Архив Юго-Восточной железной дороги (ЮВЖД) — это не просто место хранения бумаг, а ключевой информационный ресурс филиала ОАО «РЖД», обеспечивающий сохранность документального наследия одной из крупнейших железных дорог России. На 2026 год архив продолжает выполнять стратегически важные функции по документированию истории, производственной деятельности и социальной сферы дороги, проходящей через Черноземье и связывающей юг страны с Центральным районом, Поволжьем и Уралом.

Общая характеристика и значение архива

Юго-Восточная железная дорога как филиал ОАО «РЖД» наделена функциями контроля и координации деятельности структурных подразделений на своей территории. Архивная служба является неотъемлемым элементом системы управления делами (СУД) дороги. Её главная миссия — обеспечение законных прав и законных интересов организации, её сотрудников и граждан, а также сохранение исторической памяти региона.

Ключевой факт: По данным архивной службы Воронежской области, в архиве ЮВЖД хранятся документы 344 организаций в количестве 110 360 единиц хранения (ед. хр.). Этот фонд отражает историю развития железнодорожной сети на юге европейской части России за десятилетия.

Состав и структура фондов

Фонды архива формируются за счет документов, поступивших из структурных подразделений филиала, а также из ликвидированных или реорганизованных предприятий, входивших в состав дороги в разные исторические периоды.

Основные категории документов:

• Учредительные и нормативные акты: уставы, положения о структурных подразделениях, приказы и распоряжения руководителей дороги.
• Производственно-техническая документация: проекты строительства и реконструкции путей, схемы станций, отчеты о состоянии подвижного состава, журналы учета работ.
• Кадровые и личностные дела: личные карточки сотрудников, служебные записки о назначении/переводе/увольнении, личные дела работников (хранятся 75 лет).
• Финансово-хозяйственная отчетность: бухгалтерские книги, сметы, акты инвентаризации, налоговая отчетность (сроки хранения по закону).
• Документы по перевозкам: рейсовые документы, тарифные руководства, отчеты о грузовых и пассажирских перевозках.
• Социальная сфера: документы больниц, санаториев, домов культуры, школ-интернатов, профсоюзных организаций, балансом которых владела дорога.

Регламент и порядок предоставления услуг

Деятельность отдела архивов службы управления делами ЮВЖД регламентируется внутренними документами, разработанными в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и типовым регламентом ОАО «РЖД».

Основные предоставляемые услуги:

1. Выдача архивных справок, копий и выписок на основании хранящихся документов (подтверждение стажа, заработной платы, назначения на должность, награждений и т.д.).
2. Научно-справочная работа: помощь в поиске информации для пенсионных дел, судебных споров, написания исторических работ, генеалогических исследований.
3. Обеспечение доступа к документам в читальном зале (при наличии разрешений для документов с ограниченным доступом).
4. Цифровизация: сканирование документов для включения в электронные базы данных корпорации (ЭДО РЖД).

Важно: Срок исполнения запроса на выдачу справки или копии, как правило, не превышает 30 календарных дней с момента регистрации обращения (в сложных случаях, до 60 дней).

Территориальное размещение и контакты

Управление архивами ЮВЖД централизовано. Главный архив филиала, как правило, располагается в городе-центре дороги — Воронеже. Однако из-за большой территории дороги (обслуживает все железные дороги в Черноземье, за исключением Орловской области) существуют архивные пункты хранения в крупных отделениях.

Основные координаты для обращений:

Примечание: Для получения справок по пенсионным вопросам (подтверждение стажа, вредных условий труда) рекомендуется обращаться через Социальный фонд России (СФР), они направляют межведомственные запросы напрямую в архив ЮВЖД, что ускоряет процесс.

Особенности обращения в 2026 году: Цифровизация и ЕАР

На текущий момент ОАО «РЖД» активно внедряет систему Единого архивного репозитория (ЕАР) и переводит делопроизводство на электронный вид. Это существенно меняет взаимодействие с архивом:

• Электронные запросы: Юридические лица и сотрудники РЖД могут подавать запросы через корпоративный портал (ЭДО/СЭД), не приходя лично.
• Электронные копии: Готовые справки и сканы документов направляются в личный кабинет или по защищенным каналам связи (СМЭВ для госорганов).
• Поиск по базе: Внедряется полнотекстовый поиск по описям фондов, что позволяет заранее узнать, есть ли нужное дело в архиве, не тратя время на поездку.

Исторический контекст: от ЮУЖД к ЮВЖД

Понимание истории дороги критически важно для работы с архивом, так как фонды формировались разными правопреемниками:

• До 1990-х: Воронежская, Задонская, Грязевская и другие дороги.
• 1991–2010: Существовала Южно-Уральская железная дорога (ЮУЖД) с центром в Челябинске (позже Воронеж). 1 января 2011 года ЮУЖД была реорганизована в ЮВЖД.
• С 2011 г.: Юго-Восточная железная дорога — филиал ОАО «РЖД».

Документы периода ЮУЖД (особенно кадровые и технические) также хранятся в архиве ЮВЖД в Воронеже, однако часть фондов по Уральскому направлению могла быть передана в архивы Южно-Уральского направления (ныне часть ЮУРЖД) или в Объединенный архив РЖД в Москве (проезд Энтузиастов, 1а).

Практическое руководство: Как получить справку (пошагово)

1. Подготовка документов: Паспорт РФ, документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе), СНИЛС, трудовая книжка (если есть).
2. Написание заявления: По форме архива (есть на сайте или выдается на месте). Указать: цель (пенсия, суд, личные цели), период работы, название предприятия/станции/участка, должность.
3. Подача:
   • Лично в читальный зал (с предварительной записью по телефону).
   • Почтой (ценным бандеролем с вложенным конвертом для ответа и копией паспорта, заверенной нотариусом).
   • Через СФР (для пенсионных вопросов — самый надежный способ).
   • Через ЭДО/СЭД (для действующих сотрудников и контрагентов РЖД).
4. Оплата: Услуги по выдаче архивных справок для граждан, обращающихся в личных интересах, как правило, бесплатны (в рамках гарантий Закона об архивном деле). Платными могут быть сложные поисковые работы, сканирование больших объемов, выдача заверенных копий для коммерческих целей.
5. Получение: Лично (под роспись), почтой или в электронном виде (под ЭЦП).

Решение типовых проблем

Юридические основания деятельности

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Постановление Правительства РФ от № 1323 «Об утверждении Положения о порядке формирования, ведения и хранения архивов организаций…».
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых перечней документов…».
• Внутренние стандарты ОАО «РЖД» (СТО РЖД, Положение об архивном деле филиалов).

Архив ЮВЖД филиала ОАО «РЖД» — это мощный массив исторической и производственной информации. В 2026 году основной вектор развития — это полная интеграция в цифровую экосистему корпорации (ЕАР, СЭД, СМЭВ). Для граждан и организаций это означает возможность получать юридически значимые документы быстрее и в удобном электронном формате, однако для сложных исторических запросов и работы с уникальными фондами (до 1990-х годов) личный визит в читальный зал в Воронеже или взаимодействие через СФР остаются наиболее надежными инструментами.

Дата актуализации информации: . Контактные данные (телефоны, адреса кабинетов) могут меняться. Рекомендуется проверять их на официальном сайте uvzd.rzd.ru или по единому справочному телефону ЮВЖД перед визитом или отправкой почтового запроса.