Архив Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Смоленской области (Архив УМВД по Смоленской области), это структурное подразделение ведомства, осуществляющее учет, хранение, комплектование, описание и использование архивных документов, сформированных органами внутренних дел региона за десятилетия их деятельности. Он является ключевым хранилищем документальной памяти правоохранительных органов Смоленщины.

Историческая справка и статус

История архива неразрывно связана с историей создания и развития органов внутренних дел на Смоленской земле. От губернского управления полиции и уездных участковых надсмотрщиков до современных управлений МВД — каждый этап оставил свой документальный след.

• Правовая основа: Деятельность архива регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ), Федеральным законом «О полиции» (№ 3-ФЗ), приказами Министра внутренних дел РФ и локальными нормативными актами УМВД по области.
• Статус: Это ведомственный архив (архив федерального органа исполнительной власти). Он не входит в систему Архивного агентства (Росархива), но взаимодействует с ним по вопросам учета особо ценных фондов и перевода документов в государственные архивы области (ГАСО) по истечении сроков хранения.
• Задачи: Обеспечение сохранности документов, обеспечение правовых интересов МВД, граждан и организаций, предоставление архивных справок и копий документов.

Состав и структура фондов

Фонды архива формируются за счет документов, поступивших из структурных подразделений УМВД по Смоленской области, территориальных органов (ОМВД/МО МВД России по районам и городам), а также ликвидированных или реорганизованных подразделений.

Основные группы фондов:

1. Фонды дореволюционного периода (до 1917 г.): Документы Смоленской губернской полиции, уездных полиций, жандармерии, городовых полиций (Смоленск, Вязьма, Рославль, Дорогобуж и др.). Содержат сведения о полицейском надзоре, расследовании преступлений, политическом надзоре, учете населения (ревизские сказки, бытовые списки), выдаче паспортов и разрешениях на проживание.
2. Фонды советского периода (1917–1991 гг.): Это самый массивный блок. Включает документы:
   • Губернского/Областного управления НКВД/МВД/МОП;
   • Районных и городских отделов милиции (РОВД/ГОВД);
   • Органов государственной безопасности (ОГПУ, НКВД, МГБ, КГБ, частично, так как основная масса в ГАСО, но остаются оперативно-учетные материалы, переданные в МВД);
   • Исправительно-трудовых лагерей и колоний (ИТЛ, ИТК) ГУЛАГ на территории области;
   • Специальных commandantств (например, Смоленское спецкомандирование);
   • Автоинспекции (ГАИ).
3. Фонды современного периода (с 1991 г. по н.в.): Документы УМВД по Смоленской области, ОМВД/МО МВД России, подразделений ППС, УУП, УМВД по транспорту (на территории области), лицензионно-разрешительных единиц, миграционных служб.

Тематическое содержание документов:

• Уголовно-процессуальные материалы: Материалы проверок сообщений о преступлениях, уголовные дела (по истечении сроков хранения в следственных единицах), оправдательные постановления.
• Административные дела: По делам об административных правонарушениях (пьянство, мелкое хулиганство, нарушение ПДД и т.д.).
• Оперативно-учетные и оперативные материалы: Дела оперативного учета, дела проверки оперативной информации (с ограниченным доступом).
• Кадровые и личные дела: Личные дела сотрудников органов МВД (служебные списки, личные карточки, дела о награждении, пенсионные дела уволенных).
• Учетная документация: Книги учета преступлений, розыскные учетные карточки, паспортные столы (учет населения), учет разрешения на оружие.
• Административно-хозяйственная документация: Приказы, распоряжения, отчеты, штатные расписания, инвентаризационные акты.

Сроки хранения и доступ к документам

Понимание сроков хранения критически важно для исследователя или гражданина, обращающегося за справкой.

Важно: Доступ к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, иную охраняемую законом тайну (следственная, оперативно-розыскная, персональные данные, врачебная тайна), предоставляется только по мотивированному запросу уполномоченных органов (суд, прокуратура, следственный орган) или по решению руководителя УМВД/начальника архива в порядке, установленном законом. Граждане имеют право на доступ к документам, касающимся их прав и законных интересов (ст. 22 Закона об архивном деле).

Порядок обращения граждан и организаций

Кому и зачем обращаться в архив УМВД?

• Подтверждение стажа/службы: Для назначения пенсии, получения ветеранских удостоверений, наград (медали «За отличие в службе», юбилейные медали МВД).
• Генеалогические исследования: Поиск сведений об предках — сотрудниках милиции/полиции, репрессированных, жителях региона (домовые книги, паспортные столы).
• Юридические цели: Получение копий решений по уголовным/административным делам для реабилитации, восстановления прав, вступления в наследство.
• Справки об отсутствии/наличии судимостей (архивные): Если сроки хранения в ИАЦ МВД истекли, дела переходят в архив.

