Работа отдела кадров не заканчивается на моменте приема сотрудника на работу или его увольнения․ Важнейшим этапом кадрового делопроизводства является правильная архивация личных дел․ От того‚ насколько грамотно организовано хранение‚ зависит не только сохранность персональных данных‚ но и защита компании от возможных штрафов со стороны проверяющих органов․ В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно сформировать‚ оформить и передать в архив личные дела сотрудников․

Что такое личное дело и для чего оно нужно

Личное дело — это совокупность документов‚ содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в организации․ Ведение личных дел позволяет структурировать информацию о каждом сотруднике‚ упрощает поиск данных при необходимости (например‚ для выдачи справок‚ проведения проверок или расчета стажа)‚ а также является обязательным требованием для ряда категорий работодателей․

Формирование и хранение личного дела сотрудника

Процесс работы с личными делами строго регламентирован․ Согласно установленным правилам‚ личные дела подлежат регистрации не позднее пятидневного срока с момента издания соответствующего приказа о приеме на работу․

Состав личного дела

В стандартное личное дело сотрудника обычно входят:

• Внутренняя опись документов дела;
• Заявление о приеме на работу;
• Копии паспорта‚ СНИЛС‚ ИНН;
• Копии документов об образовании и квалификации;
• Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• Личная карточка работника (форма Т-2);
• Копии приказов о переводах‚ отпусках‚ поощрениях и дисциплинарных взысканиях․

Важное замечание: не стоит хранить в личном деле лишние документы․ Избегайте хранения в нем копий документов‚ не имеющих отношения к трудовой деятельности сотрудника в вашей организации‚ чтобы избежать штрафов за избыточную обработку персональных данных․

Архивация личных дел уволенных сотрудников

После того как сотрудник увольняется‚ его личное дело должно быть закрыто и передано на архивное хранение․ Дата дела определяется по крайним срокам документов‚ которые в нем хранятся — то есть это даты приказа о приеме сотрудника на работу и приказа о его увольнении․

Подготовка дела к передаче в архив

Чтобы передать личные дела на хранение в архив‚ необходимо провести их физическую подготовку:

1. Удаление металла․ Со всех документов необходимо удалить скрепки‚ булавки и степлеры‚ чтобы избежать ржавчины и порчи бумаг․
2. Подшивка․ Документы личного дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются․
3. Оформление обложки․ На обложке указывается наименование организации‚ ФИО сотрудника‚ даты начала и окончания дела․
4. Нумерация․ Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу․
5. Составление заверительной надписи․ Она оформляется на отдельном листе в конце дела и содержит цифры и подпись составителя․

Оформление архивного шифра

Типовой алгоритм оформления дела для архива включает проставление дат‚ совпадающих с датами распоряжений о приеме и об увольнении․ Также указывается порядковый номер (архивный шифр)‚ а снизу справа проставляется срок хранения личного дела уволенного сотрудника․

Сроки хранения личных дел: актуальные нормы законодательства

Сроки хранения кадровых документов устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов‚ сопровождающих деятельность организаций‚ а также Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле»․ В 2026 году действуют следующие актуальные нормы:

• 75 лет — хранятся документы по личному составу‚ законченные делопроизводством до ․
• 50 лет — хранятся документы по личному составу‚ образовавшиеся после ․
• 75 лет — для личных дел‚ образовавшихся в период государственной гражданской службы (независимо от даты их создания)․

Для других кадровых документов сроки могут отличаться․ Например‚ документы об отпусках сотрудников‚ проверках‚ командировках хранятся 5 лет; по должностям на вредных и опасных производствах — 75 или 50 лет (по общему правилу); о дисциплинарных мерах — 3 года․

Передача дел в архив

Личные дела сотрудников‚ срок хранения которых в отделе кадров истек‚ следует передавать в архив организации или государственный архив․ Согласно правилам (включая приказ Росархива от № 77 и п․ 15 Положения об обработке персональных данных)‚ передача дел в архив должна осуществляться:

• Не ранее‚ чем через год‚ но не позднее 3 лет после окончания работы с личным делом в отделе кадров․
• Личное дело уволенного сотрудника должно быть передано в государственный архив в течение трех лет со дня окончания делопроизводства по нему (если организация передает документы на государственное хранение)․

При передаче личных дел в архив на длительный срок (до 75 лет) все копии документов с персональными данными работников должны быть надлежащим образом заверены и учтены․

Правильная организация работы с личными делами и их последующая архивация — это залог порядка в кадровом делопроизводстве․ Соблюдение сроков хранения‚ правил физической подготовки дел и своевременная передача их в архив позволят организации избежать штрафных санкций и обеспечить сохранность важнейших документов по личному составу на долгие годы․