Архив Задонского муниципального района — это ключевое учреждение архивной службы Липецкой области, выполняющее функции по сбору, хранению, учету и использованию документов, составляющих архивный фонд района. Как структурное подразделение администрации, архив играет неоценимую роль в сохранении исторической памяти региона, обеспечении правовых интересов граждан и информационной открытости власти.

Общие сведения и правовой статус

Архив Задонского муниципального района функционирует в составе Отдела ЗАГС и архива Администрации Задонского муниципального района. Данная структура объединяет функции регистрации актов гражданского состояния и архивного дела, что типично для муниципальных образований данного уровня.

• Полное наименование: Отдел ЗАГС и архива Администрации Задонского муниципального района Липецкой области.
• Вид деятельности: Архивное дело, регистрация актов гражданского состояния (ЗАГС), предоставление архивных справок и копий документов.
• Подведомственность: Администрация Задонского муниципального района.
• Нормативная база: Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон Липецкой области «Об архивном деле в Липецкой области», Устав Задонского муниципального района, локальные нормативные акты администрации.

Адрес и контактная информация

Физическое расположение архива (архивного хранилища и читального зала) отличается от адреса главного здания администрации. Важно заранее уточнять часы приема посетителей по телефону.

Состав архивного фонда

Архивный фонд Задонского района формируется из документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории района, а также личных фондов выдающихся земляков.

Основные группы документов:

1. Документы советских органов власти (1917–1991 гг.):
   • Протоколы заседаний Задонского районного исполнительного комитета (Райисполкома) и Совета народных депутатов.
   • Распоряжения, постановления, отчеты о социально-экономическом развитии района.
   • Документы по коллективизации, индустриализации, Великой Отечественной войне (эвакуация, партизанское движение, списки призывников, ведомости потерь).
2. Документы органов местного самоуправления (с 1991 г. по н.в.):
   • Решения главы района, администрации, районного Совета депутатов.
   • Нормативные правовые акты муниципального уровня.
   • Документы по вопросам земельных отношений, градостроительства, социальной политики.
3. Фонды учреждений и организаций:
   • Сельскохозяйственные предприятия (колхозы, совхозы, СПК): учредительные документы, отчетность, кадровые дела (по истечении сроков хранения в самих организациях).
   • Образовательные учреждения (школы, детские сады): журналы классные, отпускные свидетельства, личные дела учащихся (после закрытия школ или по истечении 75 лет).
   • Медицинские организации: истории болезни (по истечении сроков), отчетная документация.
   • Культурные учреждения (музеи, библиотеки, ДК): акты приема-передачи музейных предметов, инвентарные книги.
4. Документы органов ЗАГС (дубликаты актовых записей):
   • Книги регистрации актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть, усыновление, изменение имени) за периоды, превышающие 100 лет (для рождений/браков) и 75 лет (для смертей) — переводятся в общедоступное пользование.
5. Личные фонды и коллекции: Документы известных писателей, ученых, воинов, тружеников, родом из Задонского края (например, материалы, связанные с жизнью и творчеством И.А. Бунина, святителя Тихона Задонского и др.).
6. Фото-, кино-, фоно- и видеодокументы: Фотографии событий районной истории, видеозаписи праздников, устные истории жителей.

Предоставляемые услуги

Архив оказывает услуги как гражданам, так и юридическим лицам и государственным органам. Основные направления работы:

Для граждан (физических лиц):

• Выдача архивных справок и копий документов: подтверждающих стаж работы (трудовые книжки, листы учета рабочего времени, зарплатные ведомости), заработную плату, назначение пенсий, льгот, наград.
• Генеалогические запросы: помощь в поиске сведений о предках (метрические книги, ревизские сказки, confesional’nye rospisi — если сохранены в фондах).
• Справки о месте жительства/регистрации: на основании домовых книг и списков избирателей (если хранятся в архиве).
• Работа в читальном зале: возможность самостоятельного изучения описей и дел (по предварительной записи).
• Цифровые копии: получение сканированных копий документов на электронном носителе или по e-mail.

Для организаций и властей:

• Экспертиза сроков хранения документов и актирование к утилизации/передаче в архив.
• Консультации по ведению делопроизводства и архивного дела в ведомствах района.
• Прием архивных фондов на хранение от ликвидируемых/реорганизуемых организаций.
• Выдача заверенных копий нормативных правовых актов администрации.

