Архив управления Федеральной службы государственной регистрации‚ кадастра и картографии (далее — Архив Росреестра или Архив управления) является неотъемлемым структурным подразделением территориального органа Росреестра. Он обеспечивает сохранность‚ учет и использование документов‚ образующихся в ходе деятельности по государственной регистрации прав на недвижимое имущество‚ ведению Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН)‚ государственному кадастровому учету и картографической деятельности.

Правовая основа деятельности

Деятельность архива регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
• Федеральный закон от № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним».
• Федеральный закон от № 221-ФЗ «О государственном кадастровом учете».
• Постановление Правительства РФ от № 1288 «Об утверждении Положения о Федеральной службе государственной регистрации‚ кадастра и картографии» (определяет структуру и полномочия).
• Внутренние нормативные акты Росреестра: Приказы Росреестра‚ Инструкции по архивному делу‚ Перечень типовых управленческих архивных документов с сроками хранения.

Основные функции архива

Архив управления выполняет следующие ключевые задачи:

1. Прием и учет документов: Приемка дел из структурных подразделений управления (отделов регистрации прав‚ кадастровых отделов‚ юридических отделов и др.) по истечении сроков хранения в рабочих архивах.
2. Формирование фондов: Научное описание документов (составление описей‚ номенклатур)‚ присвоение индексов (фонд‚ опись‚ дело).
3. Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность‚ защита от несанкционированного доступа)‚ приведение документов в надлежащее состояние‚ восстановление и консервация.
4. Информационное обслуживание: Выдача архивных справок‚ копий документов‚ заверенных копий для граждан и организаций (подтверждение права собственности‚ истории переходов права‚ кадастровых данных).
5. Ценностная экспертиза: Участие в работе экспертной комиссии по определению сроков хранения документов (временное / постоянное хранение) и отбору документов на уничтожение или передачу в государственные архивы.
6. Цифровое преобразование: Оцифровка фондов‚ формирование электронных архивов‚ внедрение систем электронного документооборота (СЭД) и взаимодействие с ЕГРН.

Состав архивного фонда (Типовые категории документов)

Фонд архива управления формируется из документов‚ отражающих основные процессы деятельности Росреестра на территории субъекта РФ:

Документы по государственной регистрации прав (ЕГРН)

• Регистрационные дела (папки дел) по объектам недвижимости: заявления‚ правоустанавливающие документы (договоры‚ свидетельства о праве‚ решения судов‚ акты администраций)‚ касовые ордера/квитанции об оплате госпошлины.
• Журналы учета поступивших заявлений и выданных документов (до перехода на полноценный электронный документооборот).
• Документы по приостановлению и отказу в регистрации‚ обжалованию решений регистратора.

Документы по государственному кадастровому учету

• Кадастровые планы земельных участков‚ технические планы капитальных объектов строительства.
• Материалы межевания‚ согласования границ‚ акты установления границ в натуре.
• Документы по присвоению/изменению кадастровых номеров‚ введению в оборот земельных участков.

Картографические и геодезические материалы

• Топографические планы‚ карты‚ схемы планировочной организации территории.
• Отчеты о выполненных геодезических работах‚ каталоги координат пунктов государственной геодезической сети (ГГС).
• Материалы государственного мониторинга земель.

Управленческая и организационная документация

• Приказы‚ распоряжения руководителя управления‚ приказы Росреестра с пометками исполнения.
• Доклады‚ справки‚ аналитические записки о деятельности управления.
• Документы по кадровому делопроизводству (личные дела сотрудников — хранятся 75 лет)‚ финансово-хозяйственной деятельности.

Сроки хранения документов

Сроки хранения устанавливаются Перечнем типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в деятельности органов Росреестра‚ с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Росреестра). Основные категории:

Картографические материалы (исходные)

Категория документов	Типичный срок хранения	Дальнейшее хранение
Дела государственной регистрации прав (ЕГРН)	75 лет (постоянное хранение)	Передача в государственный архив субъекта РФ
Кадастровые планы‚ технические планы	75 лет (постоянное хранение)	Передача в государственный архив субъекта РФ
Постоянное хранение	Передача в государственный архив / Роскартографию
Управленческая документация (приказы‚ отчеты)	10 – 50 лет (в зависимости от вида)	Уничтожение или передача в госархив
Личные дела сотрудников	75 лет	Передача в государственный архив
Временные акты‚ справки‚ запросы	1 – 5 лет	Уничтожение после экспертизы

Порядок обращения в архив (для граждан и организаций)

Основные основания для обращения

• Получение архивной справки (о факте регистрации права‚ об отсутствии/наличии записи в ЕГРН за определенный период).
• Получение заверенной копии документа из регистрационного или кадастрового дела (договора‚ свидетельства‚ плана).
• Изучение дела в читальне архива (для научных‚ исторических целей или защиты прав в суде).

Способы подачи запроса

1. Через МФЦ (Мои Документы): Самый распространенный способ. Заявление принимается в любом МФЦ‚ результат выдается там же или направляется по почте/в личный кабинет Госуслуг.
2. Портал Госуслуг (ЕПГУ): Услуга «Получение информации из ЕГРН» (справки) или обращение в архив за копиями документов‚ не вошедших в ЕГРН в электронном виде.
3. Написанный запрос по почте / через курьера: На имя руководителя управления Росреестра по субъекту с пометкой «В архив».
4. Личный прием: В часы работы архива (обычно совпадают с часами приема посетителей управления‚ уточнять на сайте конкретного управления).

Необходимые документы для запроса

• Заявление установленного образца (или в свободной форме с указанием реквизитов: ФИО/название орг.‚ адрес‚ телефон‚ email‚ конкретные реквизиты искомого документа/объекта).
• Копия паспорта заявителя (для физлиц) или устав/свидетельство о регистрации (для юрлиц).
• Документ‚ подтверждающий полномочия представителя (доверенность)‚ если запрос подан не собственником.
• Квитанция об оплате госпошлины (размер устанавливается Налоговым кодексом РФ‚ ст. 333.26 — обычно 200-400 руб. за копию/справку‚ для электронного вида — со скидкой 30%).

Сроки исполнения

• Стандартный срок: до 30 календарных дней со дня регистрации входящего запроса в управлении (ст. 10 ФЗ-125).
• При сложных поисках срок может быть продлен руководителем управления на не более 30 дней с уведомлением заявителя.
• Через МФЦ/Госуслуги сроки часто сокращены за счет автоматизации (до 3-5 рабочих дней для стандартных справок из ЕГРН).

Особенности доступа к информации (Ограничения)

В соответствии со ст. 14 ФЗ-125 и ст. 7 ФЗ-149 «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации»‚ доступ к документам может быть ограничен:

• Персональные данные: Доступ к документам‚ содержащим ПДн (паспортные данные‚ СНИЛС‚ доходы и т.д.)‚ предоставляется только субъекту ПДн или его уполномоченному представителю / нотариусу / суду.
• Тайна охраняемая законом: Документы‚ содержащие гостайну‚ коммерческую тайну‚ налоговую тайну‚ адвокатскую тайну и др.‚ выдаются только по основаниям‚ предусмотренным специальными законами (запрос суда‚ прокурора‚ следственного органа).
• Сроки разграничения доступа: Документы с истекшими сроками ограничения доступа (обычно 30-75 лет для ПДн) переходят в разряд общедоступных.

Цифровизация и электронный архив

Современный этап развития архивов Росреестра характеризуется полным переходом на электронный документооборот:

• ЕГРН в электронном виде: С 2017 года ведение реестра ведется исключительно в электронной форме. «Бумажные» регистрационные дела формировались до этого периода.
• Электронный архив управления: Скан-копии бумажных дел (особенно ценных — до 2017 г.) массово оцифровываются и загружаются в корпоративную систему Росреестра (АИС «ЕГРН»‚ АИС «Кадастр»).
• Выдача в электронном виде: Заверенные электронные копии документов из архива выдаются с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) сотрудника архива‚ имеют полную юридическую силу.

