Архив Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Республике Коми‚ расположенный в городе Емва‚ является ключевым хранилищем документов пенитенциарной системы региона. Он играет критически важную роль для обеспечения прав граждан‚ прохождения службы‚ пенсионного обеспечения сотрудников и исторической памяти системы исполнения наказаний.

Общие сведения и статус

• Полное наименование: Архив Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Республике Коми (Архив УФСИН по Респ. Коми).
• Ведомственная подчиненность: Федеральная служба исполнения наказаний (ФСИН России).
• Тип архива: Ведомственный архив федерального органа исполнительной власти (категория «Особо ценные фонды» / фонды постоянного хранения).
• Место нахождения: г. Емва‚ Республика Коми (административный центр Койгородского района‚ где исторически сосредоточены крупные исправительные учреждения и управленческий аппарат УФСИН).
• Основная задача: Прием‚ учет‚ хранение‚ научная обработка и выдача документов‚ образующихся в деятельности управления‚ исправительных колоний‚ следственных изоляторов и иных подведомственных организаций.

Адрес и контактная информация

Важно: Точные контактные данные (телефоны приемной‚ email‚ часы работы читального зала) периодически обновляются. Рекомендуется уточнять их на официальном сайте УФСИН по Республике Коми или по единому справочному телефону управления перед визитом.

Состав фондов и типы хранящихся документов

Фонды архива формируются за счет документов‚ срок хранения которых истек‚ и которые переданы на хранение в установленном порядке. Основные массивы документов:

Документы управленческого аппарата УФСИН по Респ. Коми

• Приказы‚ распоряжения‚ директивы руководителя управления и его заместителей.
• Доклады‚ справки‚ аналитические записки по работе исправительной системы региона.
• Документы по кадровому учету‚ обучению и повышению квалификации сотрудников.
• Материалы проверок‚ ревизий‚ расследований служебных расследований.

Документы исправительных колоний (ИК) и учреждений типа «Поселение»

Это самый массивный и востребованный блок. В Емве и окрестностях исторически располагаются крупные колонии (например‚ ИК-19‚ ИК-29‚ ИК-31‚ ИК-38‚ ИК-41‚ ИК-42‚ ИК-43‚ ИК-45‚ ИК-46‚ ИК-47‚ ИК-48‚ ИК-49‚ ИК-50‚ ИК-51 и др.‚ а также медицинские исправительные учреждения). Архив хранит:

• Личные дела осужденных: Приговоры‚ решения судов‚ характеристики‚ материалы по условно-досрочному освобождению (УДО)‚ заменам наказания‚ амнистии‚ помилованию.
• Учетная документация: Журналы учета осужденных‚ описи имущества‚ медицинские карты (выписки)‚ личные карточки учета.
• Документы режима и воспитательной работы: Журналы режимных мероприятий‚ протоколы комиссий по режиму‚ отчеты воспитателей.
• Документы трудового отдела: Трудовые книжки осужденных (или их дубликаты/выписки)‚ ведомости заработной платы‚ договоры с предприятиями-партнерами.

Документы следственных изоляторов (СИЗО) и следственных тюрем

• Дела подозреваемых и обвиняемых‚ содержащихся на стадии предварительного следствия.
• Журналы учета задержанных‚ протоколы осмотров‚ досмотров.

Кадровые и пенсионные дела сотрудников

• Личные дела сотрудников УФСИН и подведомственных учреждений (служебные характеристики‚ приказы о зачислении/увольнении‚ награждения‚ служебные удостоверения).
• Документы‚ подтверждающие стаж работы в местах лишения свободы (для назначения пенсий по длительности службы‚ льгот).

Порядок обращения в архив (для граждан и организаций)

Кто имеет право на доступ?

1. Граждане (физические лица): По вопросам‚ касающимся их личных прав и законных интересов (подтверждение стажа‚ получение копий приговоров‚ характеристик для суда/пенсионного фонда/МВД/Минобороны).
2. Наследники и представители: По доверенности‚ нотариально заверенной‚ или по решению суда.
3. Государственные органы: Суды‚ прокуратура‚ следственные органы‚ Пенсионный фонд (СФР)‚ МВД‚ Минобороны — по официальным запросам.
4. Научные работники: По темам‚ не затрагивающим тайну и персональные данные (после истечения сроков ограничения доступа — обычно 75 лет для личных дел).

Формы обращения

• Личный визит: В читальный зал архива (требуется паспорт‚ заявление‚ доверенность при представлении).
• Почтовое обращение: Заказное письмо с вложением (копия паспорта‚ заявление‚ конверт с обратным адресом и марками).
• Электронное обращение: Через портал Госуслуг (ЕПГУ) или официальный сайт УФСИН по Респ. Коми (раздел «Прием обращений» / «Архив»).
• Межведомственный запрос: Только от имени организации (суда‚ СФР и т.д.).

Необходимые документы для получения справки/копии

• Паспорт гражданина РФ (оригинал).
• Заявление установленного образца (на имя Начальника УФСИН по Респ. Коми или Начальника Архива).
• Документы‚ подтверждающие родственные отношения (свидетельство о рождении‚ браке‚ смене имени), если запрос от имени родственника.
• Нотариальная доверенность, если запрос через представителя.
• Реквизиты для ответа (адрес‚ email‚ телефон).