Алгоритм обращения:

1. Подготовка заявления: Письменное заявление (нет строгой формы, но нужно указать: ФИО, дату рождения, адрес, контактный телефон, цель обращения, конкретные реквизиты искомого документа — номер дела, год, название подразделения).
2. Пакет документов:
   • Копия паспорта (страницы с фото и пропиской).
   • Документы, подтверждающие родственные отношения (если запрос от имени родственника: свидетельства о рождении/браке, меняющие фамилию).
   • Нотариальная доверенность (если действует представитель).
   • Запрос от суда/прокуратуры/следственного органа (если запрос от их имени).
3. Способы подачи:
   • Лично: В приемной архива (адрес см. ниже).
   • Почта (ценным бандеролем с вложением): На адрес архива.
   • Через портал Госуслуги: Услуга «Предоставление архивной справки (выписки, копии документов) из ведомственного архива МВД России» (доступность услуги зависит от региональной интеграции).
   • Электронная почта: Официальный адрес архива (обычно указывается на сайте УМВД по области в разделе «Архив» или «Обращения граждан»).
4. Сроки рассмотрения: Согласно ст. 23 Закона об архивном деле — до 30 календарных дней со дня регистрации обращения. В сложных случаях срок может быть продлен до 30 дней с уведомлением заявителя.
5. Результат: Архивная справка (на бланке с печатью), заверенная копия документа или мотивированный отказ (с указанием основания и порядка обжалования).

Контакты и режим работы (ориентировочные)

Взаимосвязь с Государственным архивом Смоленской области (ГАСО)

Не путайте Архив УМВД и Государственный архив Смоленской области (ГАСО, г. Смоленск, ул. Тенишевская, 9). Это разные организации.

• ГАСО хранит фонды ликвидированных дореволюционных учреждений (губернское управление полиции до 1917 г. — фонд 102, уездные полиции), фонды партийных и советских органов, а также фонды НКВД/КГБ (оперативные дела, дела по политическим репрессированным — фонды Р-1, Р-2 и др.).
• Архив УМВД хранит документы последующих органов МВД (милиции/полиции) с 1917 года по настоящее время, а также кадровые дела сотрудников МВД.

Практический совет: Если вы ищете информацию о репрессированном предке (дело «троики», «двойки» и т.д.) — обращайтесь в ГАСО (или в ФСБ по области). Если ищете служебную характеристику дедушки, бывшего участковым/оперативником в 1960-80-х гг., или справку из домовой книги 1970-х — обращайтесь в Архив УМВД.

Цифровизация и удаленный доступ

В последние годы Архив УМВД по Смоленской области активно работает над цифровизацией фондов:

• Создание электронных описей (путеводителей) по фондам для внутреннего использования и частичной публикации на сайте УМВД.
• Сканирование наиболее востребованных серий документов (приказы по наградению, личные карточки сотрудников, книги учета уголовных дел).
• Внедрение электронного документооборота для регистрации входящих запросов граждан.

Полнотекстовый поиск по оцифрованным документам в открытом доступе в интернете, как правило, не доступен из-за содержания персональных данных и оперативной информации. Однако можно заказать удаленный поиск по описям, написав официальный запрос на e-mail архива.

Типичные ошибки при обращении и советы

1. Недостаточность входных данных. Запрос «Найдите всё про Иванова Ивана» не будет выполнен. Нужны: ФИО полностью, дата/место рождения, примерные годы службы/проживания, название органа МВД (РОВД Смоленского района, ГУВД области и т.д.).
2. Игнорирование сроков хранения. Административные дела за 2000 год, скорее всего, уже уничтожены. Уточните сроки до подачи официального запроса.
3. Отсутствие документов о родстве. Без свидетельств о рождении/браке, связывающих вас с объектом поиска, справку откажут (ст. 22 ФЗ «Об архивном деле» — доступ к документам, содержащим сведения о частной жизни, имеют только сам гражданин или его наследники/законные представители).
4. Обращение не в тот архив. См. пункт 6. Экономит время.

Архив УМВД по Смоленской области, это уникальный ресурс для истории правоохранительных органов, социальной истории региона и решения правовых вопросов граждан. Эффективная работа с ним требует понимания его фондовой структуры, законодательных ограничений доступа и четкого соблюдения процедуры обращения. Заранее подготовленный, грамотно оформленный запрос с полным пакетом подтверждающих документов, залог получения нужной архивной справки в установленные законом сроки.