Архив управления делами – это специализированный отдел‚ отвечающий за систематизацию‚ хранение и предоставление доступа к документам‚ образующим официальную деловую историю Коломенского муниципального района. В статье рассмотрены история создания‚ структура‚ функции‚ порядок обращения и нормативно‑правовая база‚ регулирующая работу архива.

Исторический обзор

Истоки архивного дела в Коломне берут начало с 1924 года‚ когда было создано Коломенское уездное отделение Московского губернского архивного бюро. Это одно из первых уездных бюро на территории Московской области. За почти столетний период архив прошёл несколько этапов трансформации:

• 1924‑1960‑е годы – формирование базовых фондов‚ сбор документов муниципального и уездного уровня.
• 1960‑2000‑е годы – расширение перечня хранимых материалов‚ внедрение микрофильмов и электронных каталогов.
• 2000‑е годы – цифровизация‚ создание онлайн‑каталогов и интеграция с Порталом «Архивы России».
• С 2016 года – переезд в современное помещение на улице Октябрьская революция‚ 12‚ г. Коломна‚ объединение с Управлением делами администрации.

В 2008 году принято Положение о порядке управления и распоряжения имуществом‚ находящимся в муниципальной собственности Коломенского муниципального района (Решение от 24 октября 2008 г. № 398/42СД)‚ которое закрепило статус архива как ключевого подразделения в системе управления документами.

Организационная структура

Архив управления делами входит в состав Управления делами администрации Коломенского муниципального района и имеет собственный отдел по работе с архивом. Основные подразделения:

1. Отдел приёма и регистрации документов – отвечает за поступление новых материалов и их первичную классификацию.
2. Отдел систематизации и описания фондов – формирует описательные карточки‚ индексы и электронные каталоги.
3. Отдел хранения и консервации – обеспечивает надёжное хранение в условиях‚ соответствующих требованиям ГОСТ по архивному делу.
4. Отдел обслуживания запросов граждан и организаций – выдаёт справки‚ копии и оригиналы документов‚ а также консультирует по вопросам доступа.
5. Отдел цифровизации – переводит бумажные документы в электронный формат‚ поддерживает онлайн‑каталог.

Основные функции и задачи

Ключевые функции архива включают:

• Систематическое сбор и приём документов‚ относящихся к деятельности администрации‚ муниципального совета‚ судебных органов и иных публичных учреждений района.
• Создание и поддержание архивного фонда (фондов) в соответствии с нормативными документами (Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в России»).
• Обеспечение консервации и сохранности материалов‚ включая микрофильмы‚ фотокопии‚ электронные файлы.
• Осуществление доступа к архивным документам для граждан‚ исследователей и органов государственной власти.
• Ведение учёта и контроля за перемещением и использованием архивных материалов.
• Подготовка отчётных и аналитических материалов по использованию фонда.

Публичные услуги и порядок обращения

Граждане и организации могут воспользоваться следующими услугами:

• Получение справок о наличии документов в архиве.
• Выдача копий (печатных‚ фотокопий‚ сканированных) официальных документов.
• Консультации по правилам доступа к архивным материалам (публичный доступ‚ ограниченный доступ‚ конфиденциальные документы).
• Заказ исследовательских услуг – подготовка материалов для научных и исторических работ.

Для обращения необходимо:

1. Подать запрос в письменной форме (через электронную почту‚ форму на сайте или лично в отдел).
2. Указать персональные данные (ФИО‚ паспортные данные‚ копию трудовой книжки при необходимости) – пример из практики: «Для справки пришлите копию трудовой книжки за все годы и копию паспорта (1‑й стр.)».
3. При необходимости приложить документы‚ подтверждающие право доступа (например‚ доверенность).
4. Ожидать ответа в течение 5‑10 рабочих дней. В случае отсутствия запрашиваемых документов архив может направить запрос в другие учреждения (пример: «Лицевых счетов по ГСКБ по орошению ВНПО Радуга у нас нет. ГСКБ закрыто и документы переданы в Архив Коломенского района»).

Нормативно‑правовая база

Работа архива регулируется следующими актами:

• Федеральный закон РФ № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2007 г.).
• Бюджетный кодекс РФ (статьи 115‚ 117) – определяют финансирование архивных учреждений.
• Устав Коломенского муниципального района (статья 28) – устанавливает порядок управления муниципальной собственностью.
• Положение о порядке управления и распоряжения имуществом‚ находящимся в муниципальной собственности (Решение № 398/42СД от ).
• Методические документы и согласованные технологические схемы‚ размещённые на официальных порталах архивов России.

Контактная информация

Для получения более подробных сведений‚ подачи запросов или организации визита в архив используйте следующие контакты:

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Полная цифровизация всех фондов‚ что позволит осуществлять поиск и просмотр документов онлайн.
• Внедрение электронных сервисов для подачи запросов и получения копий без посещения архива.
• Расширение сотрудничества с учебными и научными учреждениями для проведения совместных исследований.
• Участие в региональных проектах по сохранению культурного наследия и подготовке экспозиций.

Архив управления делами администрации Коломенского муниципального района – это важный элемент муниципальной инфраструктуры‚ обеспечивающий сохранность исторических и правовых документов‚ а также предоставляющий гражданам и исследователям доступ к официальной информации. Благодаря постоянному развитию технологий и совершенствованию нормативной базы архив сохраняет свою актуальность и открытость для всех заинтересованных сторон.

Дата актуализации статьи: