Архив Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Свердловской области (УФСИН России по Свердловской области) — это структурное подразделение, отвечающее за формирование, учет, хранение, использование и комплектование архивных фондов управления и подведомственных ему учреждений (колоний, следственных изоляторов, исправительных центров). Обращение в архив, это часто единственный легальный способ получить подтверждение отбытого наказания, сведения о трудовом стаже заключенных, а также информацию для реабилитации или гениалогических исследований.

Основные функции архива УФСИН по Свердловской области

• Хранение дел личного состава: личные дела сотрудников УФСИН, служебные списки, приказы о зачислении/увольнении, наградные листы.
• Хранение дел осужденных и задержанных: личные дела осужденных (форма № 324/У), карточки учета, дела о применении мер поощрения и наказания, медицинские карты (в установленном порядке), дела об условно-досрочном освобождении (УДО), замещении неотбытой части наказания.
• Фонды ликвидированных учреждений: при реорганизации или ликвидации колоний, СИЗО, КПТ их архивы передаются в центральный архив управления.
• Выдача справок и выписок: для судов, прокуратуры, следственных органов, нотариусов, граждан (подтверждение стажа, факта отбывания наказания, наград и т.д.).
• Научно-справочная работа: составление описей, путеводителей, реестров фондов для обеспечения доступа к документам.

Какие документы можно получить в архиве (наиболее частые запросы)

Для бывших осужденных и их родственников:

1. Справка об отбытом наказании (необходима для восстановления трудового стажа, получения пенсии, снятия судимости).
2. Подтверждение трудового стажа за время отбывания наказания (если осужденный трудился на колодец/предприятии колонии). Важно: выплаты за этот период делает Пенсионный фонд (СФР) на основании справки из архива УФСИН и архива предприятия, где работал осужденный.
3. Копии приговоров, постановлений об УДО, замещении наказания.
4. Сведения о награждении/наказании (для характеристик, судебных разбирательств).

Для бывших сотрудников УФСИН (пensioners, veterans):

1. Справка о служебном стаже для назначения пенсии по длительной службе.
2. Подтверждение присвоения специальных званий, классных чинов.
3. Копии приказов о зачислении в службу, увольнении, награждении медалями/орденами.
4. Сведения для получения льгот (жилье, медицинское обеспечение, ветеранский статус).

Для юристов, нотариусов, судов:

• Архивные справки для вступления в наследство (подтверждение факта нахождения лица в местах лишения свободы на определенную дату).
• Документы для реабилитации жертв политических репрессий (если дела хранятся в фондах УФСИН, хотя основной массив таких дел в ГАСО/ФСБ).

Режим работы и контакты Архива УФСИН по Свердловской области

Порядок обращения в архив: Пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка документов

Вам понадобятся:

• Паспорт гражданина РФ (оригинал).
• Документ, подтверждающий полномочия (если действуете от имени другого лица): нотариальная доверенность, свидетельство о рождении (для родителей/детей), свидетельство о браке/разводе, решение суда о вступлении в наследство.
• Заявление (пишется на месте или заранее, см. образец ниже).
• Данные для поиска: ФИО полностью, дата рождения, номер дела (если известен), название учреждения (колонии/СИЗО), годы отбывания наказания/службы.

Шаг 2. Написание заявления

Заявление пишется от имени руководителя УФСИН по Свердловской области. Обязательные реквизиты:

1. Кому: Начальнику УФСИН России по Свердловской области.
2. От кого: Ваши ФИО, адрес регистрации/проживания, телефон.
3. Суть просьбы: «Прошу выдать справку о… / предоставить копии документов… из личного дела…».
4. Цель получения: «Для представления в ПФР/СФР», «Для суда», «Для личного архива» и т.д. (цель влияет на сроки и форму выдачи).
5. Дата и подпись.

Шаг 3. Подача обращения

Способы подачи:

• Лично: в канцелярию УФСИН (ул. 8 Марта, 46) или непосредственно в архив (после согласования по телефону).
• Почта РФ (ценным письмом с вложением): на адрес управления. В конверте: заявление, копия паспорта (разворот с фото и пропиской), копия доверенности (если есть), конверт с обратным адресом и марками для ответа.
• Через портал Госуслуг (ЕПГУ): услуга «Предоставление архивной справки (выписки) из архивных фондов федерального органа исполнительной власти». Это самый удобный способ отслеживания срока.
• Через официальный сайт УФСИН (раздел «Обращения граждан»): электронное обращение с прикрепленными сканами.

Шаг 4. Сроки исполнения

• Законодательный срок: 30 календарных дней со дня регистрации обращения (ст. 10 ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
• Практический срок: часто справки готовят за 10–15 рабочих дней, если дело найдено быстро.
• Продление: до 30 дней дополнительно в сложных случаях (с уведомлением заявителя).

Особенности поиска дел: Нюансы, о которых молчат инструкции

Архив учреждения vs Центральный архив УФСИН

Если осужденный отбывал наказание недавно (менее 3–5 лет назад) или дело еще не передано в центральный архив, документы могут храниться непосредственно в архиве колонии/СИЗО.

