Архив – это учреждение (или структурное подразделение организации), которое осуществляет прием, комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными и негосударственными (частными, корпоративными, научными и др.).

Что такое архив?

Согласно Федеральному закону «Об архивных фондах и архивных делах в Российской Федерации» (ФЗ 125‑ФЗ от ) государственный архив – это федеральное или региональное учреждение, создаваемое Российской Федерацией или субъектом РФ, которое занимается:

• комплектованием и учётом документов Архивного фонда Российской Федерации;
• хранением и обеспечением их сохранности;
• использованием архивных документов в научной, образовательной, культурной и иной деятельности.

Основные функции архива:

1. Сбор и прием архивных документов.
2. Комплектование (систематизация) и учёт.
3. Обеспечение надёжного хранения и сохранности.
4. Обеспечение доступа к документам (использование).
5. Осуществление реставрации и создания страховых копий.

Понятие архивного фонда

Архивный фонд – это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.

Документы, отнесённые к архивному фонду, могут находиться в разных формах (бумажные, электронные, микрофильмы и т.п.) и объединяться в единый фонд по принципу:

• исторической или логической связи между документами;
• принадлежности к определённому субъекту (организации, учреждению, региону);
• общей тематической направленности.

Документальный и архивный фонд организации

Документы постоянного хранения, обладающие вышеуказанными ценностями, образуют архивный фонд организации. Он является составной частью Архивного фонда Российской Федерации. Сроки и условия их постоянного хранения определяются на основании экспертизы ценности документов (см. раздел 2 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ).

Правовое регулирование

Ключевые нормативные акты, регулирующие понятия «архив» и «архивный фонд»:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных делах в Российской Федерации» (2004 г.).
• Постановление Правительства РФ от № 1022 «Об утверждении Положения о порядке организации и ведения Архивного фонда Российской Федерации».
• Приказ ФГУ «Федеральное архивное агентство» от № 23 «Об изменении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».

В этих документах закреплены:

1. Определения основных терминов (архив, архивный фонд, документальный фонд, документ постоянного хранения).
2. Права и обязанности государственных и негосударственных архивов.
3. Порядок проведения экспертизы ценности документов.
4. Требования к хранению, реставрации и созданию копий.

Виды архивных фондов

Существует несколько классификаций архивных фондов, которые часто пересекаются:

По субъекту создания

• Архивный фонд государства – документы, находящиеся в федеральных и региональных государственных архивах.
• Архивный фонд организации – документы, образованные в процессе деятельности юридических и физических лиц.
• Негосударственный архивный фонд – фонды, принадлежащие частным лицам, общественным объединениям, музеям, библиотекам и т.д.

По способу формирования

• Объединённый архивный фонд – образуется из документов, возникших в результате совместной деятельности двух и более организаций.
• Тематический архивный фонд – собирает документы, относящиеся к определённой теме (например, «Вторая мировая война», «Развитие железнодорожного транспорта»).
• Региональный архивный фонд – включает документы, отражающие историю конкретного региона, города или района.

По форме носителя

• Печатные (бумажные) документы.
• Электронные документы и базы данных.
• Аудиовизуальные материалы (фотографии, фильмы, звукозаписи).
• Микрофильмы, микрокарточки и другие форматы.

Формирование и пополнение архивного фонда

Процесс формирования фонда включает несколько этапов:

1. Приём документов – в архив поступают документы от государственных органов, организаций, физических лиц.
2. Экспертиза ценности – проводится оценка исторической, научной, культурной и иной значимости. На основании экспертизы определяется срок хранения (постоянный, временный, уничтожение).
3. Комплектование – документы систематизируются в соответствии с принципами хронологии, тематики, функции и др.
4. Учёт – вносятся в архивный учетный реестр (электронный или бумажный).
5. Хранение – документы помещаются в архивные помещения, где соблюдаются условия микроклимата, защиты от пожара, влаги и механических повреждений.

Хранение и использование архивных документов

Для обеспечения долговременного сохранения документов применяются:

• Контроль микроклимата (температура + 18 °C ± 2 °C, относительная влажность 45 % ± 5 %).
• Системы пожарной и охранной сигнализации.
• Регулярную реставрацию и консервацию повреждённых материалов.
• Создание цифровых копий (стрессовых копий) для снижения нагрузки на оригиналы.

Использование архивных документов регулируется принципом «доступности при сохранности». Пользователи (учёные, журналисты, граждане) могут получать документы в порядке, установленном законодательством, при условии соблюдения конфиденциальности и защиты персональных данных.

Роль государства и негосударственных субъектов

Государство гарантирует:

• Создание и поддержание федеральных и региональных архивов.
• Правовое регулирование передачи негосударственных архивных документов в государственные архивы по соглашениям.
• Финансирование реставрационных работ и создания страховых копий.

Негосударственные архивы (частные, корпоративные, научные) имеют право:

• Самостоятельно формировать и хранить свои архивные фонды.
• По соглашению передавать документы в государственные архивы для их постоянного хранения.
• Создавать копии, проводить реставрацию и использовать документы в рамках своей деятельности.

Понятия «архив» и «архивный фонд» являются фундаментальными для сохранения исторической памяти общества. Архив – это не просто помещение, а специализированное учреждение, обеспечивающее системный подход к сбору, учёту, хранению и использованию документов. Архивный фонд – это совокупность ценных документов, которые, пройдя процесс экспертизы, попадают в постоянное хранение и становятся частью национального культурного наследия.

Эффективное функционирование архивов и их фондов зависит от:

• Чётко выстроенного правового поля.
• Профессионального подхода к экспертизе и комплектованию.
• Технического обеспечения условий хранения.
• Сотрудничества государственных и негосударственных субъектов.

Только совместными усилиями можно гарантировать, что будущие поколения получат доступ к достоверным источникам, отражающим развитие общества, культуры и науки.

Дата составления статьи:  г.