Архив Управления органов регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС) Воронежской области — это ключевое учреждение для хранения и выдачи архивных справок о регистрации актов гражданского состояния. Здесь хранятся документы‚ составленные органами ЗАГС за прошедшие годы‚ которые имеют огромное юридическое и историческое значение для жителей региона и их потомков.

Основные функции и задачи архива

Деятельность архива Управления ЗАГС Воронежской области строится на строгом соблюдении законодательства РФ в области архивного дела и актов гражданского состояния. К главнейшим задачам относятся:

• Обеспечение сохранности фондов: Хранение книг регистрации актов гражданского состояния (рождение‚ брак‚ смерть‚ усыновление‚ установление отцовства‚ смена имени) за прошедшие сроки хранения в органах ЗАГС (обычно 100 лет для книг рождений‚ браков и смертей).
• Выдача архивных справок и копий записей: Предоставление гражданам документов‚ подтверждающих факты регистрации актов ГС‚ для пенсионного оформления‚ получения наследства‚ восстановления гражданства‚ геноалогических исследований и других целей.
• Научно-справочная работа: Помощь в поиске записей акта гражданского состояния при отсутствии точных данных (даты‚ места регистрации).
• Цифровизация фондов: Перевод бумажных носителей в электронный вид для ускорения поиска и выдачи документов‚ а также для сохранения оригиналов от износа.

Контакты и адрес Управления ЗАГС Воронежской области (Архив)

Обращаться за архивными справками необходимо непосредственно в Управление ЗАГС Воронежской области‚ так как именно оно является уполномоченным органом по выдаче документов из архивных фондов.

Режим работы и прием граждан

Важно: Режим работы архива/отдела выдачи архивных справок может отличаться от общего режима приема руководителя или структурных подразделлений. Обязательно уточняйте актуальное расписание по телефону или на сайте перед визитом.

Типичный режим приема граждан в Управлении ЗАГС Воронежской области:

• Понедельник – четверг: 08:30 – 17:30 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Пятница: 08:30 – 16:15 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Суббота‚ воскресенье: Выходные дни.

Примечание: Дни приема граждан по личным вопросам руководителем и заместителями обычно устанавливаются отдельным графиком (часто среда или четверг). Для получения архивной справки личный прием руководителем‚ как правило‚ не требуется — обращение принимает специалист отдела архива/выдачи справок.

Какие документы хранятся в архиве?

В архив Управления ЗАГС Воронежской области поступают книги регистрации актов гражданского состояния из территориальных органов ЗАГС районов и городов области по истечении сроков хранения:

1. Книги записей акта рождения: Срок хранения в ЗАГС — 100 лет.
2. Книги записей акта заключения брака: Срок хранения в ЗАГС — 100 лет.
3. Книги записей акта расторжения брака: Срок хранения в ЗАГС — 100 лет.
4. Книги записей акта смерти: Срок хранения в ЗАГС — 100 лет.
5. Книги записей акта усыновления (удочерения): Срок хранения — 100 лет (доступ к ним ограничен законом).
6. Книги записей акта установления отцовства: Срок хранения — 100 лет.
7. Книги записей акта изменения имени/фамилии: Срок хранения — 100 лет.

Также в архиве могут храниться дубликаты книг‚ переданные из районных ЗАГС при ликвидации или реорганизации органов‚ а также документы‚ полученные из архивных учреждений области (ГАВО — Государственный архив Воронежской области) в порядке межведомственного взаимодействия.

Как получить архивную справку или копию записи акта?

Личное обращение

Самый быстрый способ. Необходимо прийти в Управление ЗАГС (ул. Плехановская‚ 23) с паспортом гражданина РФ и документами‚ подтверждающими родственные отношения с лицом‚ по которому запрашивается справка (если запрашиваете не свои данные).

Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ)

Услуга «Выдача справки из архива ЗАГС» доступна в электронном виде.

• Заходите в раздел «Документы» -> «Получение справки из архива ЗАГС».
• Заполняете заявление‚ указываете известные данные (ФИО‚ дата и место события‚ номер записи‚ том/книга, если известны);
• Оплачиваете госпошлину (с 30% скидкой при электронной оплате).
• Получаете готовый документ по почте (ЕМС) или нарочно в отделении ЗАГС/МФЦ.

Почтой или через МФЦ (Мои Документы)

• Почта: Направляете заказное письмо с вложением (заявление‚ копия паспорта‚ документы-основания‚ квитанция об оплате госпошлины‚ конверт с обратным адресом и марками).
• МФЦ: Обращаетесь в любое отделение МФЦ Воронежской области. Срок выдачи увеличивается на 3-5 рабочих дней на передачу межведомственного запроса.

Необходимый пакет документов:

• Паспорт заявителя (оригинал).
• Заявление по установленной форме (заполняется на месте или заранее).
• Документы‚ подтверждающие родство (свидетельства о рождении‚ браке‚ смене имени) — если запрос идет не о себе‚ а о родственнике (для событий старше 100 лет — ограничения снимаются‚ но для событий моложе 100 лет — только по решению суда или с нотариальным доверенностью/согласием).
• Квитанция об оплате госпошлины (при личном обращении можно оплатить в кассе или через терминал/QR-код).

