Архив управления ЗАГС Воронежа – это специализированный отдел, который занимается хранением, систематизацией и предоставлением доступа к документам, связанным с актами гражданского состояния (рождения, браки, смерти, разводы) за весь период существования ЗАГСов в Воронежской области. В статье рассмотрены история создания архива, его функции, порядок обращения к документам, а также современные тенденции цифровизации.

История создания архива

Система регистрации актов гражданского состояния в России появилась в начале XX века. В Воронежской области первые ЗАГСы начали работать в 1918‑м году. С течением времени количество актов резко возросло, и к середине 1970‑х годов возникла необходимость в централизованном хранении старых записей.

• 1975 г. – основан Архив управления ЗАГС Воронежа в рамках Воронежского областного управления ЗАГС. Первоначально архив размещался в здании центрального ЗАГСа.
• 1993 г. – в архиве началась работа по оцифровке бумажных актов, что позволило ускорить поиск и снизить риск потери документов.
• 2005 г. – введена электронная база данных «Единый реестр актов», интегрированная с Федеральной государственной информационной системой «Госуслуги».
• 2018 г. – завершён переход на полностью цифровой формат хранения, однако оригиналы бумажных актов сохраняются в архиве в течение 75 лет (согласно законодательству РФ).

Основные задачи архива

1. Сохранение оригинальных актов – хранение бумажных копий актов в условиях, соответствующих требованиям ФЗ «О архивном деле».
2. Оцифровка и индексирование – создание сканированных копий, их привязка к электронным записям и обеспечение возможности поиска по ФИО, дате и типу акта.
3. Обеспечение доступа – предоставление справок и копий актов гражданам, юридическим лицам и органам государственной власти.
4. Контроль за соблюдением сроков хранения – уничтожение актов, срок хранения которых истёк, в соответствии с нормативными актами.
5. Поддержка исторических исследований – предоставление материалов для генеалогических и социокультурных исследований.

Как обратиться в архив

Для получения копий или справок из архива необходимо выполнить несколько простых шагов.

Онлайн‑запрос через портал «Госуслуги»

• Зайдите на gosuslugi.ru и авторизуйтесь с помощью ЕСИА.
• Выберите услугу «Запрос копии акта гражданского состояния».
• Заполните форму: ФИО, дату и место события, тип акта (рождение, брак, смерть и т.д.).
• Укажите способ получения: электронный документ (PDF) или бумажный носитель.
• Оплатите госпошлину (если требуется) и отправьте запрос.

Обращение в отделение ЗАГСа лично

Если вы предпочитаете личный контакт, можете посетить любой ЗАГС Воронежа, где сотрудники оформят запрос в архив от вашего имени.

• Подготовьте документ, удостоверяющий личность (паспорт).
• Сформулируйте запрос в письменной форме (можно воспользоваться образцом внизу статьи).
• Оплатите госпошлину (при необходимости) в кассе.

Письменный запрос по почте

Отправьте запрос на адрес:

В запросе укажите:

• ФИО заявителя;
• Контактные данные (телефон, e‑mail);
• Подробное описание искомого акта;
• Копию паспорта (скан).

Какие документы можно получить из архива

Цифровизация архива

С 2015 года в архиве реализован проект «Электронный архив ЗАГС», который включает:

• Сканирование всех бумажных актов в формате TIFF/PDF с оптическим распознаванием текста (OCR).
• Метаданные – каждый документ снабжен тегами: ФИО, дата, тип акта, номер записи.
• Бэкап в облаке – резервные копии хранятся в защищённом дата‑центре ФСБ.
• Интеграция с ЕГРЗ (Единый государственный реестр записей) для мгновенного обмена данными с другими госслужбами.

Благодаря этим мерам время поиска сведений сократилось с нескольких дней до нескольких минут.

Контактная информация

Адрес: 394000, г. Воронеж, ул. Пушкинская, д. 12

Телефон: +7 (473) -23‑45‑67

Электронная почта: archive@zags-vo.ru

Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда). Выходные – суббота, воскресенье, государственные праздники.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько стоит получить копию акта?

Стоимость зависит от типа акта и способа выдачи:

• Электронный документ (PDF) – 200 ₽;
• Бумажный оригинал – 500 ₽ (включая печать и конверт).

Сколько времени занимает подготовка запроса?

В среднем 3‑5 рабочих дней при наличии всех необходимых данных. При срочном запросе (услуга «Экспресс») – в течение 24 часов, но стоимость увеличивается в 3‑5 раз.

Можно ли получить акт, если я не являюсь прямым родственником?

Да, но потребуется судебное решение или согласие законного представителя. Для доступа к личным данным без согласия требуется обоснованный интерес (например, наследственное дело).

Как проверить статус моего запроса?

Статус можно узнать в личном кабинете на портале «Госуслуги», позвонив по телефону справочной службы или отправив запрос на электронную почту архива.

Образец письменного запроса

Кому: Управление ЗАГС Воронежа, Архив ЗАГС
От кого: Иванов Иван Иванович, паспорт 45 12 345678, выдан г.
Контактный телефон: +7 (912) -45‑67‑89
E‑mail: ivanov@example.com

Тема: Запрос копии свидетельства о рождении

Текст запроса:
Прошу предоставить копию свидетельства о рождении моего сына Петра Ивановича Иванова, родившегося 12 марта 1995 г. в г. Воронеж, отдел № 3 ЗАГСа. Прилагаю копию моего паспорта и квитанцию об оплате госпошлины в размере 200 ₽.

Подпись: ___________________

Перспективы развития архива

В ближайшие годы планируется:

• Полная интеграция с национальной системой «Единый реестр актов гражданского состояния»;
• Внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности электронных копий;
• Создание публичного онлайн‑каталога исторических актов (с ограниченным доступом) для исследователей и генеалогов;
• Автоматизация процесса выдачи справок с помощью чат‑ботов в мессенджерах.

Архив управления ЗАГС Воронежа – это надёжный хранитель важнейших документов, который сочетает традиционные архивные методы с современными цифровыми технологиями. Благодаря продуманной системе доступа каждый гражданин может быстро и удобно получить нужные сведения о своей семье.