Передача документов в государственные архивы

По истечении сроков хранения в ведомственном архиве управления (обычно 10 лет после завершения дела‚ но для правовых/кадастровых, 75 лет) документы постоянного хранения подлежат обязательной передаче в Государственный архив соответствующего субъекта Российской Федерации (например‚ ГАРХИВ МО‚ ГАСО‚ ГАПК и т.д.).

Процедура включает:

1. Подготовку описей и акта приема-передачи.
2. Ценностную экспертизу с участием представителей госархива.
3. Физическую пересылку дел с инвентаризацией.

После передачи обращения за этими документами необходимо адресовать уже в государственный архив.

Контакты и реквизиты (Образец)

Внимание: У каждого субъекта РФ свое территориальное управление Росреестра со своим архивом. Ниже приведен общий шаблон реквизитов‚ актуальные данные нужно уточнять на официальном сайте rosreestr.gov.ru в разделе «Контакты» -> «Территориальные органы».

Пример адресации:

Федеральное казенное учреждение «Управление Федеральной службы государственной регистрации‚ кадастра и картографии по [Название субъекта РФ]»

Адрес: [Почтовый индекс]‚ [Город]‚ [Улица]‚ д. [Номер]

Телефон справочно-информационной службы / архива: +7 (XXX) XXX-XX-XX

E-mail: [код_региона]@rosreestr.ru (например: 77@rosreestr.ru для Москвы)

Сайт: rosreestr.gov.ru -> Региональные порталы

Режим работы архива (примерный): Понедельник–Пятница 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00)‚ Суббота‚ Воскресенье — выходной. Обязательно уточняйте по телефону перед визитом.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Могу ли я получить копию договора купли-продажи 1998 года из архива Росреестра?

О: Если право было зарегистрировано в управлении Росреестра (или его правопреемниках — УФК‚ Роскомимуществе‚ БТИ при участии регистратора) и дело хранится в архиве управления — да. Если регистрация проходила в нотариальном порядке до 1998 г. и не перерегистрировалась позже‚ документ может храниться в нотариальном архиве или архиве БТИ. Архив Росреестра хранит дела‚ сформированные именно в процессе государственной регистрации прав.

В: Сколько стоит архивная справка?

О: Госпошлина за выдачу заверенной копии документа или справки из архива составляет 200 рублей за каждый документ/справку для физических лиц (ст. 333.26 НК РФ‚ подп. 2 п. 1 ст. 333.26). При подаче через Госуслуги — 30% скидка (140 руб.). За выдачу электронной копии с УКЭП — аналогично.

В: Что делать‚ если в архиве управления нет нужного дела?

О: 1) Проверить‚ не передано ли дело в Государственный архив субъекта (по истечении 75 лет или 10 лет для временных). 2) Уточнить‚ не было ли регистрация в другом регионе (место нахождения недвижимости). 3) Обратиться в нотариальную палату (если сделка нотариальная) или в архив БТИ (тех. документация). 4) Запросить выписку из ЕГРН — она содержит историю переходов прав и реквизиты документов-оснований.

В: Можно ли сфотографировать документы в читальне архива?

О: Обычно да‚ для личных целей без вспышки и штатива‚ если документ не содержит ограниченной информации (ПДн третьих лиц‚ гостайны) и его состояние позволяет. Однако заверенная копию с юридической силой может выдать только сотрудник архива за плату.

---

Архив управления Росреестра — это гарант сохранности правовых оснований недвижимости на территории региона. Понимание его структуры‚ сроков хранения и процедур обращения позволяет гражданам и юристам эффективно восстанавливать утерянные документы‚ подтверждать историю прав и защищать свои интересы в суде. Ключевой рекомендацией является предварительное уточнение реквизитов искомого документа (кадастровый номер‚ адрес‚ ФИО собственника‚ примерная дата регистрации) и использование электронных сервисов (Госуслуги‚ МФЦ) для сокращения сроков ожидания.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ и типовых регламентов Росреестра. Для решения конкретных вопросов обращайтесь в территориальный орган Росреестра по месту нахождения недвижимости.