Совет: Уточните в УФСИН (по телефону архива), в каком именно учреждении (ИК-№, СИЗО-№) находилось дело. Часто быстрее написать запрос сразу в архив конкретной колонии (адреса есть на сайте УФСИН в разделе «Учреждения»).

Ликвидированные и переименованные колонии

За последние 20 лет в Свердловской области реорганизовано множество учреждений (например, ИК-15, ИК-20, ИК-41, ИК-52 и др. были ликвидированы или объединены). Их фонды переданы в Центральный архив УФСИН по Свердловской области. Если вам отказывают в колонии со слов «у нас нет дела» — требуйте направления запроса в Центральный архив управления.

Медицинские документы

Медицинские карты осужденных (форма 003/у) хранятся в архивах медицинских части учреждений (ЛПУ УФСИН) и передаются в архив управления вместе с личным делом. Однако выписки из них (диагнозы) выдаются строго по правилам медицинской тайны: либо самому осужденному, либо по решению суда/прокурора, либо нотариусу при открытии наследственного дела.

Трудовой стаж за работу в колонии

Справка из архива УФСИН подтверждает факт работы (даты, профессия, должность). Но для зачисления стажа в СФР (ПФР) нужны учетные листы (форма Т-2) или заработные ведомости. Они хранятся в архиве предприятия (колхоза/завода/ОАО), прикрепленного к колонии, а не в архиве УФСИН. Часто такие предприятия банкротяться — их архивы уходят в ГАСО (Государственный архив Свердловской области).

Альтернативные источники, если в УФСИН ничего не нашли

Образец заявления в архив УФСИН (для копирования)

Начальнику УФСИН России по Свердловской области
__________________________ /ФИО начальника, если известно, иначе "Начальнику УФСИН..."/
от _______________________________________________
(ФИО полностью, дата рождения)
проживающего по адресу: _______________________________________________
телефон: ________________________ email: ________________________


ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне архивную справку (копии документов) из личного дела:

Лицо, чье дело запрашивается: _______________________________________
 (ФИО полностью, дата рождения, место рождения)
Период отбывания наказания / службы: _________________________________
 (примерные даты: с ____ по ____)
Название учреждения (колонии, СИЗО, управления): _____________________
 (если известно: ИК-№, СИЗО-№, г./р-н)
Номер уголовного дела / приговора: _________________________________
 (если известен)

Цель получения: _______________________________________________________
(например: для представления в СФР г. Екатеринбурга для назначения страховой пенсии по старости / для суда / для вступления в наследство)

Основание для выдачи (подчеркнуть необходимое):
- Я являюсь самим лицом, чье дело запрашивается (паспорт прилагаю).
- Я являюсь законным представителем / доверенным лицом (доверенность / свидетельство о рождении / решение суда прилагаю).
- Я являюсь наследником (свидетельство о праве на наследство / решение нотариуса прилагаю).

Прилагаю копии документов: паспорт (стр. 2, 3, 5), доверенность/свидетельство (при наличии).
С уведомлением об ответственности за достоверность сведений (ст. 306 УК РФ).

«___» _____________ 20__ г. Подпись _____________ / _______________
 (расшифровка)

Частые ошибки и советы (Check-list перед поездкой)

• Не звонили заранее. Приехали, а архивариус в отпуске/на совещании/прием только по вторникам. Всегда звоните за 1-2 дня.
• Неполные ФИО/даты. «Иванов Иван, где-то в 90-х сидел» — такое не найдут. Нужны точные ФИО, дата рождения, статья УК, номер дела или хотя бы название колонии.
• Истечение сроков хранения. Личные дела осужденных хранятся 75 лет с момента окончания отбывания наказания (или смерти). Дела сотрудников, 75 лет с момента увольнения. Если срок истек — дело подлежит уничтожению (но на практике фонды УФСИН часто хранят дольше).
• Плата за услугу. Выдача архивных справок гражданам бесплатна (ФЗ «Об архивном деле», ст. 41). Плата взимается только за сложное копирование (сканирование томов дел) или для коммерческих организаций. Если просят деньги за справку для пенсии — это незаконно.
• Электронный ответ. При подаче через Госуслуги или сайт УФСИН просите направить ответ в личный кабинет/на email, это сэкономит время на получении почты.

Архив УФСИН по Свердловской области, это системный ресурс для подтверждения правовых фактов, связанных с исполнением наказаний и службой в пенитенциарной системе. Ключ к успеху — грамотно составленный запрос с максимальным количеством идентифицирующих признаков (ФИО, дата рождения, номер дела, учреждение, годы) и предварительная телефонная консультация для уточнения местонахождения дела (центральный архив управления или архив конкретной колонии).

Используйте электронные каналы связи (Госуслуги, сайт УФСИН) для фиксации факта обращения и контроля сроков. При отказе или бездействии — обращайтесь с жалобой к прокурору Свердловской области или в суд по месту нахождения архива (Свердловский районный суд г. Екатеринбурга).

Данная статья носит информационный характер. Реквизиты, телефоны, адреса и внутренние регламенты могут меняться. Актуальную информацию всегда подтверждайте на официальном сайте УФСИН России по Свердловской области или по телефону единой справочной службы.