Архив органа регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС) Жовтневого района — это ключевое учреждение для хранения и выдачи документов, подтверждающих важнейшие жизненные события граждан: рождение, заключение и расторжение брака, усыновление, установление отцовства, смерть и смену имени. В данной статье мы подробно рассмотрим, какие функции выполняет архив, как получить справки или вторые экземпляры свидетельств, какие существуют сроки и особенности обращения.

Основные функции и задачи архива

Деятельность архива ЗАГС регулируется законодательством (в частности, Законом Украины «Об актах гражданского состояния» и типовым положением об архивах ЗАГС). Главные задачи включают:

• Хранение актовых записей: Обеспечение сохранности книг регистрации актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть и др.) за все годы ведения учета на территории района.
• Выдача документов: Оформление повторных свидетельств (вместо утерянных/испорченных), справок установленного образца (Форма № 9, Форма № 25 и др.) и выписок из актовых записей.
• Внесение изменений и исправлений: Рассмотрение заявлений об исправлении ошибок в записях, восстановлении утраченных записей (через суд или в административном порядке), изменении имени/фамилии.
• Информационное обслуживание: Предоставление сведений из Единого государственного реестра актов гражданского состояния (ЕДРАЦС) уполномоченным органам и гражданам.
• Цифровой архив: Перевод бумажных фондов в электронный вид для ускорения поиска и выдачи документов (внедрение ЕДРАЦС).

Какие документы можно получить в архиве Жовтневого района

Гражданам (или их законным представителям/наследникам) доступны следующие виды документов:

1. Второй (повторный) экземпляр свидетельства: На замену утерянному, испорченному или ставшему непригодным (рождение, брак, развод, смерть, усыновление, перемену имени).
2. Справки установленного образца:
   • Форма № 9 (Справка о рождении): Часто требуется для оформления паспорта, получения пособий, въезда в учебные заведения.
   • Форма № 25 (Справка о заключении брака / о расторжении брака): Необходима для нотариусов, судов, миграционных служб.
   • Справка о смерти (Форма № 33): Для наследования имущества, получения пенсии по случаю потери кормильца.
3. Выписки из актовой записи: Полный текст записи, заверенный печатью и подписью главы отдела/архивариуса. Требуются для консульств, судов, архивных справок по родословным.
4. Архивные справки (поисковые): Если точная дата или место регистрации неизвестны, архив проводит поиск по фамилиям за определенные периоды.

Кто имеет право обратиться за документом

Согласно законодательству, право на получение документов имеют:

• Сам гражданин (по достижении 14 лет для справок о рождении, 16 лет — для брака/развода).
• Родители, усыновители, опекуны (для несовершеннолетних или нетрудоспособных).
• Супруг(а) — в отношении записей о браке/разводе.
• Дети (взрослые) — в отношении записей о рождении/смерти родителей.
• Наследники и иные заинтересованные лица — при наличии документа, подтверждающего право (свидетельство о праве на наследство, решение суда, нотариальное поручение).
• Уполномоченные лица, по нотариальной доверенности.

Порядок обращения и необходимые документы

Способы подачи заявления:

1. Лично в окно приема архива ЗАГС Жовтневого района.
2. Через портал государственных услуг «Дія» (Diia): Для заказа справок Форма № 9, № 25, выписок и вторых свидетельств с доставкой «Новой почтой» или самовывозом в любом отделе ЗАГС Украины.
3. По почте (заказным письмом): С нотариально заверенным заявлением и копией паспорта.
4. Через нотариуса: Нотариус может направить запрос в архив электронно.

Пакет документов для личного обращения:

• Паспорт гражданина Украины (или ИД-карта) — оригинал.
• Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее).
• Документы, подтверждающие родственные отношения или право (свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о браке, решение суда, нотариальное поручение) — если запрашиваете чужую запись.
• Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная уполномоченным лицом) — если действует представитель.
• Квитанция об оплате госпошлины (если оплата производилась заранее через банк/терминал; часто оплата принимается прямо в кассе ЗАГС или через терминал в холле).

Сроки изготовления и стоимость (ориентировочно)

Сроки: Согласно ст. 21 Закона «Об актах гражданского состояния», документы выдаются в день обращения или в срок не более 3 рабочих дней (если требуется поиск в бумажных фондах, уточнение данных или запрос в другой архив/региональное управление). Через «Дію» сроки обычно составляют 1-3 дня.

Госпошлина (базовые ставки, актуальные ставки уточняйте на сайте Минюста или в отделе):

• Выдача повторного свидетельства — 0,5 неоподаткуваного мінімуму доходів граждан (НМДГ).
• Выдача справок (Форма № 9, № 25 и др.) — 0,3 НМДГ.
• Выдача выписки из актовой записи — 0,5 НМДГ.
• Поиск записи (архивная справка) — 0,5 НМДГ за каждый год поиска (или за запрос).

* Льготные категории граждан (ветераны, инвалиды войны, участники ЧАЭС и др.) могут быть освобождены от оплаты пошлины на основании соответствующих законов.

