Архивирование бухгалтерских документов — это важнейший процесс в жизненном цикле любой организации. Со временем накопленные первичные учетные документы, отчеты и регистры приходится перемещать в архив. Целей у такого мероприятия несколько: освобождение рабочего пространства, обеспечение сохранности данных и, что самое главное, сбор всей документации в одном месте перед налоговой проверкой. Ошибки при подготовке и приеме документов могут привести к серьезным проблемам с контролирующими органами, поэтому к этому процессу требуется предельная внимательность.
Нормативно-правовая база и локальные акты
Коммерческие организации самостоятельно определяют, в каком порядке хранить первичные бухгалтерские документы. Однако этот порядок должен быть строго закреплен во внутренних регламентах. Кто обязан сдавать документы в архив и кто имеет право осуществлять приемку, определяется в специальном приказе руководителя.
Кроме того, в локальном акте о порядке архивирования бухгалтерских документов обязательно должно быть указано:
- Необходимость составления акта приема-передачи.
- Перечень ответственных лиц со стороны бухгалтерии и архива.
- График передачи документов.
- Требования к упаковке и нумерации дел.
Этапы подготовки документов к передаче
Передача документов в архив, это не просто перемещение папок из одного кабинета в другой. Это комплексный процесс, состоящий из нескольких последовательных шагов.
Экспертиза ценности и отбор документов
На этом этапе проводится анализ документации с целью определения сроков ее хранения. Составление описи с определением сроков хранения документов — одна из актуальнейших задач при подготовке к архивированию. Все документы делятся на те, что подлежат временному хранению, и те, что необходимо хранить постоянно.
Формирование дел
Документы группируются в дела согласно утвержденной номенклатуре дел. При этом проверяется правильность оформления (наличие подписей, дат, реквизитов), а также физическое состояние бумаг (порванные листы подшиваются или восстанавливаются).
Составление описи
Для всей документации, которая сдается в архив, должна быть составлена подробная опись. Она помогает корректно принять документы и быстро найти их затем по запросу в архив бухгалтерских документов. Описи могут быть разными:
- Описи на передачу дел из подразделений (бухгалтерии) в архив организации.
- Сводные годовые описи по всей организации.
Особенности приема бумажных и электронных документов
В современных реалиях архив принимает документы как в традиционной бумажной, так и в электронной форме. К каждому формату предъявляются свои строгие требования.
Бумажный архив
При приеме бумажных дел архивариус проверяет:
- Соответствие фактического количества дел заявленному в описи.
- Правильность нумерации листов в деле.
- Наличие и корректность оформления обложек дел.
- Наличие заверительных надписей в конце каждого дела.
По итогам приема составляется акт приема-передачи, который подписывается как сдающим (главным бухгалтером или уполномоченным сотрудником), так и принимающим (архивариусом).
Электронный архив
На подготовку и выгрузку первичных учетных документов к налоговой проверке уходит много времени, особенно если данные хранятся в разрозненных системах или на полках стеллажей. Электронный архив решает эту проблему, но требует соблюдения особых правил.
При поступлении электронных документов на физически обособленных носителях (флеш-накопители, диски) осуществляется проверка не только логической целостности файлов, но и физического, а также технического состояния самих носителей.
Интеграция с системами 1С
Многие организации переходят на автоматизированный прием документов. Например, при передаче бухгалтерских документов в 1С:Архив процесс сильно упрощается:
- Справочник «Виды документов для передачи в 1С:Архив» заполняется автоматически по данным программ бухгалтерского учета (например, БГУ) о документах учета и печатных формах.
- Нормативно-справочная информация (НСИ) — организации, подразделения, должности — выгружается из бухгалтерской программы и загружаеться в архив.
- При первом сеансе обмена после включения интеграции выгружаются все элементы справочников, что обеспечивает синхронизацию систем без ручного ввода.
Архивирование при ликвидации компании
Архивирование бухгалтерских документов в действующих компаниях и при их ликвидации имеет главные отличия. Если в работающей фирме документы передаются в собственный ведомственный архив по графику, то при ликвидации организация обязана передать документы на государственное хранение в специализированный архив. В этом случае описи составляются по особо строгим государственным стандартам, а процесс передачи оформляется детальным актом.
Оформление результатов передачи
Финальным этапом приема документов в архив является оформление результатов. Включает в себя:
- Подписание акта приема-передачи дел (если это предусмотрено локальным актом).
- Внесение записей о принятых делах в учетные карточки или электронную базу архива.
- Размещение дел на стеллажах в соответствии с топографическим указателем архива.
Грамотно организованный прием бухгалтерских документов в архив — это гарантия того, что в случае налоговой проверки, аудита или внутренних разбирательностей компания сможет оперативно предоставить все необходимые сведения, избежав штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.