Типовые запросы и сроки исполнения

Примечание: Срок может быть продлен на 30 дней в сложных случаях (большой объем поиска‚ плохое состояние документов) с уведомлением заявителя.

Особенности работы с архивом в г. Емва

Территориальная специфика

Город Емва — это «пенитенциарная столица» Республики Коми. Здесь сосредоточено значительное количество колоний строгого‚ общего и особого режима‚ а также специализированные медицинские учреждения (Лечебно-трудовой профилакторий‚ Психиатрическая больница ФСИН и др.). Поэтому архив в Емве хранит уникальные массивы данных не только по текущим учреждениям‚ но и по ликвидированным/реорганизованным колониям прошлых лет (например‚ бывшие лагеря ГУЛАГ‚ перешедшие в ведение МВД/ФСИН).

Цифровизация и электронные базы

• Ведется работа по созданию электронных описей и сканированию фондов (проект «Цифровой архив ФСИН»).
• Часть справочной информации (наличие дела‚ номера фонда/описи/дела) может быть получена дистанционно по телефону или email.
• Однако оригиналы документов и заверенные копии выдаются только при личном присутствии или по почте/ЭДО.

Сроки хранения (Ключевой момент!)

• Личные дела осужденных: 75 лет после окончания отбывания наказания или смерти (далее — переоценка на перенос в Госархив Респ. Коми или уничтожение).
• Личные дела сотрудников: 75 лет со дня окончания службы (передаются в архив для хранения до истечения срока).
• Документы управленческого характера: От 10 до 75 лет в зависимости от вида дела (утвержденный Номенклатурами сроков хранения).

Алгоритм действий: Как получить документ «под ключ»

1. Определите точное название учреждения: В какой именно колонии (ИК‚ СИЗО‚ КП) отбывал наказание человек или служил сотрудник? (Например: ИК-19 УФСИН по Респ. Коми‚ ИК-41‚ Медицинское исправительное учреждение и т.д.). Без этого поиск может затянуться.
2. Соберите идентифицирующие данные: ФИО полностью‚ дата рождения‚ примерные годы отбывания/службы‚ статья УК (для осужденных)‚ звание/должность (для сотрудников).
3. Выберите способ обращения: Самый быстрый — через Госуслуги (ЕПГУ) (услуга «Предоставление архивной справки/копии документа из ведомственного архива ФСИН») или официальный сайт УФСИН по Респ. Коми.
4. Оплатите госпошлину (если требуется): За выдачу копий документов‚ заверенных архивом‚ может взиматься плата за копирование/заверение (размеры уточняйте в архиве). Справки для пенсий/судов часто выдаются бесплатно.
5. Получите ответ: По почте (заказное вложение)‚ на ЕПГУ (электронный документ с ЭЦП) или лично в читальном зале.

Частые ошибки и советы

• Ошибка: Обращение в Центральный государственный архив Республики Коми (г. Сыктывкар) вместо ведомственного архива УФСИН в Емве.
  
  Совет: Документы по конкретным осужденным и сотрудникам колоний хранятся в ведомственном архиве УФСИН (г. Емва) до истечения 75-летнего срока. В Госархив они попадают только после переоценки и переноса фондов.
• Ошибка: Указание неверного номера колонии (например‚ старый номер‚ который изменился при реорганизации).
  
  Совет: Укажите в заявлении все известные варианты названий/номеров и годы пребывания.
• Ошибка: Отсутствие доверенности у родственника.
  
  Совет: Доверенность должна содержать право «получение архивных справок‚ копий документов‚ подписание заявлений‚ получение почтовых отправлений».
• Совет: Если человек отбывал наказание в колонии‚ которая сейчас ликвидирована/переименована‚ в заявлении обязательно напишите: «Прошу произвести поиск по всем фондам управления‚ включая ликвидированные/реорганизованные учреждения».

Юридическая база

Деятельность архива регулируется:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Указ Президента РФ от № 1627 «Об утверждении Положения о Федеральной службе исполнения наказаний» (в ред. от 2023 г.).
• Приказ Министерства юстиции России / ФСИН России «Об утверждении Номенклатуры дел управления УФСИН‚ подлежащих архивированию‚ со сроками хранения».
• Положение об архиве УФСИН по Республике Коми (утверждено Начальником управления).
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» (при выдаче сведений о третьих лицах).

Архив УФСИН по Республике Коми в г. Емва — это специализированное хранилище‚ без которого невозможно решение вопросов пенсионного обеспечения ветеранов пенитенциарной системы‚ восстановления прав осужденных‚ работы судов и правоохранительных органов. Понимание структуры фондов‚ правил обращения и специфики хранения документов в этом архиве позволяет существенно сократить время получения необходимых справок и копий документов.

Рекомендация: Начинайте взаимодействие с архивом заранее (за 1-2 месяца до крайнего срока представления документов в СФР‚ суд или иной орган)‚ используя электронные сервисы Госуслуг или официального сайта УФСИН по Респ. Коми для предварительной консультации и подачи заявки.

Данная статья носит информационный характер. Актуальные реквизиты‚ часы работы читального зала и порядок приема граждан подтверждайте на официальном ресурсе komi.fsin.gov.ru или по телефонам справочной службы Управления.