Режим работы и порядок обращения

Важно: Режим работы читального зала и приема посетителей в Отделе ЗАГС и архива может отличаться от режима работы главной администрации. Обязательно звоните заранее.

Типичный график (примерный, требует подтверждения):

• Понедельник – четверг: 08:30 – 17:30 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Пятница: 08:30 – 16:30 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Суббота, воскресенье: Выходные дни.
• День санитарной уборки: Последняя пятница месяца (или иной день по приказу).

Порядок получения справки:

1. Подготовка документов: Паспорт гражданина РФ. Если запрос от имени третьего лица — нотариальная доверенность. Документы, подтверждающие родственные связи (для генеалогии/пенсии) — свидетельства о рождении/браке, изменении фамилии.
2. Написание заявления: По установленному образцу (на месте или заранее с сайта администрации). В заявлении нужно четко указать: что именно ищете, за какой период, по какому предприятию/селу, цель запроса (пенсия, суд, личные цели);
3. Сроки исполнения: Согласно ст. 22 Закона «Об архивном деле» — до 30 календарных дней со дня регистрации запроса. Сложные запросы могут продлеваться до 30 дней с уведомлением заявителя.
4. Стоимость: Выдача архивных справок гражданам для реализации пенсионных, трудовых, жилищных и иных социальных прав — бесплатно. Для иных целей (генеалогия, история, коммерческие цели) — по тарифам, утвержденным администрацией (оплата через кассу или терминал).

Особенности фондов и советы исследователям

Территориальные изменения

Задонский район менял свои границы. В разные годы в его состав входили территории современных соседних районов (Долгоруковский, Елецкий, Становицкий и др.). Если ищете документы по конкретной деревне, уточните, к какому району она относилась в интересующий вас период. Возможно, фонды находятся в архивах соседних районов или в Государственном архиве Липецкой области (ГАЛО) в г. Липецк.

Метрические книги и ревизские сказки

Основной массив дореволюционных метрических книг (до 1917 г.) и ревизских сказок (XVIII – первая половина XIX в.) по Задонскому уезду Воронежской губернии, как правило, централизованно хранится в Государственном архиве Липецкой области (ГАЛО) (ф. 100, 101 и др.). В муниципальном архиве могут храниться только дубликаты или более поздние документы (после 1917 г.). Для глубокой генеалогии обращайтесь в ГАЛО.

Документы о награждении орденами и медалями ВОВ

Справки о награждении медалью «За победу над Германией…», «За взятие Берлина» и др. юбилейными медалями часто запрашиваются в архиве, если личные дела ников или списки к наградным листам переданы в районный архив. Однако основной массив наградных документов находится в ЦАМО (Подольск) и на портале «Подвиг народа» (podvignaroda.ru).

Цифровизация и удаленный доступ

Администрация Задонского района и Отдел ЗАГС и архива активно работают над внедрением электронных сервисов:

• Портал Госуслуг (Госуслуги Липецкой области): Подача заявления на получение архивной справки в электронном виде (сервис «Получение архивной справки»).
• Электронный архив / Цифровой фонд: На сайте администрации (zadonsk.ru) в разделе «Архив» или «Отдел ЗАГС и архива» могут публиковаться электронные описи фондов, цифровые копии самых востребованных документов (планы сел, фото хроника).
• Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела (ЕГАИСА): Участие в федеральной системе учета фондов.

Важные контакты вышестоящих организаций

Если вопрос не решается на уровне муниципального архива, обращайтесь в вышестоящие инстанции:

Архив Задонского муниципального района является надежным хранилищем документальной памяти малой родины. Его фонды отражают тяжелый и героический путь района: от уездного города Воронежской губернии через годы коллективизации и Великой Отечественной войны до современного этапа развития.

Главное правило при обращении: максимально точно формулируйте запрос (ФИО полностью, даты рождения/смерти, название населенного пункта или предприятия, период работы/жизни). Чем полнее исходные данные, тем быстрее и успешнее будет поиск архивариусами.

Для актуальной информации о режиме работы, тарифах и наличии конкретных фондов рекомендуется использовать официальный сайт Администрации Задонского муниципального района или связаться с Отделом ЗАГС и архива по телефону, указанному в справочной системе портала «Архивы России».

Статья подготовлена на основе открытых данных портала «Архивы России», официального сайта Администрации Задонского муниципального района и нормативных актов архивного законодательства РФ. Данные об адресе (ул. Крупской, 49А) и структуре (Отдел ЗАГС и архива) актуальны на момент публикации.