Особенности работы с историческими фондами (до 1991 года)

Архив Жовтневого района хранит записи, веденные с момента образования органа ЗАГС на данной территории (как правило, с 1920-х или 1930-х годов). Для записей, сделанных до внедрения ЕДРАЦС (до 2000-2011 гг. в разных регионах), процесс может занять больше времени:

• Требуется ручной поиск в описях и книгах регистрации.
• Возможна необходимость обращения в Обласной государственный архив (например, Днепропетровский облгосархив, если район входит в Днепропетровскую область), куда передаются фонды старше 75-100 лет.
• Записи могут быть на украинском, русском, польском, немецком, идиш языках (в зависимости от исторического периода).

Исправление ошибок и восстановление записей

Если в актовой записи обнаружена ошибка (опечатка в фамилии, дате, месте рождения), существует два пути:

1. Административный порядок (ч. 3 ст. 46 Закона): Если ошибка очевидна (опечатка сотрудника ЗАГС) и есть подтверждающие документы (паспорт, свидетельство о рождении родителей, медицинская справка), исправление вносит глава отдела ЗАГС на основании заявления заинтересованного лица. Срок — до 1 месяца.
2. Судебный порядок (ч. 4 ст. 46 Закона): Если ошибка неочевидна, документов нет или ЗАГС отказал — необходимо обращаться в суд по месту нахождения ЗАГС или по месту жительства истца. Решение суда вступает в силу — ЗАГС вносит исправление и выдает новый документ.

Восстановление утраченной записи: Если книга уничтожена/утеряна (война, пожар), запись восстанавливается исключительно через суд в порядке особого производства (ст. 293 ГПК Украины) на основании любых доказательств (свидетели, фото, архивы ЗАГС других районов, церковные метрики, архивы РАГС).

Контакты и режим работы (Образец / Шаблон для заполнения)

Внимание: Точные адрес, телефон и режим работы актуальны на момент публикации. Обязательно проверяйте их на официальном сайте Министерства юстиции Украины (minjust.gov.ua), портале «Дія» или сайте Районной государственной администрации (РГА) перед визитом.

Реквизит	Информация (Заполните актуальными данными)
Наименование:	Отдел регистрации актов гражданского состояния Жовтневой районной государственной администрации (или Управление юстиции / Межрайонный отдел)
Адрес:	г. [Название города/села-центра района], ул. [Название улицы], д. [Номер], пом. [Номер кабинета архива/приемной]
Телефон приемной/архива:	+38 (0XX) XXX-XX-XX (Уточните на сайте РГА)
Email:	[email_зага_района]@minjust.gov.ua (или домен РГА)
Режим работы приемной:	Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 14:00) Суббота, Воскресенье: Выходной * Возможен прием по предварительной записи через «Дію» или электронную очередь.
Оплата услуг:	Банковская карта в терминале отделения / Касса / Онлайн через «Дію» / Банковский перевод (реквизиты на стенде)

Полезные советы при обращении в архив

1. Подготовьте максимально полные данные: ФИО (на момент регистрации), точную дату события, место регистрации (название ЗАГС/сельсовета), имена родителей (для записи о рождении). Это ускорит поиск в разы.
2. Используйте «Дію» для стандартных справок: Это быстрее, дешевле (нет расходов на дорогу) и удобнее. Электронные справки с ЭЦП имеют полную юридическую силу.
3. Старые фамилии/названия: Если ищете запись 1950-х годов, помните, что название населенного пункта или района могло измениться; Уточните историческую административно-территориальную принадлежность.
4. Ламинирование свидетельств: Никогда не ламинируйте оригиналы свидетельств ЗАГС! Это делает их недействительными. Ламинируйте только копии или используйте защитные чехлы.
5. Зарубежное использование: Для представления документов за границей часто требуется апостиль (ставится Минюстом в Киеве или региональными управлениями юстиции) и нотариальный перевод. Уточните требования консульства страны назначения.

Архив ЗАГС Жовтневого района выполняет важную социальную функцию, обеспечивая граждан доказательствами их правовых фактов. Благодаря внедрению Единого государственного реестра актов гражданского состояния (ЕДРАЦС) и портала «Дія», процесс получения большинства документов стал максимально прозрачным, быстрым и доступным удаленно. Однако для решения сложных вопросов (исправление ошибок, поиск старых записей, восстановление утерянных книг) личный визит или работа через нотариуса/адвоката остаются необходимыми. Заранее собранный пакет документов и знание своих прав сэкономят ваше время и нервы.

---

Дисclaimer: Данная статья носит информационный характер и основана на действующем на момент написания законодательстве Украины (Закон «Об актах гражданского состояния», ГПК Украины, Постановления КМУ). Нормы права и реквизиты учреждений могут меняться. Перед обращением обязательно верифицируйте информацию на официальных ресурсах Минюста или сайте Жовтневой РГА/Управления юстиции.