚ Совета директоров‚ Правления.
• Протоколы совещаний‚ коллегий‚ заседаний Правления.
• Документы по стратегическому развитию‚ инвестиционным программам‚ тарифообразованию.
• Кадровые дела центрального аппарата (личные дела‚ служебные записки‚ приказы по кадрам).
• Документы по земельным отношениям‚ имуществу‚ закупкам (контракты‚ акты приема-передачи).

Документы территориальных структур (филиалов, железных дорог)

В архив управления дел централизованно поступают документы ликвидированных или реорганизованных структур‚ а также документы постоянного хранения от 16 железных дорог (Октябрьская‚ Московская‚ Красноярская и др.):

• История строительства и эксплуатации путей (планы‚ профили‚ журналы путей).
• Документы по труду и зарплате‚ пенсионное обеспечение (личные дела работников‚ пенсионные дела до 2002 г.).
• Техническая документация на сооружения‚ подвижной состав‚ сигнализацию и связь.
• Актовые документы по авариям‚ катастрофам‚ ЧС.

Специализированные фонды

• Фонд фотодокументов и аудиовизуальных материалов: хроника строительства БАМ‚ Транссиба‚ юбилеев‚ фотоотчеты.
• Фонд картографических документов: схемы путей‚ планы станций‚ профили трасс.
• Электронный архив: оцифрованные копии документов постоянного хранения‚ доступные через корпоративный портал.

Порядок обращения за документами и справками

Кто может обратиться

• Структурные подразделения АО «РЖД» (внутренний заказ).
• Работающие и уволенные сотрудники (пенсионеры).
• Наследники и законные представители (по наследственным делам‚ подтверждению стажа).
• Суды‚ прокуратура‚ следственные органы (по официальным запросам).
• Иные организации и физические лица (в порядке‚ установленном законодательством).

Виды выдаваемых документов

Способы подачи заявления

1. Через корпоративный портал (для сотрудников): раздел «Архив» / «Заказ справки» (самый быстрый способ).
2. Почта России / Курьерская служба: на адрес архива управления дел (см. контакты ниже).
3. Электронная почта: на официальный адрес архива (для сканов запросов).
4. Личный прием: в приемной архива по предварительной записи (для сложных запросов‚ просмотра дел в читальне).

Контакты и реквизиты Архива управления дел АО «РЖД»

Внимание: Адреса и телефоны могут меняться. Актуальную информацию всегда проверяйте на официальном сайте rzd.ru в разделе «О компании» -> «Структура» -> «Управление делами» или на корпоративном портале.

Центральный архив управления дел (Москва)

• Почтовый адрес: 107174‚ г. Москва‚ ул. Басманная‚ д. 10‚ стр. 1 (Здание Главного управления делами / Архив управления дел).
• Телефон справки/приемной: +7 (495) -26-70-XX (уточняйте добавочные на сайте).
• E-mail: archive@rzd.ru (или адрес‚ указанный в разделе «Контакты» на rzd.ru).
• Режим работы приемной (для посетителей): Понедельник–Четверг: 09:00–17:30‚ Пятница: 09:00–16:15 (перерыв 13:00–14:00). Выходные: Сб‚ Вс.

Территориальные архивы (по железным дорогам)

Каждая из 16 железных дорог имеет свой архив (Архив Октябрьской ЖД‚ Архив Московской ЖД и т.д.)‚ куда передаются дела действующих предприятий по истечении сроков хранения в делопроизводстве. Обращение за справками по работе на конкретной дороге часто быстрее через территориальный архив.

• Пример: Архив Октябрьской ЖД — г. Санкт-Петербург‚ наб. р. Фонтанки / ул. Ломоносова.
• Пример: Архив Московской ЖД — г. Москва‚ ул. Басманная / Кalanчевская.

Полный список адресов территориальных архивов доступен на интранет-портале РЖД или по запросу в центральном архиве.

Оцифровка и электронный доступ

АО «РЖД» активно внедряет проект «Цифровой архив»:

• ЭДО (Электронный документооборот): большинство приказов по кадрам с 2010–2015 гг. подписаны ЭЦП и хранятся в СЭД (Система электронного документооборота). Справки по ним формируются автоматически.
• Портал «Мой РЖД» / Личный кабинет сотрудника: раздел «Архив» позволяет заказать справку 2-НДФЛ‚ справку о стаже‚ копию приказа онлайн без визита в архив.
• Оцифровка фондов постоянного хранения: ведется массовая сканирование дел до 2000 г. (пенсионные дела‚ личные дела‚ фотофонд) для удаленного доступа уполномоченных лиц.

Сроки хранения ключевых категорий документов (Номенклатура)

Согласно типовым номенклатурам Росархива и отраслевой номенклатуре РЖД (утв. приказом):

• Постоянное хранение (бессрочно): Уставы‚ лицензии‚ акты реорганизации/ликвидации‚ протоколы Правления‚ приказы по основным вопросам деятельности‚ личные дела работников (до 2003 г.)‚ пенсионные дела‚ документы по ЧС/авариям‚ техническая документация на уникальные сооружения.
• Длительное хранение (10–75 лет): Личные дела (после 2003 г. — 75 лет)‚ табели учета рабочего времени (50 лет)‚ заказы/наряды на работы (10–50 лет)‚ бухгалтерия (5–10 лет в архиве‚ до 5 лет в делопроизводстве).
• Временное хранение (до 10 лет): Внутренняя переписка‚ отчеты текущие‚ черновики‚ справочные материалы.

Частые вопросы (FAQ)

Архив управления дел АО «РЖД» — это не просто склад бумаг‚ а высокотехнологичный информационный ресурс‚ обеспечивающий правовую защищенность компании‚ социальные гарантии сотен тысяч сотрудников и сохранность исторической памяти отрасли. Переход на электронный документооборот и массовую оцифровку существенно ускорил выдачу справок (до 1–3 дней через личный кабинет)‚ однако для получения заверенных копий документов до 2000-х годов и работы с уникальными фондами (фото‚ чертежи‚ исторические акты) все еще требуется обращение в физический архив или его территориальные отделения.

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов‚ типовых положений об архивах и информации с официального сайта АО «РЖД». Для решения конкретных вопросов рекомендуется связаться с архивом напрямую по актуальным контактам.