Дата подготовки статьи: 23:26:15

Содержание

1. Нормативно‑правовая база 2025‑2026 годов
2. Этапы подготовки документов к архиву
3. Необходимые внутренние документы (опись, лист‑заверитель, приказ)
4. Образцы форм (внутренняя опись, лист‑заверитель, приказ)
5. Практические рекомендации и типичные ошибки

Архивирование – это не просто «положить папки в шкаф». Это процесс, который гарантирует:

• Сохранность юридически значимых бумаг;
• Возможность быстрого поиска и восстановления информации;
• Соответствие требованиям Федеральных законов и Правил архивного дела (пункт 3 Правил 77);
• Избежание штрафов за нарушение сроков хранения.

Неправильно оформленные документы могут стать причиной потери данных, задержек в проверках и дополнительных расходов.

Нормативно‑правовая база (2025‑2026 гг.)

Основные документы, регулирующие процесс архивирования в России:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (в редакции от 2025‑01‑15).
2. Постановление Правительства РФ № 555 от 2025‑03‑12 «Об утверждении Правил архивного дела».
3. Приказ Минкультуры России № 123 от 2025‑06‑01 «Об утверждении формы листа‑заверителя и внутренней описи».
4. Локальные нормативные акты организации (Положение об архиве, Положение о структурном подразделении, отвечающем за архивную деятельность).

Все перечисленные документы необходимо учитывать при разработке собственного порядка подготовки.

Этапы подготовки документов к архиву

Ниже представлена пошаговая схема, проверенная практикой в 2024‑2026 годах.

Шаг 1. Идентификация и классификация документов

1. Определить, какие документы подлежат архивному хранению (бухгалтерские, кадровые, договорные, проектные и т.д.).
2. Разделить их по сроку хранения (основной, промежуточный, постоянный).
3. Назначить ответственного за каждый тип документа (например, главный бухгалтер – за бухгалтерию).

Шаг 2. Оценка состояния и подготовка к физическому оформлению

• Проверить целостность листов (отсутствие пятен, разрывов, скрепок).
• При необходимости выполнить консервацию (удалить скрепки, заменить папки, отсканировать повреждённые листы).
• Установить порядок нумерации: каждый документ получает уникальный номер листа (пример: 2025/03/001‑001).

Шаг 3. Формирование дел (делопроизводственная упаковка)

1. Собрать документы в дело (папку) согласно их тематике и сроку хранения.
2. Оформить обложку: указать название дела, номер, срок хранения, ответственного.
3. Прикрепить лист‑заверитель (см. раздел 4).

Шаг 4. Составление внутренней описи

Опись – это «картотека» по каждому делу. В ней фиксируются:

• Номер дела;
• Наименование (тема) дела;
• Перечень входящих документов (с указанием количества листов, дат, авторов);
• Ссылка на лист‑заверитель и на приказ о передаче.

Шаг 5. Оформление приказа о передаче в архив

Приказ подписывается руководителем организации и фиксирует:

• Перечень дел, передаваемых в архив;
• Дата передачи;
• Ответственного за прием‑передачу (как со стороны подразделения, так и со стороны архива).

Шаг 6. Передача дел в архив и регистрация в журнале

1. Составить акт приема‑передачи (подписывается обеими сторонами);
2. Внести запись в учетный журнал архива (дата, номер дела, ответственный, состояние).
3. Обеспечить физическое размещение дел согласно принципу «чем реже нужен документ – тем дальше от входа».

Необходимые внутренние документы

Внутренняя опись

Опись оформляется в виде таблицы. Ниже – пример шаблона, который можно адаптировать под свою структуру.

№ п/п
Номер дела
Наименование дела
Кол‑во листов
Срок хранения
Ответственный
1
2025/03/001
Договоры с поставщиками
125
5 лет
И. Иванов
2
2025/03/002
Кадровые личные дела
342
Постоянно
А. Петрова

Лист‑заверитель

Бланк листа‑заверителя утверждён приказом Минкультуры № 123 от 2025‑06‑01. Включает:

• Наименование организации;
• Номер и название дела;
• Перечень документов (с указанием количества листов);
• Подписи ответственных лиц (составителя, руководителя подразделения, представителя архива).

Приказ о передаче в архив

Структура приказа (пример):

ПРИКАЗ № ___
«___» _______ 2025 г.
О передаче документов в архив

В целях соблюдения требований ФЗ «Об архивном деле» приказываю:


Передать в архив организации следующие дела:
 1) Дело № 2025/03/001 – «Договоры с поставщиками», 125 листов;
 2) Дело № 2025/03/002 – «Кадровые личные дела», 342 листа.
Ответственным за подготовку дел назначить И. Иванова.
Ответственным за прием‑передачу в архив назначить С. Сидорова (архив).
Срок передачи – до «___» _______ 2025 г.

Контроль исполнения – Д. Дубровин.

ПРИКАЗ № 27‑О
«15» марта 2025 г.

О передаче документов в архив

1. Передать в архив организации следующие дела:
   • Дело № 2025/03/001 – «Договоры с поставщиками», 125 листов;
   • Дело № 2025/03/002 – «Кадровые личные дела», 342 листа.
2. Ответственным за подготовку дел назначить И. Иванова.
3. Ответственным за прием‑передачу в архив назначить С. Сидорова.
4. Срок передачи – до «30» апреля 2025 г.

Контроль исполнения – Д. Дубровин.

Практические рекомендации и типичные ошибки

Что часто делают неправильно

• Отсутствие нумерации листов. Без уникального номера поиск становится невозможным.
• Неполные описи. Пропуск страниц, отсутствие дат и авторов приводит к потере информации.
• Неправильное расположение дел в стеллажах. Дела, к которым обращаются часто, помещают в «передний план».
• Отсутствие приказа. Без официального приказа передача считается нелегитимной.

Как избежать проблем

1. Разработайте Положение об архиве и утвердите его в руководстве.
2. Назначьте ответственного за архивную деятельность (например, архивного специалиста).
3. Внедрите электронный журнал учёта (можно использовать 1С:Документооборот или простую таблицу Excel).
4. Проводите регулярные проверки (раз в квартал) состояния дел и соответствия нормативам.
5. Обучайте персонал: проведите инструктаж по правилам подготовки и передаче документов.

Инструменты и сервисы

• Системы электронного документооборота (EDMS) – позволяют автоматически генерировать лист‑заверитель.
• Сервисы профессионального архивирования (например, «ОСГ Россия») – берут на себя консервацию и подготовку.
• Шаблоны в Word/Google Docs – упрощают оформление описи и приказов.

Подготовка документов к архивному хранению – это комплексный процесс, который требует:

• Точного соблюдения нормативных требований;
• Тщательной организации работы внутри подразделения;
• Подготовки обязательных документов (опись, лист‑заверитель, приказ).

Следуя изложенной в статье пошаговой схеме и используя предложенные образцы, вы сможете:

• Сократить время подготовки дел к архиву;
• Избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов;
• Обеспечить надёжную сохранность и быстрый доступ к важной информации.

Помните, что качественная подготовка сейчас – это экономия времени и средств в будущем.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, вы можете обратиться к профессиональным архивистам или к юристу, специализирующемуся на архивном праве.