Стоимость и сроки выдачи (актуально на 2026 год)

Важно: Справки о рождении‚ браке‚ смерти‚ выданные из архива‚ имеют неограниченный срок действия и равнозначны свидетельствам‚ выданным при регистрации акта.

Цифровизация и «Фабрика процессов»: Инновации в работе архива

Согласно актуальной информации‚ в Управлении ЗАГС Воронежской области на базе отдела цифровизации‚ защиты информации и хранения документов была запущена «Фабрика процессов». Это стратегическая инициатива‚ направленная на комплексную модернизацию архивного дела:

• Массовая сканирование фондов: Перевод миллионов записей акта ГС в высококачественные электронные образы (TIFF/PDF/A) с распознаванием текста (OCR) для полнотекстового поиска.
• Создание единой электронной базы данных: Интеграция разрозненных массивов данных (районные книги‚ городские книги‚ метрические книги дореволюционного периода) в единую поисковую систему.
• Автоматизация выдачи: Внедрение роботизированных процессов (RPA) для автоматического формирования справок на основе найденных электронных образов‚ что сокращает ручной труд архивариусов и ускоряет выдачу гражданам до нескольких минут/часов.
• Защита информации: Обеспечение информационной безопасности персональных данных при хранении и передаче электронных копий (шифрование‚ контроль доступа‚ аудит действий).

Запуск «Фабрики процессов» стал значимым шагом к реализации концепции «Бумаглое ЗАГС» и повышению доступности архивных услуг для населения Воронежской области.

Руководство Управления ЗАГС Воронежской области

На сегодняшний день (ноябрь 2026 г.) Управлением ЗАГС Воронежской области руководит Марина Севергина. Под ее руководством ведется активная работа по оптимизации структуры управления‚ внедрению цифровых технологий и повышению качества обслуживания граждан.

Справочно: В понедельник‚ 15 июня‚ руководитель управления ЗАГС Воронежской области Марина Севергина отмечала юбилейный день рождения. Коллеги и партнеры отметили ее большой личный вклад в развитие отрасли‚ внедрение электронных сервисов и сохранение архивного наследия региона.

Геноалогические исследования и работа с метрическими книгами

Для запросов‚ касающихся событий до 1917 года (метрические книги приходов‚ мечетей‚ раббината)‚ а также для сложных геноалогических поисков‚ когда точные данные неизвестны‚ часто требуется обращение в Государственный архив Воронежской области (ГАВО) (г. Воронеж‚ ул. Ленина‚ д. 45).

Управление ЗАГС и ГАВО тесно взаимодействуют: фонды метрических книг (до 1917-1919 гг.) хранятся в ГАВО‚ а фонды органов ЗАГС (с 1917-1919 гг.) — в Управлении ЗАГС. При обращении в Управление ЗАГС по дореволюционным записям вас могут перенаправить в ГАВО или запросить копии межведомственным путем.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я получить справку о рождении дедушки‚ родившегося в 1920 году в Воронежской области?

Да‚ если книга за 1920 год уже передана в архив Управления ЗАГС (прошло более 100 лет). Вам понадобятся: ваш паспорт‚ ваше свидетельство о рождении (где указан родитель — ребенок дедушки)‚ свидетельство о рождении родителя (ребенка дедушки). Если книги еще не переданы в архив (срок 100 лет не истек)‚ обращайтесь в районный ЗАГС места регистрации.

Что делать‚ если в архиве нет записи?

Специалист выдает официальный ответ «Справка об отсутствии записи акта ГС». С этим документом можно обращаться в суд для установления факта рождения/смерти/брака в судебном порядке (ст. 264 ГПК РФ). Также стоит проверить ГАВО (метрические книги) и архивы соседних регионов;

Можно ли заказать справку онлайн‚ если я живу в другом городе/стране?

Да‚ через портал Госуслуг (ЕПГУ) или МФЦ «Мои Документы» (если есть доступ к личному кабинету Госуслуг). Готовый документ придет Почтой России (ЕМС) на указанный адрес.

Нужна ли нотариальная доверенность для получения справки о родственнике?

Для событий старше 100 лет — нет‚ ограничений нет. Для событий моложе 100 лет — да‚ нужна нотариальная доверенность от лица‚ по которому запрашивается справка‚ или его близких родственников (если лицо умерло)‚ либо решение суда.

Полезные советы перед обращением

1. Соберите максимум данных: Точное ФИО (на момент события)‚ дата события‚ место регистрации (ЗАГС района/города)‚ номер записи/тома/страницы (если есть старые копии). Это ускорит поиск в разы.
2. Проверьте Госуслуги: Часто запись уже оцифрована‚ и справка формируется автоматически за 1-3 дня без визита в учреждение.
3. Уточните режим работы: Перед поездкой на ул. Плехановская‚ 23 позвоните по телефону справочной службы‚ чтобы подтвердить часы работы окна выдачи архивных справок.
4. Сохраняйте квитанции: При оплате через терминал/банк сохраняйте чек/скриншот до получения документа.

Управление ЗАГС Воронежской области продолжает оставаться гарантом сохранения исторической памяти региона. Благодаря запуску «Фабрики процессов» и активной цифровизации‚ доступ к архивным документам становится быстрее‚ прозрачнее и удобнее для каждого гражданина.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального портала Администрации Воронежской области и законодательства РФ. Актуальность контактов и тарифов рекомендуется проверять на официальных ресурсах на день обращения.