Архив управления ЮВЖД – это специализированный подраздел, отвечающий за сбор, хранение, систематизацию и обеспечение доступа к документам, связанным с деятельностью Юго-Восточной железной дороги, одного из 16 территориальных филиалов ОАО «Российские железные дороги». В статье рассмотрены история создания архива, его организационная структура, виды хранимых документов, порядок доступа и текущие проекты цифровизации.

Исторический контекст

Юго-Восточная железная дорога (ЮВЖД) образовалась в результате реорганизации железнодорожных сетей в России в начале 2000‑х годов. С 2005 года она функционирует как самостоятельный филиал ОАО «РЖД», охватывающий территорию Воронежской области и прилегающих регионов. С октября 2020 года руководителем филиала является Павел Алексеевич Иванов, ранее заместитель генерального директора по управлению движением в Центральной дирекции ОАО «РЖД».

Создание архивной службы в ЮВЖД было обусловлено необходимостью:

• Сохранения исторических и управленческих документов;
• Обеспечения правовой и бухгалтерской прозрачности;
• Поддержки научных исследований и подготовки кадров.

Организационная структура архива

Архивная служба ЮВЖД распределена по шести отделениям, каждое из которых имеет собственный архивный пункт:

1. Ртищенское отделение;
2. Лискинское отделение;
3. Белгородское отделение;
4. Елецкое отделение;
5. Мичуринское отделение;
6. Воронежское отделение.

На каждом из этих пунктов работают архивисты, отвечающие за прием, классификацию и хранение документов, а также за обслуживание запросов пользователей.

Главный архивный центр (ГАЦ)

Главный архивный центр расположен в административно‑хозяйственном центре ЮВЖД во Воронежской области. В его задачи входит координация работы всех региональных архивов, разработка методических рекомендаций и контроль за выполнением государственных стандартов архивного дела.

Сектор корпоративного управления и стратегии

В состав архива входит подразделение, отвечающее за хранение стратегических документов, планов развития, решений совета директоров и протоколов заседаний. Эти материалы являются ключевыми для анализа эффективности управленческих решений.

Типы хранимых документов

Архив управления ЮВЖД хранит широкий спектр материалов, которые можно условно разделить на несколько категорий:

• Управленческие документы: уставы, регламенты, приказы, протоколы заседаний, планы развития.
• Техническая документация: схемы железнодорожных линий, проекты строительства и реконструкции, технические паспорта подвижного состава.
• Финансово‑бухгалтерские отчёты: годовые отчёты, бюджеты, аудиторские заключения.
• Кадровые материалы: личные дела сотрудников, аттестационные листы, приказные акты о назначениях и увольнениях.
• Исторические материалы: фотографии, карты, газеты, журналы, воспоминания ветеранов железнодорожного дела.
• Электронные архивы: сканированные копии бумажных документов, базы данных, электронные письма и отчёты в цифровом виде.

Порядок доступа к архивным материалам

Доступ к архивным документам регулируется Федеральным законом «Об архивных документах» и внутренними нормативными актами ОАО «РЖД». Существует три уровня доступа:

Открытый доступ

К материалам, не содержащим конфиденциальной информации, можно получить без ограничений. К таким относятся исторические фотографии, публичные отчёты, нормативные акты.

Ограниченный доступ

Документы, содержащие персональные данные, коммерческую тайну или стратегическую информацию, доступны только уполномоченным сотрудникам после подачи официального запроса.

Закрытый доступ

Материалы, подпадающие под государственную тайну или охраняемые авторским правом, могут быть предоставлены лишь в исключительных случаях и только после получения соответствующего разрешения государственных органов.

Для получения доступа необходимо:

1. Заполнить форму запроса (бумажную или электронную) на официальном сайте ЮВЖД;
2. Указать цель исследования и перечень требуемых документов;
3. Предоставить копию удостоверения личности и, при необходимости, служебного удостоверения;
4. Ожидать согласования запроса (обычно 5‑10 рабочих дней).

Цифровизация и современные проекты

В последние годы архив управления ЮВЖД активно внедряет цифровые технологии, что позволяет ускорить поиск и обеспечить сохранность документов в электронном виде.

Проект «Электронный архив ЮВЖД»

Запущен в 2023 году, цель проекта – оцифровать более 80 % бумажных документов, хранящихся в региональных архивах. Ключевые этапы:

• Сканирование и распознавание текста (OCR) всех исторических актов;
• Создание метаданных и их загрузка в единую базу данных;
• Разработка веб‑портала с поисковым интерфейсом для сотрудников и исследователей;
• Обеспечение резервного копирования в облачном хранилище.

Интеграция с Федеральным архивным агентством (Росархив)

С 2024 года архив ЮВЖД участвует в совместных проектах по стандартизации описания архивных фондов, что упрощает обмен информацией между региональными и федеральными архивными структурами.

Мобильные приложения для сотрудников

Разработано приложение «Архив ЮВЖД», позволяющее просматривать электронные копии документов прямо с мобильных устройств, а также подавать запросы на доступ к закрытым материалам.

Роль архива в развитии ЮВЖД

Архив управления играет ключевую роль в нескольких направлениях:

• Поддержка управленческих решений: аналитика исторических данных помогает формировать эффективные стратегии развития.
• Сохранение культурного наследия: исторические материалы фиксируют развитие железнодорожного транспорта в регионе, способствуя образованию и туризму.
• Обеспечение правовой безопасности: хранение оригиналов договоров, лицензий и актов гарантирует юридическую чистоту операций.
• Научные исследования: архивные фонды используются учёными, студентами и журналистами для подготовки публикаций и диссертаций.

Контактная информация

Для получения более подробной информации о работе архива управления ЮВЖД, а также для подачи запросов, используйте следующие контакты:

Архив управления ЮВЖД – это не просто хранилище бумаг, а динамичная информационная система, поддерживающая работу железнодорожного филиала, способствующая сохранению исторического наследия и обеспечивающая юридическую и управленческую прозрачность. Благодаря активной цифровизации и сотрудничеству с федеральными архивными структурами, архив ЮВЖД готов к вызовам современного информационного общества и продолжит играть важную роль в развитии железнодорожного транспорта России.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.