Архив отделов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Окуловского района Новгородской области представляет собой важный хранилище документального наследия, фиксирующего ключевые события в жизни жителей: рождение, брак, развод, усыновление и установление отцовства. Ниже представлен подробный обзор истории, структуры, функций и порядка работы с архивом.

История создания архива

Основные вехи:

• 1918 год – после Октябрьской революции создаются первые отделы ЗАГС в составе Окуловского уезда;
• 1930‑е годы – централизация учета актов гражданского состояния в районном отделе ЗАГС;
• 1991 год – после распада СССР отдел ЗАГС переходит в ведение администрации Окуловского муниципального района;
• 2005 год – открытие специализированного архивного отдела при комитете культуры, отвечающего за долгосрочное хранение и обслуживание запросов;
• 2022 год – внедрение электронной системы учета актов, что позволило частично оцифровать фонды за период с 1918 по 2000 гг.

Структура и функции архива

Архив ЗАГС Окуловского района входит в состав Архивного отдела комитета культуры Администрации Окуловского муниципального района. Его основные задачи:

• Прием, учет и хранение оригиналов и копий актов гражданского состояния;
• Обеспечение конфиденциальности и защиты персональных данных;
• Выдача справок, выписок и копий документов по запросам граждан и организаций;
• Содействие генеалогическим и историческим исследованиям;
• Участие в межведомственных проектах по цифровизации архивных фондов.

Виды документов, хранящихся в архиве

В фондах архива находятся следующие типы записей:

1. Записи о рождении (с 1918 г. по настоящее время);
2. Записи о заключении брака (с 1918 г.);
3. Записи о расторжении брака (развод) (с 1926 г.);
4. Записи об усыновлении (удочерении) и установлении отцовства;
5. Справки о изменении фамилии, имени, отчества;
6. Документы, связанные с изменением пола (с 2000 г.).

Каждая запись содержит основные сведения (ФИО, дата и место события, данные о родителях/супругах) приложения (медицинские справки, решения судов и т.д.).

Как получить доступ к документам

Процедура получения информации из архива регламентируется Федеральным законом «Об актах гражданского состояния» и внутренними нормативными актами администрации района.

Личное обращение

Для получения справки или копии документа необходимо:

• Предъявить паспорт гражданина РФ;
• Заполнить заявление установленного образца (можно получить на месте или скачать с официального сайта);
• Указать точные данные о событии (ФИО участников, дата, место регистрации);
• Оплатить государственную пошлину (размер зависит от типа документа и срочности выдачи).

Дистанционный запрос

С 2022 года доступна возможность подачи запроса через:

• Электронную форму на сайте Администрации Окуловского муниципального района (раздел «ЗАГС» → «Архивные услуги»);
• Электронную почту zagsarchive@okulovka.ru;
• Почтовое отправление на адрес: 174350, Новгородская область, г. Окуловка, ул. Кирова, д. 6, кабинет архива ЗАГС.

Ответ формируется в течение 5‑10 рабочих дней при условии полной комплектности заявления.

Контактная информация и режим работы

Адрес: 174350, Новгородская область, г. Окуловка, ул. Кирова, д. 6, кабинет архива ЗАГС (в здании администрации района).
Телефон: +7 (816) -5‑22‑334 (доб. 12).
Электронная почта: zagsarchive@okulovka.ru.
Сайт: www.okulovka.ru (раздел «Архивный отдел комитета культуры»).
Режим работы: пн‑чт 09:00‑18:00, пт 09:00‑16:00, обед 13:00‑14:00; суббота и воскресенье – выходные.

Электронные сервисы и цифровизация

В рамках проекта «Электронный архив ЗАГС Новгородской области» реализованы следующие возможности:

• Поиск по базе данных актов за период 1918‑2000 гг. (ФИО, дата, тип события);
• Предварительная запись на получение документа через личный кабинет на портале госуслуг;
• Выдача электронных справок с электронной цифровой подписью (ЭЦП) для использования в государственных и коммерческих организациях;
• Архивные онлайн‑выставки и публикации, посвящённые демографической истории Окуловского района.

Полная оцифровка фондов планируется к завершению к 2028 году.

Полезные советы для генеалогов и исследователей

1. УточнитеVariant имени и фамилии: в старых записях часто встречаются варианты написания (например, «Иванов»/«Иванова»).
2. При запросе указывайте approximate дату события – это значительно ускорит поиск.
3. Если документ относится к периоду до 1945 года, уточните, были ли записи перенесены в областной архив в годы войны.
4. Для подтверждения родства полезно запросить сразу несколько связанных записей (рождение родителей, брак, рождение ребёнка).
5. При работе с электронной базой используйте фильтры по типу события и диапазону лет – это сократит объём просматриваемых записей.

Архив ЗАГС Окуловского района – это не только хранилище юридически значимых документов, но и ценный источник для изучения социально‑демографического развития территории. Благодаря сочетанию традиционных методов работы и современных цифровых технологий архив обеспечивает оперативный и удобный доступ к информации для граждан, юридических лиц и исследователей. При планировании запроса рекомендуется заранее подготовить необходимые данные и воспользоваться онлайн‑сервисами, что существенно сократит время получения нужных справок.