Архив Воронежской областной клинической больницы (ВОКБ) — это структурное подразделение, обеспечивающее системное документирование деятельности одного из крупнейших медицинских учреждений Черноземья. В условиях активной модернизации здравоохранения региона, включая реконструкцию приемного отделения и оснащение высокотехнологичным оборудованием (например, аритмологического центра), роль архива как гаранта сохранности медицинской документации и административной памяти учреждения неуклонно растет.

Правовая основа и нормативное регулирование

Деятельность архива больницы строится на строгом соблюдении законодательства РФ в области архивного дела и здравоохранения. К ключевым нормативным актам относятся:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый документ, регулирующий формирование, хранение и использование архивных фондов.
• Приказ Минздрава России от № 1089н «Об утверждении перечня медицинской документации, подлежащей обязательному ведению… и сроков ее хранения».
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых перечней документов, образующихся в деятельности организаций здравоохранения, с указанием сроков их хранения».
• Локальные нормативные акты ВОКБ: Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству, Перечень дел с указанием сроков хранения.

Структура архивных фондов больницы

Архив ВОКБ формирует два основных массива документов, различающихся по срокам хранения и порядку обращения:

Медицинский архив (Архив историй болезни)

Ядро архивного фонда. Здесь хранятся документы, непосредственно связанные с оказанием медицинской помощи:

• Истории болезни стационарных пациентов (срок хранения — 25 лет, для онкологических/туберкулезных — 50 лет).
• Истории развития новорожденных (хранятся 25 лет).
• Протоколы операций, родов, анестезиологического наблюдения.
• Выписки из историй болезни (эпикризы), направляемые в поликлиники по месту жительства.
• Патологоанатомические протоколы и заключения.
• Журналы учета (поступлений, выписок, переведений, операций, рождений, смертей).

Важно: С введением электронных медицинских карт (ЭМК) и интеграцией в ЕРАИ (Единая региональная автоматизированная информационная система) параллельно ведется электронный архив, однако бумажные оригиналы подписанных документов (согласия на вмешательство, протоколы) продолжают храниться в физическом архиве.

Административно-хозяйственный (управленческий) архив

Документы, фиксирующие организационно-распорядительную и хозяйственную деятельность больницы:

• Приказы, распоряжения главного врача (по основной деятельности, по кадрам).
• Договоры и контракты (на поставку оборудования, лекарств, подрядные работы — например, по реконструкции приемного отделения).
• Кадровая документация (личные дела, служебные записки, прием/увольнение).
• Финансово-бухгалтерская отчетность.
• Акты приемки-сдачи оборудования (в т.ч. высокотехнологичного для аритмологического центра).
• Отчетность перед министерством здравоохранения области и Росстатом.

Особенности формирования фонда в современных условиях (2024–2026 гг.)

Последние годы принесли существенные изменения в документооборот ВОКБ, отразившиеся на архиве:

Капитальный ремонт и реконструкция

По информации Министерства строительства Воронежской области, были объявлены конкурсы и электронные аукционы на поиск подрядчиков для модернизации ключевых объектов, в т.ч. приемного отделения. Это порождает массив проектно-сметной документации, актов выполненных работ, журналов строительного контроля, которые после сдачи объекта передаются в архив больницы на хранение (сроки — от 10 до 75 лет в зависимости от вида документа).

Внедрение высоких технологий

В аритмологический центр ВОКБ поступило высокотехнологичное оборудование для точной диагностики и лечения сложных нарушений ритма сердца. В архив поступают:

• Технические паспорта и сертификаты на оборудование.
• Протоколы вводных испытаний и валидации ПО.
• Специализированные журналы учета инвазивных процедур (абляции, имплантация КСД/КТС).
• Документация по обучению и сертификации врачей на новом оборудовании.

Кадровые решения и награждения

Указ губернатора Воронежской области Александра Гусева о награждении главного врача ВОКБ фиксируется в личном деле руководителя и в журнале регистрации наградных документов, хранящемся в кадровом отделе/архиве.

Порядок доступа к архивной информации

Обращение в архив ВОКБ возможно по следующим основаниям:

Для пациентов (или их законных представителей)

1. Получение копии истории болезни / выписки (эпикриза): Заявление пишется от имени пациента (законного представителя) с указанием ФИО, даты рождения, периодов лечения, цели получения. Предъявляется паспорт. Срок выдачи — до 3 рабочих дней (ст. 22 ФЗ № 323).
2. Восстановление утерянных документов: На основании архивных данных выдаются дубликаты свидетельств о рождении (если рождение было в роддоме ВОКБ в прошлые годы), справок об отключении от учета и т.д.

Для судебных и следственных органов

На основании судебных решений, постановлений следователя/дознавателя, запросов прокурора. Выдача осуществляется под роспись в журнале выдачи с обязательным составлением акта ознакомления.

Для научных и статистических целей

Разрешается только с обезличенными данными (без ФИО, адресов, номеров полисов) после одобрения этическим комитетом больницы и заключения договора о передаче обезличенных данных.

Цифровая трансформация архива

ВОКБ активно переходит на бескागовый документооборот:

• Сканирование массивов: Постепенная оцифровка историй болезни за прошедшие годы для формирования электронного архива (с сохранением юридической силы бумажных оригиналов до истечения сроков хранения).
• Электронный архив (ЭА): Хранение подписанных ЭЦП документов (приказы, отчеты, протоколы совещаний) в информационных системах больницы (1С:Медицина, ЭДО).
• Интеграция с ГИС Здравоохранение: Автоматическая выгрузка отчетных форм, исключающая необходимость бумажной архивации отчетности.

Передача документов в Государственный архив Воронежской области

Согласно законодательству, документы с истекшими сроками хранения, имеющие историческую ценность (обычно старше 75–100 лет, а также уникальные серии: приказы по больнице времен ВОВ, документы эвакуации, личные дела выдающихся врачей), подлежат обязательной передаче в ГКУ «Государственный архив Воронежской области».

Процедура включает:

1. Экспертизу документов на предмет исторической ценности (экспертная комиссия больницы + представитель госархива).
2. Составление описей (инвентаризацию).
3. Акт приема-передачи документов в государственный архивный фонд области.

Таким образом, преемственность поколений и память о развитии воронежского здравоохранения сохраняется в региональном госархиве.

Контакты и реквизиты для обращения в архив ВОКБ

Примечание: Точные контакты (телефон архива, email, режим работы окна приема граждан) рекомендуется уточнять на официальном сайте ВОКБ или по единому справочному телефону больницы, так как они могут меняться.

Архив Воронежской областной клинической больницы — это не просто склад бумаг, а сложная информационная система, обеспечивающая правовую защиту пациентов (доступ к истории болезни), непрерывность лечебного процесса, отчетность перед государством и сохранение исторической памяти регионального здравоохранения. На фоне масштабной модернизации инфраструктуры (реконструкция приемного отделения, оснащение аритмологического центра) и тотальной цифровизации, архив переживает этап качественной трансформации: от бумажного репозитория к гибридному информационному ресурсу, совмещающему строгие правовые требования к хранению с удобством мгновенного электронного доступа для авторизованных пользователей.

Статья подготовлена на основе открытых данных интернета (новости Минстроя ВО, указы Губернатора, сообщения пресс-службы ВОКБ за 2024–2026 гг.) и действующего архивного законодательства РФ. Актуально на .