Архив ЗАГСа Республики Хакасия – это специализированный фонд документов, где хранятся метрические книги и актовые книги органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) с XIX‑XX веков. Архив находится в ведении Департамента записи актов гражданского состояния Министерства юстиции и региональной безопасности Республики Хакасия и тесно сотрудничает с Национальным архивом Хакасии.

Организационная структура Департамента ЗАГС

Департамент ЗАГС входит в структуру Министерства юстиции Хакасии. На 2023‑2024 годы в его состав входит 11 отделов, среди которых:

• Отдел информатизации, архивной и правовой работы;
• Отдел департамента ЗАГС по городам и районам;
• Отдел кадров и организационного обеспечения;
• Отдел взаимодействия с гражданами и общественными организациями;
• Отдел цифровых технологий и электронных сервисов.

Руководитель департамента – Елена Звягинцева. Под её руководством осуществляется сбор, хранение, оцифровка и предоставление доступа к актовым книгам.

Ключевые функции отдела архивной работы

1. Приём и регистрация актовых книг от ЗАГСов всех уровней.
2. Создание и поддержание фондов в соответствии с нормативными актами РФ.
3. Оцифровка метрических книг и их размещение в открытом доступе.
4. Консультирование граждан и исследователей по вопросам доступа к архивным материалам.

Что храниться в архиве ЗАГСа Хакасии?

В архиве находятся актовые книги (метрические книги) о рождении, браке, смерти, а также о заключении и расторжении браков. Основные фонды:

Эти фонды образуют основу для генеалогических исследований и исторических проектов, связанных с населением Хакасии.

Особенности фондов

• И‑28 – основной источник данных о населении Ширинского района, где фиксируются почти все события гражданского состояния за период 1874‑1919 гг.
• И‑29 – охватывает более широкий спектр районов и содержит записи с 1856 по 1914 годы, что делает его ценным для изучения предреволюционного периода.
• Книги 1920‑1925 гг. – первые советские актовые книги, где уже применяются новые формы записи.

Как получить доступ к архивным материалам?

Официальные способы обращения

Для получения копий или просмотра оригиналов необходимо:

1. Подать запрос в письменной форме (по почте, через электронную почту или через онлайн‑форму на сайте Департамента ЗАГС).
2. Указать конкретные параметры поиска: ФИО, дату события, место (район, ЗАГС), тип документа (рождение, брак, смерть).
3. Приложить документ, подтверждающий интерес (паспорт, свидетельство о родстве, научный запрос).
4. Оплатить государственную пошлину (если требуется) – обычно 200‑500 ₽ за копию.

Онлайн‑доступ

С 2022 года часть метрических книг оцифрована и размещена в системе ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов). Для доступа:

• Зарегистрироваться на портале Архивы России (archives;ru).
• Ввести запрос по фамилии, имени, дате и месту события.
• Скачать электронную копию в формате PDF или JPG.

Если нужный документ ещё не оцифрован, система выдаст сообщение о необходимости обращения в архив лично.

Личный визит

Адрес главного офиса Департамента ЗАГС:

Часы работы с понедельника по пятницу: 09:00‑17:00. Приём по предварительной записи.

Правовые аспекты доступа к архивным документам

Согласно Федеральному закону № 73‑ФЗ «Об архивных документах» и региональному нормативному акту, доступ к актовым книгам регулируется следующими принципами:

• Открытый доступ к документам старше 100 лет (с 2026 года – все записи до 1926 года).
• Для более новых записей (до 70 лет) требуется подтверждение родства или законного интереса.
• Личные данные, содержащиеся в записях, подлежат защите в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных».

Если запрос отклонён, гражданин имеет право обжаловать решение в Суд общей юрисдикции в течение 30 дней.

Генеалогические исследования: советы и рекомендации

Для тех, кто хочет построить семейное дерево, полезно следовать нескольким рекомендациям:

1. Начните с известного – соберите семейные документы, фотографии, свидетельства о рождении.
2. Определите примерный период и место рождения предков (например, Ширинский район, 1880‑1890 гг.).
3. Сформируйте запрос в архив, указав все известные детали.
4. Проверьте онлайн‑каталоги (ГИС УИАД, «Наши Предки», «ВГД»).
5. Если запись найдена, запросите копию оригинала или цифровую версию.
6. Сравните полученные данные с другими источниками: церковные книги, переписи населения, земельные реестры.

Полезные ресурсы:

• Генеалогический форум ВГД
• Наши Предки – электронные копии метрических книг.
• Сайт Архивы России – поиск по фондам.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, в каком фонде находится нужный мне документ?

С помощью онлайн‑каталога ГИС УИАД можно ввести фамилию и год события – система покажет номер фонда (например, И‑28) и наличие копий.

Можно ли получить копию записи бесплатно?

Для документов старше 100 лет копии выдаются бесплатно. Для более новых записей – требуется оплата пошлины.

Сколько времени занимает обработка запроса?

Стандартный срок – 10‑15 рабочих дней. При необходимости дополнительного поиска срок может быть продлён до 30 дней.

Можно ли заказать перевод метрических книг на английский язык?

Да, Департамент ЗАГС предлагает услуги переводов за отдельную плату. Обратитесь в отдел клиентского сервиса.

Перспективы развития архива ЗАГСа Хакасии

В ближайшие годы планируется:

• Полная оцифровка всех актовых книг до 1950 года.
• Создание единой онлайн‑платформы, объединяющей данные Национального архива и Департамента ЗАГС.
• Развитие мобильного приложения для быстрого поиска записей.
• Участие в международных проектах по обмену генеалогическими данными.

Эти шаги позволят сделать архив более доступным как для жителей Хакасии, так и для исследователей со всего мира.

Контактная информация

Департамент записи актов гражданского состояния
Министерство юстиции и региональной безопасности Республики Хакасия
Адрес: 654000, г. Абакан, ул. Ленина, 12
Телефон: +7 (3902) -5‑55‑55
Э‑mail: zags@khakasia.gov.ru
Сайт: zags.khakasia.ru

Национальный архив Республики Хакасия
ГКУ РХ «Национальный архив»
Адрес: 654000, г. Абакан, ул. Советская, 5
Телефон: +7 (3902) -5‑33‑33
Э‑mail: archive@khakasia.ru
Сайт: national-archive.khakasia.ru

Если у вас возникли дополнительные вопросы, вы всегда можете написать в службу поддержки Департамента ЗАГС или посетить один из региональных отделов в вашем районе.